Auditoria

COMUNICACIONES DE AUDITORIA EN ENTIDADES PUBLICAS

Resumen

En todo trabajo de auditoría, el auditor comunica su opinión sobre los estados financieros de la entidad a través del Dictamen; pero además, las normas de la profesión, de la EFS (Entidades Fiscaliza-doras Superiores) y de la INTOSAI (Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores) establecen el deber de comunicar cierta información adicional obtenida durante la auditoría, especialmente aquella que se refiere a errores e irregularidades materiales, así como deficiencias significativas en el diseño y operación de la estructura de control interno. Todo esto, independientemente de las acciones que en su calidad de fiscalizador le competa a la EFS. En este sentido, a continuación se presentan un conjunto de elementos necesarios para elaborar diversas comunicaciones con la gerencia o administración de la entidad, o con el nivel equivalente, de conformidad con la normatividad aplicable.

En forma general, estas comunicaciones pueden ser clasificadas de la manera siguiente:

- Comunicaciones emitidas por la entidad.

- Comunicaciones emitidas por el auditor.

Entre las Comunicaciones de la entidad, se tienen las siguientes:

· Carta de Representación

En algunos países denominada también como Carta de Gerencia o Carta de Salvaguarda.

· Reporte a Partes Externas.

Entre las Comunicaciones del auditor, cursadas durante el examen, se tienen las siguientes:

· Memorando de Requerimientos

· Comunicación de Hallazgos

· Comunicación de Reparos

· Carta de Control Interno

Las principales Comunicaciones, que emite el auditor, son:

· Informe Especial

· Dictamen

· Informe Largo. En algunos países denominado también como Carta a la Gerencia.

Nota.- En algunos países se utiliza la denominación genérica de Informe de Auditoría a lo que aquí se denomina como Dictamen e Informe Largo o Carta de Gerencia (es decir ambas comunicaciones juntas).

Conceptos Básicos

1. Carta de Representación (o Carta de Gerencia o Carta de Salvaguarda)

La Carta de Representación confirma las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada durante el curso de la auditoría, y reduce la posibilidad de malos entendidos entre el auditor y el auditado.

Teniendo en cuenta que las representaciones orales o escritas obtenidas de la entidad podrían no ser confiables, es conveniente sustentarlas mediante evidencias. Sin embargo, en algunos casos, en razón de la naturaleza de las aseveraciones de la gerencia, podría no ser posible sustentarlas. Consecuentemente es aceptable confiar en la declaración de la entidad, a menos que exista en poder del auditor evidencias que la contradiga.

Dada la responsabilidad que asume el auditor en relación con los estados financieros, hasta la fecha de emisión del informe, es conveniente requerir a la entidad que la fecha de la Carta de Representación sea el último día de trabajo de campo. Si la entidad no tiene experiencia en este tipo de trámites, el auditor someterá a su consideración un modelo de esta Carta.

El contenido de la Carta de Representación debe incluir por lo menos los aspectos siguientes:

1. Una Declaración de la Gerencia (o Administración) sobre su responsabilidad en la preparación de los estados financieros.

2. Un comentario sobre la disponibilidad de todos los registros y libros.

3. Una Declaración donde indique que no hay errores significativos en los estados financieros, ni transacciones no registradas.

4. Comentarios sobre el incumplimiento, por parte de la entidad, de cualquier contrato.

5. Comentarios sobre los eventos subsecuentes.

6. Mención sobre irregularidades o actos ilegales.

7. Representaciones sobre el inventario concerniente a bienes obsoletos.

8. Mención sobre otros pasivos.

9. Comentario sobre reclamaciones que los asesores estiman serán defendibles.

Esencialmente, debe tenerse en cuenta que cuando los ítems rubros o partidas pueden ser cuantificados, la materialidad debe ser usada para determinar cuáles deberán ser incluidos en la Carta de Representación.

La Carta de Representación debe ser formulada en papel membretado de la entidad y firmada por los funcionarios de nivel jerárquico adecuado, los cuales son los responsables y conocedores de los asuntos materia de la Carta. Generalmente, uno de los firmantes deberá ser el Gerente General (Director General de Administración) o el funcionario de rango equivalente.

Si la entidad rehúsa entregar al auditor la Carta de Representación, habrá una limitación al alcance del examen y deberá ser emitida una opinión calificada. Si la entidad rehúsa firmar la Carta de Representación en razón de no comprender la terminología utilizada, podrá modificarse o discutirse su contenido hasta alcanzar su adecuado entendimiento.

Modelos de Carta de Representación se presentan al final en los Apéndice A y B.

2. Reporte a Partes Externas

El Reporte a Partes Externas es una comunicación constituida por una declaración de parte que hace la Gerencia (o Administración) sobre el sistema o estructura de control interno imperante en la entidad, durante un determinado ejercicio; y generalmente se incluye en el Informe Anual (Memoria Anual).

Esta comunicación ha sido formalizada por la versión COSO del Control Interno, la misma que se origina en la práctica usual que tienen muchas entidades en los Estados Unidos de Norteamericana de incluir informes de la

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