Auditorias

Auditoria de la empresa HERDEZ:

*OBJETIVOS:

1°. Evaluar el desempeño de la empresa HERDEZ a través de auditorías para verificar que todo vaya de acuerdo a las reglas estipuladas en la empresa y no haya ninguna circunstancia que pueda afectar a la misma.

2°. Evaluar los sistemas de información que sean usados dentro de la empresa y actualizar los software para optimizar el envío y recepción de datos dentro y fuera de la empresa.

* ALCANCES DEL PROYECTO:

Saber la organización de la empresa y como se desarrollan los empleados y administrativos dentro de la misma, también visualizar la forma de administrar los equipos y los servicios de internet.

*PLANES DE TRABAJO:

1°. Tener una relación de todos los equipos que están dentro de la empresa y también los equipos que se vallan adquiriendo.

2°. Tener un registro sobre los aparatos de redes como son los routers, switch etc.

3°. Tener un registro de los empleados y por ingresar a la empresa

4°. Redactar un documento en el cual se diga todas las ganancias que se obtuvieron y cuantos productos fueron vendidos en un mes.

*CONDICIONES DE TRABAJO:

Que cada equipo de cómputo este en buenas condiciones para que funcione correctamente y que el empleado pueda cumplir su labor satisfactoriamente así como facilitar los recursos necesarios.

*SITUACIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA:

En este momento la empresa cuenta con el suficiente presupuesto para tener los mejores equipos y el mejor proveedor de servicios de internet, los costos de los equipos y redes son los siguientes:

1°.Fisico:

-Computadoras HP $ 15,850 (75)

-Servidores y routers $ 50,000 (4)

-Cableado 1000m $ 8,000

-Maquinas embotelladoras $ 200,00 (10)

2°. Lógico:

-Sistemas operativos $3,500 (75)

-Software de servicios de red en cablevisión $ 2,500 al mes

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS:

Se cuenta con sistemas gestores de información, de bases de datos, de contenido web y de documentación.

ESTÁNDARES DE PROGRAMACIÓN:

El área de Sistemas cuenta con diversos lenguajes de programación así como diferente maquinaria y software especial para poder darle mayor estabilidad y funcionalidad a los sistemas tanto de oficina como los que se usan en producción que actualmente se utiliza en la empresa

RESPALDOS:

Toda la información guardada en las computadoras se envía en automático a la central para que no haya ninguna pérdida de documentación o en el peor caso de todos que haya un desastre y las computadoras salgan dañadas.

INFORME:

Al visitar la sucursal de la paz se vio a simple vista que los equipos de cómputo están en muy buenas condiciones ya que a los empleados se les capacita para que tengan una mayor experiencia con el uso de las maquinas, también tienen las más recientes actualizaciones de software ya que el que provee estos servicios es HP.

SEGUROS:

Tiene un convenio con la aseguradora GNP seguros ya sea para robos o cualquier otro desastre sobre los equipos o cualquier inmueble que se encuentre dentro de la empresa al igual que para los empleados.

LAS RECOMENDACIONES SON:

-Tener una maquina en cada sucursal para que ahí se guarde toda la información y no se tenga que enviar toda a la computadora central.

-Realizar menos constantes actualizaciones al sistema, debido a que los usuario se adaptan apenas al software cuando ya tienen que volver a entenderlo con los nuevos elementos que los programadores le agregaron.

Serian todas porque en realidad se trabaja muy bien en esa empresa

TIEMPOS Y COSTOS

La auditoría fue realizada alrededor de una semana, los primeros tres días fueron para revisar la organización como las instalaciones de la empresa, los otros dos días fueron de lleno a la revisión de los equipos de cómputo esto abarca las actualizaciones que se tienen el estado de los equipos que tan actualizados están los empleados y si son capaces de resolver algún problema con un equipo.

Por último se revisaron los contratos, solicitudes, seguros y demás para ver que todo el papeleo estuviera en orden y no hubiera algún problema de ningún tipo y así evitar algún problema sería con la ley.

Los colaboradores fueron ingenieros en sistemas computacionales y un auditor, el cobro de la auditoria fue de alrededor 95,800 pesos en moneda nacional y esto fue a través de una transacción interbancaria para descartar algún problema de robo con el dinero y no por parte de la empresa si no por otras circunstancias.

Como recibir una auditoria de calidad

¿Qué es una auditoría de calidad?

Una auditoría de calidad se basa en inspeccionar cada uno de los aspectos que debe de cumplir una empresa para alcanzar una certificación de dicha dependencia.

Proceso sistemático, independiente y documentado para: obtener evidencias objetivas y evaluarlas con el fin de determinar el grado de cumplimiento con los criterios de auditoría.

Protagonistas de la auditoria

Auditores internos

Son trabajadores que se encargan de verificar que su sistema de gestión de la calidad funciona de acuerdo con lo especificado o a lo planeado, sus objetivos son establecer y mantener el prestigio de la Auditoría Interna a través de la investigación y la divulgación de conocimientos técnicos de enfoques conceptuales relativos al ejercicio profesional de esta disciplina y materias afines.

Auditores externos

Es la persona o despacho contratados por una empresa para que revisen en forma independiente el desempeño de los registros.

Existen varias razones para contratarlos, pero básicamente se busca una certificación de la veracidad de las cifras contables de la empresa, vista con ojos ajenos a la empresa para lograr imparcialidad.

Los secretos del auditor:

¿Qué busca un auditor cuando audita una organización contra la norma?

La auditoría de cumplimiento consiste en la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole con el objetivo de establecer que se han realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables.

La evaluación del control interno tiene como objetivo primordial evaluar el sistema de control interno, su aplicabilidad y su funcionalidad.

El Auditor ofrece los siguientes servicios:

1. Revisión de documentos: que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones, para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables, si están operando de manera efectiva y sin son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad, con el fin de mejorar su eficiencia y competitividad. Ofrecemos a nuestros clientes un sistema de evaluación adaptado a las consideraciones especiales propias de cada entidad, teniendo en cuenta el tipo de producción, productos, naturaleza de la entidad, tamaño, cultura organizativa y todo lo que engloba su conformación y funcionamiento.

2. Análisis de circuitos administrativos y contables: dirigidos a evaluar el sistema de control interno, verificando que los controles funcionen adecuadamente y cumplan con su objetivo, identificando posibles deficiencias y formulando planes de acción adecuados que permitan ofrecer a la empresa posibles cambios o mejoras en los mismos.

¿Para qué sirven las auditorias de calidad?

Detectar fallos dentro del negocio, ver qué hacemos bien y qué estrategias se puede mejorar o definir un nuevo camino más acorde con los nuevos tiempos son algunas de las cuestiones a las que nos puede ayudar una auditoria. El organismo internacional que se encarga de estandarizar las normas para la realización de las auditorias de calidad es el ISO. A nivel español, el órgano competente para regular estos temas es AENOR. En este sentido, las normas que recogen las herramientas de implantación son ISO 9001, ISO 9004 e ISO 19011. Las auditorías sirven para reducir indecencia, mejorar la eficacia de la empresa, en definitiva, ser más productivos y mejorar la compañía. Por ello, no se tiene que ver la auditoria como una simple inspección sino como una revisión profunda para mejorar. Por ello, las empresas hacen este tipo de auditoria que les ayudan no sólo a mejorar por dentro sino también a dar una imagen de calidad a sus clientes, inversores y proveedores avalada por los organismos mencionados.

¿Cómo prepararme para una auditoria?

1. Conocimiento de la Misión y la Política de Calidad: Basta con ofrecer un resumen sencillo con tres o cuatro puntos de fácil captación y memorización.

2. Comprensión de los procesos, procedimientos e indicadores: Cada persona debe conocer y entender a cabalidad sus procesos, procedimientos e indicadores.

3. Estado de los documentos: Es importante recordarles que todos los documentos deben estar actualizados, debidamente organizados, en un lugar de fácil ubicación y los registros firmados.

4. Consejos de actuación ante los auditores: Muchas veces empleados cualificados que hacen correctamente su trabajo de acuerdo al sistema de calidad implantado

Dar un espacio para que los trabajadores manifiesten sus dudas, comentarios y preguntas

6. Transmitir motivación y confianza: Es necesario comunicar a toda la organización

¿Cómo prepararme para una auditoria?

• Antes de responder asegúrate de responder bien las preguntas.

...