Bases Técnicas para el “Desarrollo, adaptación de un ERP e Implantación del Sistema de Gestión de Almacenes, Aprovisionamientos, Gestión Presupuestaria y Analítica”

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

ÍNDICE

1        INTRODUCCIÓN        

2        OBJETO DEL CONTRATO        

3        METODOLOGÍA A UTILIZAR        

3.1        Metodología para el análisis, diseño e implementación de la solución ERP        

4        TRABAJOS A DESARROLLAR        

4.1        Alcance de los trabajos a realizar        

4.2        Requisitos funcionales        

4.2.1        Gestión de aprovisionamientos y almacenes        

4.2.2        Gestión presupuestaría y analítica        

4.3        Entregables a obtener        

5        ENTORNO TECNOLÓGICO        

6        REQUISITOS A CUMPLIR POR LOS TÉCNICOS DESIGNADOS        

7        EJECUCIÓN DEL CONTRATO        

7.1        Lugar de Ejecución de las Prestaciones y Plazo        

7.2        Supervisión del Contrato        

7.3        Asignación del Personal        

7.4        Registro y Control        

8        SEGURIDAD        

8.1        Seguridad Laboral        

8.2        Secreto y Confidencialidad        

9        PRESENTACIÓN DE LA OFERTA        

9.1        Memoria Técnica        

9.2        Oferta Económica        

9.3        Respuesta a las Condiciones Contractuales        

10        ANEXO I: NORMAS DE SEGURIDAD RELATIVAS A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN        

11        ANEXO II - METODOLOGIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA D.T.I.T.   (M.D.S.I.)        

PLIEGO DE BASES TÉCNICAS

1. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Gestión Económica e Infraestructuras, integrada dentro de la Viceconsejería de Administración y Servicios, conforme el decreto 303/2010, concentra la responsabilidad de la administración económica y la contratación del Departamento de Interior del Gobierno vasco (en adelante DIGV). Así mismo le corresponde la gestión de las instalaciones e infraestructuras de todo tipo, incluidos los sistemas informáticos y de telecomunicaciones, destinados al desenvolvimiento de las actividades de seguridad pública.

Esta función incluye las siguientes actividades:

1. Elaborar y dirigir el Anteproyecto de Presupuesto del Departamento así como ejercer el seguimiento del mismo.
2. La gestión económica del Departamento, estableciendo y manteniendo los correspondientes sistemas de información, evaluación continuada y seguimiento.
3. Las facultades correspondientes al órgano de contratación del Departamento.
4. La gestión de los expedientes de patrimonio que estén atribuidos al Departamento.
5. Autorizar los gastos del Departamento que no superen los 500.000 euros (IVA incluido).
6. Examinar y supervisar, con carácter previo a su remisión a los órganos de fiscalización, la incidencia presupuestaria y económica de los anteproyectos y proyectos de disposiciones normativas con contenido económico.
7. Las que, en relación con las materias propias de la Hacienda General del País Vasco, correspondan al Departamento de Interior por tener el carácter de comunes al venir atribuidas con carácter general a todos los Departamentos.
8. La elaboración de los planes y programas de tecnologías de la información y de telecomunicaciones destinados a actividades de seguridad, en coordinación con el resto de órganos del Departamento.
9. La planificación, diseño, gestión y mantenimiento de la red oficial de comunicaciones de seguridad y demás instrumentos y sistemas de esta índole del Departamento de Interior.
10. La provisión, mantenimiento y gestión de los sistemas e instalaciones de los servicios informáticos y de telecomunicaciones destinados a actividades de seguridad.
11. Actuar como oficina de supervisión de los proyectos de obra del Departamento de Interior.
12. La ordenación, gestión y administración de los servicios y vehículos del Parque Móvil.
13. La provisión de las infraestructuras, edificios e instalaciones generales necesarias, incluidas las de seguridad.

Por lo tanto, la Dirección de Gestión Económica e Infraestructuras precisa realizar:

• La gestión del ciclo de compras en relación a Aprovisionamientos y Almacenes:

• Gestión de artículos.
• Gestión de almacenes.
• Gestión de proveedores.
• Gestión del Inventario        
• Gestión de las solicitudes de compra.
• Gestión de las Expedientes y Pedidos de compra
• Gestión de la recepción de mercancía
• Gestión de facturas
• Gestión del Parque Móvil.
• Gestión del Vestuario
• Almacén particular.

• La gestión financiera que facilite el Control Presupuestario y Analítico de los gastos e ingresos de la Viceconsejería:

• Elaboración del presupuesto
• Ejecución del presupuesto
• Anticipos Caja Fija (Fondos)
• Gestión patrimonial
• Control de costes

La Viceconsejería de Administración y Servicios se ha marcado realizar, dentro de su organización y en el medio plazo, un proceso de modernización en relación a la gestión económica financiera a través de la implantación de una herramienta única para toda la organización que permita estandarizar la forma de trabajo de todos los integrantes del Departamento de Interior en el ámbito comentado.

La Dirección de Gestión Económica e Infraestructuras dispone de las licencias de mySAP Proffesional para la gestión de los aprovisionamientos y almacenes así como para la gestión financiera. La filosofía es implantar, en la medida de lo posible, la solución estándar de SAP en la gestión de los aprovisionamientos, almacenes y la gestión financiera.

1. OBJETO DEL CONTRATO

El objeto del contrato es:

• Los Servicios de análisis, diseño y programación necesarios para la adecuación del ERP SAP a la gestión unificada de los aprovisionamientos, almacenes y la gestión económica  del DIGV a través de la Dirección de Gestión Económica e Infraestructuras.
• Gestión de cambio y formación para asegurar la implantación exitosa de la nueva herramienta.

Los objetivos perseguidos con el proyecto son:

• Mejorar técnicamente los artículos que se adquieren
• Mejorar la información sobre los proveedores e integrarlos con las necesidades de la Dirección de Gestión Económica e Infraestructuras y sus usuarios
• Planificar las necesidades de compra, analizando las compras históricas y las previsiones de consumos, integrando a los usuarios en la definición de sus necesidades
• Agilizar los procesos administrativos de adjudicación y elección de mejor proveedor/oferta
• Agilizar los suministros y solicitar solo aquello que se necesite
• Controlar que lo solicitado coincide con lo adjudicado y que se abona únicamente lo recepcionado y en las condiciones adjudicadas
• Optimizar los stocks en los almacenes, tendiendo a su desaparición, y disminución de los costes asociados
• Disminuir los movimientos entre centros/almacenes con la adecuada identificación de las necesidades de almacenamiento
• Identificar y valorar adecuadamente las existencias existentes
• Controlar económicamente los gastos de los centros.
• Mejorar el control del parque móvil, analizando la utilización de los vehículos, los gastos asociados a su mantenimiento y los siniestros sufridos

1. METODOLOGÍA A UTILIZAR

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN ERP

El proyecto se realizará siguiendo la Metodología adoptada por el Departamento de Interior del Gobierno Vasco, M.D.S.I. (Anexo II) y documentada mediante su gestor metodológico. Además, para cumplimentar los requerimientos de definición establecidos por la Metodología, se utilizan las siguientes herramientas complementarias:

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