Benchmarking

INTRODUCCION

Benchmarking es el proceso de obtener información útil que ayude a una organización a mejorar sus procesos. Esta información se obtiene de la observación de otras instituciones o empresas que se identifiquen como las mejores (o suficientemente buenas) en el desarrollo de aquellas actuaciones o procesos objetos de interés. Benchmarking no significa espiar o sólo copiar. Está encaminado a conseguir la máxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores y ayudar a moverse desde donde uno está hacia donde quiere estar.

En la actualidad las empresas tienen que competir no sólo con empresas de la misma región, sino que se presenta una competencia cada vez mayor con otras empresas de otros lugares y países, lo anterior debido a la globalización que se ha estado presentando. Es por lo anterior que las empresas deben buscar formas o fórmulas que las dirijan hacia una productividad y calidad mayor para poder ser competitivos. Una de estas herramientas o fórmulas es el Benchmarking.

A continuación se presenta una breve perspectiva histórica sobre el benchmarking para tener una idea clara sobre cuáles han sido los pasos o la evolución del mismo que lo ha llevado a convertirse en una herramienta tan usada y valiosa para la mejora de las empresas que la utilizan. De igual manera se presentará una definición que describa de forma clara lo que es benchmarking.

Existen un gran número de autores que han escrito sobre el tema, por lo que el número de definiciones sobre el tema es muy variado también, igualmente variado es el tipo de métodos para hacer benchmarking, ya que dependiendo del autor o de la empresa donde se haya practicado este proceso son los pasos y fases del estudio. En este trabajo presentaremos el proceso de acuerdo al autor Michael spendolini, con sus características como lo son su, estructura, tamaño, recursos, etc. de la misma.

BENCHMARKING

CONCEPTO

El benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de las organizaciones que son reconocidas como las representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales.

Esta definición enmarca de una manera sencilla y lógica los conceptos claves para entender que es el benchmarking.

Benchmarking es un concepto sistemático porque involucra una serie de acciones que define problemas, hace análisis, estimula cambios, así como también se vale de un método o modelo que nos lleva a seguir una determinada secuencia que nos guiara hacia un nuevo objetivo.

Tanto los socios como los clientes no necesariamente serán ajenos o externos a la empresa que hace benchmarking que se aplicara. Esto se explicara más adelante.

El objetivo del benchmarking (planificar, organizar, analizar y evaluar) es el aprendizaje de nuevas técnica y métodos, así para las nuevas ideas que ayudan a la organización a ser mejor cada día.

La empresa debe actuar como un sistema abierto donde interactuara como su mundo exterior recibiendo y dando información que le servirán para su mejor desarrollo. Esta información la conformara como una “organización que aprende”, porque sabrá aprovechar la información adquirida, así como transformarla para su propio beneficio.

Esta herramienta servirá a las empresas porque se basa en la creatividad y en la innovación. Entendiendo por creatividad la creación de ideas y por innovación la materialización de estas.

TIPOS DE BENCHMARKING

Existen tres diferentes tipos de Benchmarking:

a) Benchmarking interno

b) Benchmarking competitivo

c) Benchmarking genérico o funcional.

Cada uno se define como el objetivo de la actividad del Benchmarking que se va a realizar. Sin embargo, no hay que olvidar que el proceso básico del Benchmarking es el mismo en los tres tipos, a continuación se explica cada uno de ellos:

BENCHMARKING INTERNO

Este tipo de Benchmarking consiste el realizar actividades similares en distintos sitios, departamentos, países etc. Identificando las diferencias entre los distintos procesos de trabajo. Se puede decir que es el punto de partida para empezar a identificar los mejores procesos de organización.

Su objetivo principal es identificar la medida de desarrollo interno que se está dando en la organización.

Como punto adicional se puede decir que este tipo de Benchmarking ah servido muchas veces para romper las barreras existentes entre los empleados de una misma organización, de esta manera se facilitan la recolección de datos necesarios, así como la solución; análisis e implantación de futuras mejoras.

De algunas ventajas que podemos observar, tenemos que los datos suelen ser fáciles de recolectar, ya que la información que se requiere es de la misma empresa u organización. No se requiere ir a otras fuentes para correr riesgo de que no se nos quiera o puedan proporcionar los datos o información deseada.

Otra ventajas es que da excelentes resultados para compañías de clase mundial que se encuentran diversificadas, esto se debe a que ayuda a reconocer, verificar y/o mejorar operaciones o actividades que se están haciendo en otro sitios y ajustarlas o cambiarlas para tener un grado operacional homogéneo en toda la organización.

Sin embargo también existen algunas desventajas como son los prejuicios internos que aparecen en la organización. Esto se debe a la antipatía o recelo que puedan tener los demás miembros de la compañía respecto la información o a los miembros del equipo de Benchmarking.

En suma para aspirar a ser una empresa con alto nivel competitivo no solo necesita conocer a los líderes del ramo, sino primero conocerse la empresa misma para saber exactamente su funcionamiento y solo así entonces compararse con sus similares.

BENEFICIOS

- La eliminación de recelos de información que podría producirse entre dos empresas que se disputan un mismo mercado pues simplifica la identificación de procesos similares.

- Puede generar un espíritu de sana competencia entre las distintas unidades de la organización.

- Recopila información que puede ser de gran ayuda a la hora de realizar pronósticos

- Es una fuente de ideas de negocios que puede mostrar nuevas formas de manejar los recursos del área que se está estudiando para poner en marcha nuevos procesos de trabajo.

- A través de este proceso se pueden fijar objetivos específicos sobre ciertos procesos como funciones, desempeños organizacionales y estrategias.

FASES PARA IMPLEMENTAR EL BENCHMARKING INTERNO

1. Planteamiento: Consiste en identificar cuáles son los objetivos que se proponen alcanzar.

2. Recolección de datos: Se debe identificar la información a utilizar, análisis de información existente y la información que entrega el área con la que se realizará la comparación.

3. Identificación de datos: A partir de los datos entregados, se deben identificar las diferencias de desempeño para determinar cuáles son los factores responsables de los mejores resultados del área de referencia.

4. Toma de decisiones: Se debe llegar a una conclusión a partir de los datos analizados con el fin de implementar las mejorías en el área analizada y así aumentar la competitividad del área.

BENCHMARKING COMPETITIVO

El Benchmarking comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos de su organización. El objetivo del Benchmarking competitivo es identificar información específica acerca de los productos, los procesos y los resultados comerciales de sus competidores y compararlos con los de su organización.

El Benchmarking competitivo es de gran utilidad cuando se busca posicionar los productos, servicios y procesos de la organización en el mercado.

Además de esta ventaja es la obtención de información directamente relacionada con los resultados del negocio, es decir, aquella información que resulta básicamente importante para nosotros ya que trata del mismo producto o servicio que nosotros producimos o prestamos, las practicas tecnológicas que realizan las otras compañías pueden servirnos de gran utilidad en sentido de comparar la de ellos con la nuestra, esto puede significar que no sean mejor las comparadas, sino que nos da una pauta para conocer nuestro grado de competitividad, o en su defecto ajustar nuestro proceso al de ellos.

Uno de los obstáculos que se pueden presentar al aplicar este tipo de Benchmarking, es la recolección de información, ya que a diferencia del Benchmarking interno, este si tiene que ir otros lugares, como consultorías de asesores, proveedores, asociaciones comerciales, reportes financieros, prensa especializada, etc. Se puede observar como el proceso de información de recopilación se complica un poco más.

Otra desventaja que podemos encontrar son las resistencias de poder confiar en su competidor o competidores. Quizá este es uno de los prejuicios más difíciles de erradicar en la forma de pensar de los representantes de las organizaciones.

Para poder suprimir este obstáculo no único que hay que hacer es hablar con sinceridad y franqueza a sus socios donde se explique de manera clara y sencilla los objetivos de hacer el Benchmarking antes de pedirles que participen en el mismo. Esta relación se debe basar en el respeto y confiabilidad de ambas partes. Pero la manera para romper con el antagonismo es involucrándose y conociendo el proceso en sí mismo.

BENCHMARKING FUNCIONAL (GENERICO).

Este proceso o tipo de Benchmarking consiste en identificar aquellos productos, servicios y/o procesos de organizaciones o empresas que no necesariamente son competidores directos de nuestra organización.

El objetivo principal de Benchmarking funcional es detectar aquellas empresas de cualquier tipo que cuenten con las mejores prácticas que han logrado que se conviertan en organizaciones de excelencia.

Según spendolini se llama funcional “porque… comprende actividades comerciales especificas en un área comercial determinada, como por ejemplo, manufacturera, marketing y ingeniería de recursos humanos”.

Se llama genérico porque se enfoca más a la práctica de procesos excelentes de trabajo que en las prácticas comerciales de alguna organización o industria determinada.

Este tipo de Benchmarking, ayuda a descubrir practicas innovadoras que beneficiaran a la organización, así como también se encontraran como tecnología o practicas que puedan adaptarse a los procesos o servicios de la empresa, y lo más importante sin ser necesariamente lo mismos productos o servicios; con este tipo de ventajas vienen otra, como lo es el estimulo para los integrantes al ver los resultados positivos, obtenidos en este procedimiento, lo cual hace sentir al empleado que toda actividad realizada tuvo sus logros tanto personales como a nivel del equipo.

DESVENTAJAS

• DIFICULTADES PARA TRANSFERIR PRÁCTICAS A UN MEDIO DIFERENTE.

En este se, se puede decir que uno debe verificar las condiciones reales en las que se encuentra nuestra organización (Benchmarking interno), para saber si en verdad podemos adaptar o ajustar determinadas prácticas a nuestra organización.

• ALGUNA INFORMACIÓN NO TRANSFERIBLE.

Posiblemente algún tipo de información requerida es importantísima en nuestro negocio pero debido a políticas o reglas de la empresa no es posible utilizarla en nuestra organización por lo que el saber que existe o está en algún sitio no nos ayudaría mucho.

• CONSUME MUCHO TIEMPO

Quizá esta desventaja es una de las principales causas por la que no se pone en práctica este tipo de proceso. Si bien es sabido que el tiempo es uno de los peores enemigos en los procesos, aquí podemos verlo como una inversión, ya que el tiempo que tomemos en realizar el Benchmarking nos traerá resultados positivos que pondrán a nuestra organización en ventajas con otras compañías y un poco más cerca de aquella compañía que se encuentra a la vanguardia en el marco funcional donde se aplico el Benchmarking.

Para obtener resultados satisfactorios de debe hacer el Benchmarking con disciplina y dedicación sin dejar que cualquier cosa ocurra al azar.

BENEFICIOS DEL BENCHMARKING PARA LAS ORGANIZACIONES.

Al hablar de los tipos de Benchmarking ya se hablo implícitamente de los beneficios que obtendrían las organizaciones, pero en este punto se tratara de especificar el porqué se debe utilizar Benchmarking.

Como en cualquier proceso al iniciar se debe tener claro cuál será el objetivo de utilizar una técnica o modelo a seguir. Suena lógico pensar que al tratar de implantar una teoría de calidad se pretenda el mejoramiento total de la empresa, tanto en el producto, proceso y/o servicio. Sin embargo, quizá definir el propósito específico de la empresa es una de las tareas más difíciles de lograr.

SITUACIONES EN LAS QUE SE USA EL BENCHMARKING

- Planeación estratégica

- Pronósticos

- Nuevas ideas

- Comparaciones producto/proceso

- Fijación de objetivos

PLANEACION ESTRATEGICA

El Benchmarking sirve para ordenar un conjunto de acciones que derivaran en un plan estratégico para lograr un objetivo. En el proceso de planeación, la información obtenida dará origen a una situación real que dará la pauta a seguir en la resolución de problemas o en su caso dará a conocer los riesgos que se pueden correr al querer incursionar en ciertos mercados.

PRONOSTICOS

El Benchmarking sirve para hacer predicciones basadas en la información recolectada de la competencia. Se podrá definir de una forma más o menos acertada (siempre respetando el margen de error) la forma de comportamiento de nuestra áreas, departamento, o empresa en el futuro.

NUEVAS IDEAS

Proporcionara nuevas técnicas o procedimientos a utilizarse del pro de mejoramiento de nuestra organización. El tener el pensamiento abierto a nuevas tendencias hace crecer nuestras expectativas de mejoramiento. Es mejor salir al encuentro del mundo donde los cambios suceden de un segundo a otro y no quedarnos encerrados en nuestros cubículos conformándonos con que nuestra empresa funcione.

COMPARACION PRODUCTO/PROCESO

Comparar nuestros productos y procesos con las mejores organizaciones hace que deseemos que nuestros productos sean los mejores, por lo tanto trataremos de mejorar de la manera más eficiente para lograr rebasar a nuestro “modelo” o por lo menos alcanzarlo.

FIJACION DE OBJETIVOS

Como se dijo anteriormente, la fijación del objetivo es importante. Sin embargo, para lograr que el proceso de Benchmarking funcione de una manera positiva se planearan objetivos de desempeño para lograr las practicas modernas que han hecho de las empresas lo que son.

PASOS PARA REALIZAR BENCHMARKING EN LA EMPRESA.

El benchmarking es un proceso que implica una continua evaluación de nuestros competidores o de empresas líderes para identificar los mejores aspectos y tomar como referencia aquellos que puedan ser aplicados en nuestra empresa; sin embargo, es posible aplicar en benchmarking en nuestra empresa de una manera más específica a través de los siguientes pasos:

1.- DETERMINAR LOS ASPECTOS QUE VAN A SER SOMETIDOS A BENCHMARKING

El primer paso consiste en determinar qué aspectos vamos a someter a benchmarking; podrían ser, por ejemplo, aquellos aspectos en donde tengamos problemas, en donde debemos mejorar, o en donde simplemente pensamos que podemos mejorar.

Por ejemplo, supongamos que vamos a someter nuestras ventas a benchmarking, ya que tenemos problemas con ellas y queremos mejorar en ese aspecto.

2. DETERMINAR LAS EMPRESAS QUE SE VAN A ANALIZAR.

En segundo lugar pasamos a determinar las empresas que vamos a analizar; aquellas que tengan o mejor hagan lo que nosotros queremos mejorar; las cuales podrían ser competidoras directas o empresas pertenecientes a un sector diferente.

En el caso del ejemplo del problema de las ventas, seleccionaríamos aquellas empresas que mejores estrategias de ventas estén utilizando para nuestro tipo de producto.

3. ANALIZAR LAS EMPRESAS SELECCIONADAS

Posteriormente pasamos a analizar los aspectos que vamos a someter a benchmarking de las empresas que hemos seleccionado; para lo cual podríamos adquirir sus productos, visitar sus locales, entrevistar a personas que hayan sido sus clientes o que hayan trabajado con ellos, etc.

En el caso del ejemplo del problema de las ventas analizaríamos los productos, la ubicación de los puntos de ventas, los mensajes publicitarios, etc., de las empresas que hemos seleccionado.

4. IDENTIFICAR LOS MEJORES ASPECTOS

Una vez analizado los aspectos que vamos a someter a benchmarking de las empresas que hemos seleccionado pasamos a compararlos con los nuestros y con los de otras empresas, y a determinar los mejores y los que nosotros también podríamos aplicar en la nuestra.

En el caso del ejemplo del problema de las ventas, identificaríamos las mejores estrategias de ventas de las empresas seleccionadas que nosotros también podríamos implementar.

5. IMPLEMENTAR LOS MEJORES ASPECTOS

Finalmente, pasamos a tomar como referencia los mejores aspectos de la empresa o las empresas seleccionadas, y luego pasamos a implementarnos o adaptarlos en la nuestra, pero siempre tratando de superarlos y agregarles nuestras mejoras y nuestra creatividad. En el caso del ejemplo, pasaríamos a implementar las mejores estrategias de ventas que hayamos identificado de las empresas seleccionadas, pero agregándoles nuestras mejoras.

LAS CINCO ETAPAS PARA UN BENCHMARKING DE ÉXITO

1.- Determinar a qué se le va a hacer benchmarking.

• Definir quiénes son los clientes para la información del benchmarking.

• Determinar las necesidades de información de benchmarking de los clientes.

• Identificación de factores críticos de éxito.

• Diagnóstico del proceso de benchmarking.

2.- Formación de un equipo de benchmarking.

• Consideración de benchmarking como actividad de equipo.

• Quienes son los involucrados en el proceso de benchmarking.

• Especialistas internos.

• Especialistas externos.

• Empleados.

• Definir funciones y responsabilidades del equipo de benchmarking.

• Definición y atributos de un practicante eficiente

• Calendarización.

3.- Identificación de socios del benchmarking.

• Establecimiento de red de información propia.

• Identificar recursos de información.

• Buscar las mejores prácticas.

• Redes de Benchmarking.

• Otras fuentes de información.

4.- Recopilar y analizar la información de benchmarking.

• Conocerse.

• Recopilar la información.

• Organizar información.

• Análisis de la información.

5.- Actuar.

• Producir un informe de benchmarking.

• Presentación de resultados a los clientes de benchmarking.

• Identificar posibles mejoras de productos y procesos.

• Visión del proyecto en su totalidad.

LINEAMIENTOS PARA OBTENER UN MODELO EFICIENTE

Los lineamientos son:

1.- seguir una sencilla y lógica secuencia de actividades.

2.- Enfatizar la organización y planificación.

3.- Enfoque del Benchmarking al cliente.

4.- Convertir el Benchmarking en un proceso genérico.

Con estos sencillos lineamientos podemos definir nuestro propio modelo, si lo creemos necesario. Existen diferentes modelos que comprenden desde cinco hasta catorce o dieciséis pasos, diagramados en flujos o circulares. Como se debe entender la cantidad de pasos o la forma en que se presente no tienen una importancia considerable, siempre y cuando los pasos no sean repetitivos o hagan perder la esencia del objetivo que se quiere lograr.

ANALISIS CRÍTICO.

podemos definir al benchmarking como la estrategia que nos permite identificar las mejores prácticas de negocios entre todas las industrias reconocidas como líderes, que al adaptarlas e implementarlas en nuestra empresa, nos permiten no sólo alcanzar a la competencia directa, sino que nos dan una ventaja competitiva mayor a la de estas.

También podemos decir que debido a los diferentes enfoques o metodologías que se han aplicado en los estudios de benchmarking, la empresa interesada en realizar un estudio de este tipo, tendrá que seleccionar el proceso que mejor se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades, identificando aquel procedimiento que mejor se adapte a la compañía o aquel al que la compañía se pueda adaptar mejor.

En general podemos concluir que el estudio de benchmarking, si es hecho como un proceso constante y se institucionaliza, nos servirá como una herramienta que nos permita mejorar el desempeño de nuestro negocio al permitirnos identificar las mejores prácticas de negocios entre las industrias líderes, de manera que seamos más competitivos y podamos tener éxito en un mercado cambiante y global en el que las empresas tienen que desempeñarse actualmente.

El Benchmarking también cambia las mentalidades.

En efecto, un proceso de benchmarking no se contenta con situar a la empresa al nivel de sus competidores imitándolos, pues la empresa perdería el tiempo intentando alcanzar a competidores que siempre estarían por delante.

El benchmarking no es un hecho puntual, limitado por el tiempo, debe de ser un estado de espíritu.

En una palabra, el Benchmarking es ante todo una apertura permanente hacia el cambio.

FUENTES BIBLIOGRAFICAS

Libro: Benchmarking

Autor: Michael spendolini

Editorial: Norma

Capítulos: Todo

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