Benchmarking

BERCHMARKING:

Es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria.

Se define como un proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones. Es una forma de determinar qué tan bien se desempeña una empresa (o una unidad de esta), comparado con otras empresas (o unidades).

IMPORTANCIA DEL BENCHMARKING

En toda empresa es importante medir la rentabilidad y la eficiencia de los procesos de producción y para ello existen gran cantidad de herramientas, muy diferentes unas de otras que se aplican según los objetivos y estilos de cada empresa para gestionar sus recursos.

El Benchmarking es una técnica de gestión empresarial que busca descubrir y definir aquellos aspectos que hacen que una empresa sea más rentable que otra, estudiando dos casos ajenos, comparándolos entre sí, para después adaptar el conocimiento adquirido de esa observación a las características de nuestra compañía y a nuestros objetivos.

El Benchmarking es una herramienta que permite descubrir, analizar e implementar el “cómo”, las empresas que son líderes hacen sus procesos y consiguen los resultados exitosos. Obtener esta información nos permite analizar, aprender y adaptar la gestión de los recursos de nuestra empresa para ser competitivos.

Esta técnica es aplicable a cualquier empresa, de todos los rubros y tamaños que deseen mejorar, incrementar su rentabilidad y hacer más eficientes sus procesos de producción con ambición.

METODOLOGIA DEL BENCHMARKING

La metodología recomendada consta de los procesos del Benchmarking.

PROCESO DEL BENCHMARKING

Es un proceso sistemático que permite:

 Medir los resultados de los competidores con respecto a los factores clave de éxito de la industria.

 Determinar cómo se consiguen esos resultados.

 Utilizar esa información como base para establecer objetivos y estrategias e implantarlos en la propia empresa.

En pocas palabras, Benchmarking es el proceso de obtener información útil que ayude a una organización a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o sólo copiar. Está encaminado a conseguir la máxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno está, hacia donde quiere estar.

Significa buscar las mejores prácticas a través de estudios personales y observaciones de procesos administrativos estratégicos. El benchmarking de procesos requiere la participación de expertos en la materia, el propietario de un proceso y el equipo de trabajo de dicho proceso (las personas que realizan efectivamente las tareas) tienen que participar en la investigación.

El proceso de benchmarking, que se inició como una práctica exclusiva de las multinacionales, contagia cada vez más a empresas pequeñas que necesitan mantenerse actualizadas en las prácticas modernas de un negocio.

PROCESO DE BENCHMARKING DE ROBERT C. CAMP

1.- Planificación

2.- Análisis

El proceso consiste de cinco fases. 3.- Integración

4.- Acción

5.- Madurez

Cada fase se descompone a su vez en una serie de Etapas cada una de las cuales se desarrolla en base a una entrada o input, un proceso y una salida ó output.

Fase 1: Planificación, se desarrolla en tres etapas:

1.- Identificación del objeto del ejercicio de Benchmarking. En este paso la clave es identificar el producto de la función de negocios. Dicho producto puede ser resultado de un proceso de producción o de un servicio.

El proceso consiste en el análisis de las prioridades. La selección de los procesos críticos y la definición de los sistemas de medida. Es importante el documentar los procesos del negocio y ver los sistemas de evaluación de desempeño, ya que las variables que estos miden pueden representar las variables importantes del negocio a las cuales se les debe aplicar el estudio de benchmarking.

2.-Identificar las compañías comparables: El proceso consiste en la identificación de los participantes potenciales. Analizar que tipo de benchmarking (interno, competitivo, funcional o genérico).

3.- Definir el método de recogida de información y proceder con él. El proceso consiste en la revisión de las prioridades y la validación del plan de recogida de información. Todo tipo de información: Información Interna, Análisis de productos, estudios de combinación de piggybacking (uso de información obtenida en estudios anteriores) y por parte de expertos.

Fase 2: Análisis, se desarrolla en dos etapas:

Después de determinar qué, quién y cómo, se tiene que llevar a cabo la recopilación y el análisis de los datos. Esta fase tiene que incluir la comprensión cuidadosa de las prácticas actuales del proceso así como las de los socios cooperadores en el benchmarking.

1.- Determinar las principales desviaciones en las prestaciones. El proceso consiste en definir las diferencias de prestaciones en los procesos seleccionados.

2.-Evaluar las diferencias y determinar las tendencias de futuro con o sin cambios. El proceso consiste en la evaluación de las diferencias y la determinación de las tendencias cara al futuro con y sin la introducción de cambios.

Fase 3: Integración, se desarrolla en dos etapas:

La integración es el proceso de usar los hallazgos de benchmarking para fijar objetivos operacionales para el cambio. Influye la planificación cuidadosa para incorporar nuevas prácticas a la operación y asegurar que los hallazgos se incorporen a todos los procesos formales de planificación.

1.- Informe sobre las mejores prácticas. El proceso consiste en decidir sobre los útiles de comunicación al resto de la empresa de las oportunidades de futuro como mejores prácticas.

2.-Desarrollar nuevos objetivos. El proceso consiste en desarrollar nuevos objetivos.

Fase 4: Acción, se desarrolla en tres etapas:

Se tiene que convertir en acción los hallazgos de benchmarking y los principios operacionales basados en ellos. Es necesario convertirlos en acciones específicas de puesta en práctica y se tiene que crear una medición periódica y la evaluación del logro.

1.- Desarrollo del plan de acción. En este punto se incluyen dos consideraciones principales. La primera tiene que ver con las tareas en la planificación de la acción las cuales tienen que ver con el qué, cómo, quién y cuándo. Específicamente incluyen.

 Especificación de la tarea.

 Poner en orden la tarea.

 Asignación de las necesidades de recursos.

 Establecimiento del programa.

 Determinación de las responsabilidades.

 Resultados esperados.

 Supervisión.

La segunda parte se relaciona con las personas y los aspectos del comportamiento de implantar un cambio.

2.- Seguimiento de los progresos obtenidos. El proceso consiste en vigilar los progresos y examinar los resultados.

3.- Revaluación del plan. Es importante el realizar una revaluación en áreas como la comprensión del proceso de benchmarking, la comprensión de las mejores prácticas, la importancia y valor, lo adecuado para fijar metas y la comunicación de benchmarking dentro de la empresa.

Fase 5: Madurez: Será alcanzada la madurez cuando se incorporen las mejores prácticas de la industria a todos los procesos del negocio, asegurando así la superioridad. También se logra la madurez cuando se convierte en una faceta continua, esencial y autoiniciada del proceso de administración, o sea que se institucionaliza.

PROCESO DE MICHAEL SPENDOLINI:

1.- Determinar a qué se le va a hacer benchmarking.-

• Definir quienes son los clientes para la información del benchmarking.

• Determinar las necesidades de información de benchmarking de los clientes.

• Identificación de factores críticos de éxito.

• Diagnóstico del proceso de benchmarking.

2.- Formación de un equipo de benchmarking.

• Consideración de benchmarking como actividad de equipo.

• Tipos de equipos de benchmarking.

 Grupos funcionales de trabajo.

 Equipos inter-funcionales, interdepartamentales y equipos inter-organizacionales.

 Equipos ad hoc.

• Quienes son los involucrados en el proceso de benchmarking.

 Especialistas internos.

 Especialistas externos.

 Empleados.

• Definir funciones y responsabilidades del equipo de benchmarking.

• Definición de habilidades y atributos de un practicante eficiente de benchmarking.

• Capacitación.

• Calendarización.

3.- Identificación de socios del benchmarking.

• Establecimiento de red de información propia.

• Identificar recursos de información.

• Buscar las mejores

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