Business Process Management (BPM)

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Business Process Management (BPM)

Introducción

Con la creciente integración de las economías a nivel mundial por efectos de la globalización, ha resultado imperante para el ser humano incorporar los avances tecnológicos en el diario vivir y la gestión de procesos empresariales no es la excepción, por lo que se han definido cierto conjunto de buenas prácticas y metodologías para gestionar los procesos con una mayor claridad y eficiencia.

Dentro del análisis del cambio en la economía a nivel mundial por ejemplo la presencia en los mercados de Estados Unidos y el imparable desarrollo de la economía China, ha dejado en claro que si no se renuevan las estrategias de mercado, se puede perder el impacto mundial que puede tener una nación, entonces ¿La metodología BPM puede satisfacer la necesidad de mejora de las empresas y cambiar su estructura?

Desarrollo

Con relación a esta temática como se menciona en el libro Business Process Management (BPM) (Hitpass, 2017):

“(…) la capacidad que tienen las organizaciones de adaptar sus ofertas de bienes y servicios es parte fundamental del nuevo concepto de valor para los clientes. Los productos en sí mismos no son lo suficiente atractivos porque, generalmente existe una sobre oferta y el elemento diferenciador son sobre todo los servicios alrededor de los productos.”

Para el sector microeconómico se ha vuelto un reto en los últimos años el conseguir un crecimiento en ventas para lo cual justamente se desarrollan este tipo de metodología como para organizar de una manera más dinámica el funcionamiento de la empresa en los ámbitos de producción, distribución, comercialización e incluso en el seguimiento post venta,

Juan Carlos Gras en el libro Modelando el negocio con BPM en el mundo real: Casos prácticos (Gras, 2019), no menciona el siguiente concepto:

“(….) La Gestión de Procesos de Negocio o simplemente BPM (por sus siglas en inglés) se ha consolidado en la actualidad como un verdadero paradigma en el ámbito empresarial al combinar los avances tecnológicos con la experiencia de años en la gestión empresarial. Se puede decir que BPM, en específico las soluciones informáticas para BPM, han alcanzado su plenitud a partir del desarrollo de estas dos ramas: la tecnología y la gestión empresarial”.

Por lo tanto, podemos afirmar que la metodología de BMP es la relación de la gestión del negocio con la inclusión de la tecnología, con el fin de mejorar los procesos de la empresa para poder mejorar el rendimiento de la misma, para brindar un mejor servicio y mantener continuamente una mejora en los procesos establecidos.

Adicional el mismo autor menciona que:

“La Gestión de Procesos de Negocio o simplemente BPM (por sus siglas en inglés) se ha consolidado en la actualidad como un verdadero paradigma en el ámbito empresarial al combinar los avances tecnológicos con la experiencia de años en la gestión empresarial se puede decir que BPM, en específico las soluciones informáticas para BPM, han alcanzado su plenitud a partir del desarrollo de estas dos ramas: la tecnología y la gestión empresarial. En cuanto al desarrollo alcanzado a partir de la tecnología podemos mencionar de manera cronológica el surgimiento de los sistemas de bases de datos, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), la web, los sistemas workflow y la integración de aplicaciones empresariales”.

Es importante definir que un proceso es la compilación de manera lógica de las actividades identificadas que cumplen con un inicio y un fin, mismas que se encuentran impulsadas por eventos.

Al identificar las actividades se debe tener claro que, para la empresa cada actividad representa tiempo y recursos, por lo que la optimización de las mismas genera ganancias.

Hitpass más allá de definir el proceso nos brinda otro concepto importante que denomina “proceso de negocio” (Hitpass, 2017):

“Un proceso de negocio es un conjunto de actividades, que impulsadas por eventos y ejecutándolas en una cierta secuencia, crean valor para un cliente (interno o externo)”.

Es por ello que los procesos de negocio se ven ligados alrededor de los clientes donde el disparador inicial es la necesidad del cliente y toda la ejecución de los procesos regresan al cliente. También dentro de la estructura de la empresa se tiene la óptica de clientes internos a cada fase de la producción por lo que por ejemplo un cliente puede ser un área de la empresa que requiere de un proceso con secuencia para continuar con sus actividades, por otro lado, también tenemos clientes externos como podría ser un proveedor.

Cabe mencionar que el ciclo del BPM se encuentra estructurado por análisis y modelación, implementación y pruebas, ejecución y monitorización y por último ajustes.

En la primera etapa denominada “Análisis y modelación”, consiste en diseñar, definir y documentar las actividades de los diferentes procesos con los que la empresa cuenta en el momento del desarrollo de su actividad económica, es en esta etapa del ciclo donde el analista de procesos, juega un rol activo para poder establecer de forma clara y explicita, determinando conexiones entre sistemas, personas o reglas de negocio.

La modelación nos permite la representación de un fenómeno real, por lo que en el caso de la metodología BPM esta modelación tiene la finalidad de convertirse en un futuro software a ser desplegado.

Por lo que las modelaciones deben representar el funcionamiento del negocio, los procesos deben ser claros y concisos con la finalidad de que los datos, interfases, gráficas integraciones sean entendidos por los arquitectos o desarrolladores de software, que permitan la automatización de los procesos.

Además, dentro de esta fase también es importante una vez identificados los procesos clasificarlos en tres categorías: operativos, estratégicos y de apoyo.

Los procesos operativos se encuentran relacionados con realización del producto o servicio, cuentan con una visión del cliente muy completa, empezando por el conocimiento de los requisitos, el procesamiento del bien o servicio y hasta la evaluación de satisfacción del cliente.

Los procesos estratégicos son los que responden a la visión de la organización, se encuentran vinculados al ámbito de las responsabilidades de la empresa, son procesos relacionados a la planificación, ligados a los factores clave y estratégicos considerados en una temporalidad de largo plazo.

Los procesos de apoyo son aquellos procesos que ofrecen soporte a los procesos operativos. Estos procesos están relacionados con los recursos utilizados y las mediciones realizadas.

Los procesos estratégicos muestran el camino a los procesos operativos, mediante definición de gestión o estratégicas, y los procesos de apoyo le ayudan a su desarrollo.

En la segunda etapa de “implementación y pruebas”, esta es la fase en la cual se realizan los cambios y/o ajustes necesarios a nivel operativo (ejemplo: competencias del personal, modificaciones de la infraestructura, adquisición de equipos, adecuación de la normativa y software, etc.), desarrollando procesos que tendrán como finalidad la automatización de las actividades diseñadas en la etapa anterior; para completan este componente del ciclo de vida del BMP se debe garantizar que la solución contenga funcionalidades, integraciones, parámetros de rendimiento e interfaces de usuario que cumplan con los requisitos del proceso para que funcione u opere el nuevo modelo, al referirnos a pruebas, son aquellas que se realizan para determinar la funcionalidad y calidad de la automatización, así se verifica previo al despliegue, para poder seguir al siguiente componente del ciclo. Para saber el estado de la implementación del BPM en cualquier organización, se aborda el denominado “Nivel de Madurez de la Gestión por Procesos de Negocio”, realizando una evaluación de madurez se podrá saber en qué medida está la implementación del proceso. La madurez como medida para evaluar las capacidades de una organización en lo que respecta a una determinada disciplina se ha convertido muy popular y aplicable para la evaluación de los procesos de desarrollo de las organizaciones. Este modelo ha sido utilizado para aplicarlo en enfoques, como, por ejemplo, desarrollo de Software, Gestión de Infraestructura TI, la Gestión de Arquitectura Empresarial y la Gestión del Conocimiento; y también, para la Orientación a Procesos de una organización.

Muchas organizaciones emplean los modelos de madurez (Business Process Maturity Models - BPMM) para comprobar que tan bien sus organizaciones gestionan sus procesos. BPMM es un modelo que debemos considerar a la hora de iniciar cualquier proyecto de gestión por procesos, de mejora de estos o proyecto de BPM y puede ser usado por las organizaciones para:

• Describir el estado de cómo está nuestra organización, sus fortalezas y debilidades en relación con la gestión por procesos.
• Prescribir el camino que debemos seguir para avanzar en la gestión por procesos y la mejora de estos.
• Comparar el estado de nuestra organización respecto a estándares y a otras organizaciones y como herramienta de benchmarking.
• Asegurar la cultura de mejora continua de los procesos de negocio de una organización.

En la tercera fase “Ejecución y motorización”, involucra el despliegue del proceso en un motor BPM para ejecución del flujo punto a punto entre sistemas y personas. Es a través de la información que se obtiene de la ejecución diaria de los procesos, que se puede identificar posibles ineficiencias en los mismos y para luego proponer una estrategia de mejora y optimizarlos.

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