CAPACITACION

QUÉ ES UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL?

La capacitación está directamente relacionada con las habilidades, el conocimiento y las estrategias necesarios para realizar un trabajo determinado. Puede abarcar la enseñanza de nuevas habilidades a miembros del personal, la presentación de ideas innovadoras, la oportunidad de practicar y recibir una retroalimentación sobre técnicas o estilos particulares de trabajar con la gente o simplemente alentarlos a debatir sobre su trabajo entre sí. Además puede, y debería, tener continuidad mientras dure el empleo.

Un programa de capacitación comprensivo puede incluir:

• Capacitación para personal nuevo que nunca ha realizado este tipo de tareas anteriormente.

• Capacitación para personal nuevo que podría tener experiencia en las tareas requeridas por su puesto, pero no en el método o estilo en particular que usa su organización.

• Actualización del personal: capacitación continua para todo el personal.

• Actualización profesional: si bien este término se usa indistintamente para referirse a la actualización del personal, hemos decidido definirlo como aquel que propende, ya sea a la adquisición de nuevos conocimientos específicos, o a mayores niveles de pericia. La actualización profesional puede contemplar varias posibilidades:

• Estudios de grado o post-grado.

• Asistencia a conferencias.

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Finalmente, un programa de capacitación debe aplicarse a todos los miembros de la organización, desde los administradores hasta los empleados y el personal de apoyo. Todos necesitan, y deben tener la oportunidad de mejorar continuamente en lo que realizan, aumentando la efectividad propia y la de la organización.

¿POR QUÉ REALIZAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL?

Aparentemente un programa de capacitación requiere de mucho trabajo y de una buena cantidad de dinero. ¿Su organización realmente necesita llevarlo a cabo? La respuesta es SÍ, por varias razones.

Para el caso de nuevo personal, la respuesta es obvia: un programa de capacitación es necesario para que puedan insertarse en sus trabajos con alguna idea sobre lo que se supone que deben hacer y cómo hacerlo. Pero un programa de capacitación puede ayudar a los nuevos miembros del personal de muchas otras maneras:

• Les demuestra que la organización se toma en serio lo que hace y por lo tanto, también los alienta a tomarse su trabajo en serio.

• Les hace sentir que la organización los apoya.

• Una capacitación adecuada fomenta su confianza en su habilidad para realizar sus trabajos.

• Un programa de capacitación puede ayudar a transmitir a los nuevos miembros cuán valiosos son los métodos y la filosofía de la organización.

• Los convierte en miembros de la organización, brindándoles un vocabulario y una visión de su trabajo similar a otros en la organización.

• Acorta los tiempos necesarios para que adquieran competencia en sus trabajos.

• Reduce la necesidad de pedir consejos o información a otros miembros del personal, y de esta manera, aumenta su independencia y disminuye el desgaste de otros miembros del personal.

• Disminuye en gran parte la posibilidad de cometer errores que provoque que la organización pierda prestigio, relaciones públicas, credibilidad, juicios o dinero.

En el caso de miembros experimentados del personal, un programa de capacitación también tiene numerosos beneficios:

• Los ayuda a aumentar continuamente su competencia en lo que hacen.

• Aumenta su conocimiento en el área a desarrollar presentándoles las últimas investigaciones y teoría y puede exponerlo a nuevas ideas que pueden mejorar su propia efectividad y la de la organización.

• Les ayuda a mantener el interés y entusiasmo por su trabajo, ya que evita que se aburran y se desactualicen.

• Puede exponerlos a otros practicantes con métodos diferentes, y quizás mejores.

• Les da una razón más para quedarse en la organización.

• Mantiene la dinámica total de la organización: pensamiento, crecimiento y cambio. Una organización dinámica es casi siempre efectiva y saludable.

En resumen, un buen programa de capacitación continua para todo el personal aumenta la efectividad de la organización, en vez de permitir que la organización se estanque.

¿CUÁNDO DEBERÍAN REALIZAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DE PERSONAL?

La capacitación para personal nuevo claramente debería llevarse a cabo tan pronto como sea posible cuando se los contrata. Lo ideal es que forme parte de su orientación (si el periodo de orientación es lo suficientemente largo o extensivo) o que al menos comience antes de que empiecen a trabajar, de modo que sepan lo que están haciendo. Pero un programa de capacitación bien planeado debería llevarse a cabo a lo largo de toda la vida de la organización.

La actualización del personal debería planearse regularmente, como parte del funcionamiento normal de la organización. Probablemente, todos en la organización deberían tener la oportunidad de obtener capacitación continua como mínimo una vez por mes. Algunas organizaciones pueden realizar o patrocinar capacitación continua con mucha más frecuencia, a veces como parte de una reunión de personal semanal o quincenal. Estas oportunidades de capacitación pueden ser tan sencillas como una presentación de media hora en una reunión de personal, o tan formales como una presentación o taller realizado por un experto en el tema conocido nacionalmente, dependiendo de los recursos de la organización.

¿QUIÉN DEBERÍA ESTAR A CARGO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DE PERSONAL?

Esta pregunta en realidad se refiere a dos aspectos diferentes de la conducción de un programa de capacitación. El primer aspecto es quién controla en realidad el programa (es decir, quién determina el tema, la frecuencia y el tipo de capacitación). El segundo aspecto es quién dirige la capacitación. Pueden ser la misma persona o grupo, aunque no es así necesariamente.

CONTROL DE LA CAPACITACIÓN

El control de un programa de capacitación puede estar a cargo de:

• El director, el director del programa, otro administrador o coordinador del programa, con o sin la participación de otros miembros del personal. En una organización de gran tamaño, puede designarse incluso un coordinador de capacitación para cada departamento o grupo de servicios.

• La política de la organización: la organización puede determinar cuál será el temario, la modalidad y la frecuencia de la capacitación, por medio de los estatutos o la política de personal.

• Un miembro del personal en particular o un grupo de miembros del personal.

• Todo el personal en forma colectiva (incluyendo administradores y personal de apoyo).

• El personal y otras partes interesadas, como pueden ser los participantes, quienes conocen cuáles son las necesidades de capacitación de la organización.

• Un orientador o una organización externa.

¿CÓMO SE DESARROLLA Y EJECUTA UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL?

Existen cuatro puntos principales que se deben tener en cuenta al desarrollar y ejecutar un programa de capacitación. Los mismos son los siguientes y en este orden:

• Planeamiento

• Metodología

• Logística

• Evaluación

Examinaremos cada uno individualmente.

PLANEAMIENTO

Algunas reglas generales para planificar un programa de capacitación para el personal

• Involucrar a los miembros del personal en la planificación e implementación de los programas de capacitación. Ya sea que tengan, o no, control directo de la capacitación, quienes realizan el trabajo están más aptos para determinar cuáles son, al menos, algunas de sus necesidades. De esta manera, incluso los nuevos miembros pueden participar en la planificación. ¿Qué los inquieta más? ¿En qué áreas se sienten menos preparados o menos competentes? Las respuestas a estas preguntas pueden ayudar a estructurar una capacitación inicial útil y efectiva.

Además, cuando los miembros del personal participan en la planificación y conducción de un programa de capacitación, ellos se convierten en dueños de este programa, aumentando las posibilidades de que lo tomen en serio y se beneficien con éste.

• Responder a las necesidades de los miembros. Si ellos están involucrados en la pLanificación de la capacitación, asegúrense de que la participación no sea sólo en la teoría, sino que lleve a talleres y sesiones específicas. Otras cosas que pueden hacer para asegurarse de que satisfacen las necesidades.

o Abordar los temas que los miembros del personal identifican como importantes. Esto no significa que no se puedan agregar otros temas, sino simplemente que se deben tratar aquellos que identificaron. Si por algún motivo no resultase posible, entonces deben discutirlo y expresar los motivos que llevaron a elegir el tema que se tratará. (Algunas organizaciones identifican los temas realizando una evaluación anual, o más frecuente, de las necesidades de capacitación del personal.)

o Intentar preparar la capacitación de la manera y en la situación que más desean los miembros del personal: círculos de estudio, presentadores específicos, etc. Es igualmente importante no armar situaciones que particularmente les desagraden a los miembros del personal. Si alguien expresa su disgusto por las presentaciones del tipo disertación, entonces no las planifiquen.

o Encontrar material que trate los temas de manera interesante

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