CAPITULO NOVENO: OBLIGACIONES ESPECIALES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS

CAPITULO NOVENO: OBLIGACIONES ESPECIALES

DE LAS ENTIDADES VIGILADAS

1. INSCRIPCION EN EL REGISTRO MERCANTIL

De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 19 del Código de Comercio, y atendida la calidad de comerciante que la ley ha reconocido a la actividad financiera y aseguradora, es obligación de las entidades vigiladas matricularse en el registro mercantil e inscribir los actos y documentos sujetos a la formalidad de registro debiendo cumplir, para el efecto, con las previsiones que se indican en el presente numeral y en la Circular Externa 01 de 1983 de la Superintendencia Bancaria- Superintendencia de Industria y Comercio y la Comisión Nacional de Valores- hoy Superintendencia de Valores.

1.1 Registro de libros en las Cámaras de Comercio

Los libros de contabilidad de los establecimientos de comercio, que corresponden a los descritos en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, deberán registrarse en la Cámara con competencia territorial en el lugar donde funcione el establecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, y con identificación de la enseña del correspondiente establecimiento de comercio. Los libros auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos no requerirán ser inscritos en el registro mercantil, sin perjuicio del cumplimiento de lo previsto en el artículo 128 del citado Decreto.

Las entidades vigiladas que lleven libros de contabilidad en sus establecimientos de comercio deberán registrar en la Cámara de Comercio del domicilio principal un libro resumen que permita combinar, a lo sumo, el movimiento mensual de cada una de las cuentas de las operaciones de los establecimientos de comercio, de manera que este libro contenga la totalidad de las operaciones de la entidad como unidad económica que es, cuyo soporte serán los libros llevados en los respectivos establecimientos.

1.2 Certificación de la existencia y representación legal de las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria

La facultad y obligación de certificar que tiene la Superintendencia Bancaria sobre la existencia y representación legal de las sociedades vigiladas tiene un carácter probatorio y no suple el sistema de publicidad mercantil a cargo de la Cámaras de Comercio, cuya función es la de brindar oponibilidad frente a terceros a los actos sujetos a registro.

No obstante, de conformidad con lo dispuesto en la citada Circular Externa 01 de 1983 la existencia y representación legal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria se probará exclusivamente mediante certificación espedida por esta entidad de vigilancia y control.

Por tal razón, en cuanto se refiere a actos atinentes a la existencia y/o representación legal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, las cámaras de comercio del país certifican exclusivamente el cumplimiento de la obligación de registro de los documentos relacionados con tales cuestiones solamente para acreditar su inscripción, más se abstendrán de otorgar medio de prueba sobre la existencia y representación de tales entidades que, se repite, solo se probará con certificado de la Superintendencia Bancaria.

En consecuencia, para todos los efectos legales bastará la certificación que expida la Superintendencia Bancaria para acreditar y probar la existencia y representación legal de las entidades sujetas a su vigilancia (salvo las agencias de seguros no asimiladas a corredores de seguros cuya existencia y representación legal se probará mediante certificado de la respectiva cámara de comercio), en tanto que los certificados que expiden las cámaras de comercio únicamente acreditan que el acto mediante el cual se constituyó la entidad o mediante el cual se dio posesión del representante legal fue debidamente inscrito en el registro mercantil.

1.3. Inscripción de la situación de control o grupo empresarial

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, cuando de conformidad con los presupuestos previstos en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio se configure una situación de control, se debe presentar para inscripción en el registro mercantil, dentro de los treinta días siguientes a la configuración de dicha situación, un documento privado en el que el ente controlante haga constar el presupuesto que da lugar a dicha situación, y que contemple los requisitos previstos el mencionado artículo.

En los casos en que la matriz sea una entidad extranjera, corresponde a la filial o filiales vigiladas constituidas en el país, presentar para su inscripción en el registro mercantil el mencionado documento privado emitido por la controlante.

2. CONSERVACION DE DOCUMENTOS Y MICROFILMACION DE ARCHIVOS

2.1 Conservación

De acuerdo con el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros deben conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósito por un período no menor de seis años desde la fecha del último asiento. En tal sentido proceden las siguientes aclaraciones acerca de los libros y papeles que deben conservarse, y su destino una vez transcurridos los seis años a que alude la norma.

a. Constancias de Asientos Definitivos y Tiquetes de depósito

Los libros y papeles del comerciante, conforme se infiere de los artículos 49 y 51 del Código de Comercio y 123 a 131 del Decreto 2649 de 1993 comprenden los siguientes documentos:

1) Los libros que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos:

2) Todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros;

3) La correspondencia directamente relacionada con los negocios;

4) Los libros de actas, y

5) Los libros de registro de socios y de accionistas.

Ahora, si bien una interpretación gramatical podría sugerir diferencias entre la noción de libros y papeles del comerciante y la expresión "asientos definitivos y tiquetes de depósito", una interpretación sistemática y teleológica conduce a concluir que esta última expresión es asimilable a la primera ("libros y papeles del comerciante"), toda vez que carecería de sentido jurídico y práctico la destrucción de los comprobantes de contabilidad y sus soportes y de los recibos expedidos por virtud de los depósitos que efectúen los clientes de las entidades financieras, en un período distinto de los libros de contabilidad y del resto de la correspondencia relacionada con los negocios, dada la inescindibilidad de la relación que, desde el punto de vista contable, existe entre los documentos que representan el hecho económico, los soportes y comprobantes de contabilidad y los asientos que registran el hecho económico en los libros auxiliares y principales.

Así las cosas, el conjunto de libros y papeles del comerciante de las entidades a que alude el artículo 96 del Estatuto orgánico del Sistema Financiero, puede destruirse a los seis años, desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, observando eso sí la regla del artículo 60 del Código de Comercio en cuanto hace a la obligación de asegurar su reproducción por un medio técnico adecuado.

2.2 Microfilmación

Esta Superintendencia conceptúa que se encuentran vigentes las disposiciones de los decretos números 2527 de 1950 y 3354 de 1954, pues aunque la materia es tema de las regulaciones posteriores del Código de Comercio contenidas en sus artículos 48 y 60, el primero de dichos artículos declara expresamente que los comerciantes conformarán sus libros, cuentas, etc., a las disposiciones del Código y "demás normas sobre la materia", entre las cuales se encuentran precisamente las de los decretos citados que autorizan el procedimiento de la microfilmación. Lo propio afirma el mismo artículo 48 cuando establece: "dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia".

Además, estando incorporadas las normas de los mencionados decretos en comento a las que regulan el funcionamiento de "las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado", según la preceptiva del artículo único del Decreto número 3354, su vigencia y aplicación las confirma el mandato del artículo 2033 del Código de Comercio.

Está pues autorizado el uso de la microfilmación de los archivos de las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de esta Superintendencia en los términos y condiciones que señalan los mencionados decretos números 2527 y 3354, a más de los demás mecanismos previstos en el Decreto 2620 de 1993.

Pueden, en consecuencia, microfilmarse "los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza" (artículo único del Decreto

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