COSO III EN LAS PYMES

FACTOR

PRINCIPIO RELACIONADO

CRITERIO

Falencias en política de personal. (11)

Demuestra Compromiso para la competencia (Políticas de personal)

Las políticas de personal determinan la forma de interactuar los trabajadores con la Pyme y entre ellos, protegiendo a los trabajadores y a la organización. Mantener unas políticas claras, adheridas a la misión y filosofía de la organización, concebidas cuidadosamente y que traten directamente las situaciones que se deben gobernar, permite establecer prácticas efectivas para informar al empresario, seleccionar y administrar al personal, liderar una gerencia en la cultura del cumplimiento y la asesoría, de lo cual depende el éxito o fracaso en la obtención de los logros empresariales.

Problemas de materias primas. (18)

Ejercer responsabilidad de supervisión (Clima de confianza en el trabajo y la responsabilidad)

El proceso de adquisición de materias primas debe generar estabilidad y confianza para la optimización de los stocks de la cadena productiva. La dependencia de las materias primas, aunada con la volatilidad de los precios, representa un obstáculo para la Pyme. Desconocer el comportamiento de la demanda dificulta identificar el posicionamiento que pueden tener los materiales y sustancias que se emplean en la elaboración o preparación del producto terminado en el mercado real. Realizar la inspección continua permite identificar a tiempo las oportunidades y amenazas del proceso, que pueden impactar en la información del proveedor al describir las cartas de garantía y/o certificados del producto, la realización del pedido, la recepción, el almacenamiento y despacho, la realización de inventarios y el aseguramiento de las materias primas e insumos.

FACTOR

PRINCIPIO RELACIONADO

CRITERIO

Excesiva centralización en la toma de decisiones. (26)

Establece estructura, autoridad y responsabilidad (Estructura organizacional)

El arte de administrar es la capacidad de delegar trabajo a través de otras personas y no solo haciendo el trabajo por sí mismo. La tarea del líder es poder pensar, analizar informar, organizar, planificar, tomar decisiones estratégicas. El miedo a delegar sobrecarga al administrador con los problemas de la Pyme, hace perder el talento de los otros, genera estrés, desmotiva a los empleados, reduce la productividad y disminuye el ritmo de crecimiento de la empresa. Delegar responsabilidades es la causa de contar con una planeación estratégica enfocada en una cultura organizacional, en la disciplina de la administración, la toma de decisiones enfocadas en las prioridades y objetivos, dando direccionamiento, confianza y satisfacción al recurso humano.

Sacar del negocio mucho dinero para gastos personales. (32)

Hace cumplir con la responsabilidad (Autoridad y responsabilidad)

Uno de los principales motivos del fracaso de las PYMES es la falta de conocimientos en la administración por no saber separar las finanzas personales de las del negocio. No es una buena práctica utilizar la cuenta del negocio para cubrir los gastos personales, generando un descontrol de los recursos económicos por parte sus propietarios, a falta de una cultura de compromiso que transfiere iliquidez y disminución del capital de trabajo a la Pyme. Para tener un negocio exitoso se debe comenzar por tener un orden, manteniendo una cultura del ahorro y llevando con claridad los gastos e ingresos originados de su actividad económica.

Mala selección de socios. (33)

Demuestra compromiso con la

integridad y los valores éticos (Integridad y valores éticos

La selección de los socios del negocio obliga a conocer los hábitos, la personalidad, identificar visiones y metas similares, establecidos dentro de un marco ético que permita tomar decisiones justas y enfocadas en beneficiar a todo el personal e impactar en la estabilidad de la Pyme. Dada la importancia que tienen los proveedores para el cumplimiento de la misión de la Pyme, éstos deben ser vistos y tratados como socios estratégicos del negocio, y su selección no puede ser un proceso uniforme focalizado en el criterio de costo unitario mínimo, ya que la relación debe aportar valor agregado para ambas partes, relativas a la capacidad de innovación, calidad de los productos-servicios, posición competitiva y flexibilidad.

FACTOR

AFECTACIÓN A LA COMPAÑÍA

TRATAMIENTO DEL RIESGO

Falencias en política de personal. (11)

La falta de precisión en la redacción de las políticas de personal afecta negativamente las Pymes en la contratación y administración del personal, generando crisis para la accesibilidad a personal talentoso, en la inexistencia de contratos de trabajo, la no afiliación al sistema general de seguridad social y riesgo laboral, el incumplimiento con el pago de salarios mínimos, la desinformación del dueño sobre aspectos legales, la carencia de estrategias de colaboración, el incumplimiento de  archivo documentado, la ausencia de nuevos liderazgos y prácticas laborales, lo cual es motivo de aumento en la rotación de personal con sus efectos en los costos de selección y capacitación, niveles de productividad y satisfacción del cliente, y como resultante de todo ello caída en la rentabilidad.

Para mitigar este riesgo es necesario mejorar el Manual de funciones y competencia laborales, que permita mantener documentado a los socios de la Pymes sobre aspectos legales de los trabajadores, celebrar los contratos con claridad de las funciones a realizar, horarios y beneficios, gerencia con el ejemplo a los colaboradores para generar compromiso, regularse por normas y procedimientos establecidos, tener una cultura de cumplimiento, asesorarse en procedimiento laboral preventivo. Tener claro que el manejo adecuado de una determinada situación a lo interno de las relaciones laborales puede ahorrar grandes gastos en el futuro o bien reducir los riesgos empresariales.

Problemas de materias primas. (18)

El requerimiento de materias primas difíciles de adquirir, representa una amenaza para el desenvolvimiento de las actividades de la Pyme, que puede afectar el óptimo abastecimiento de materiales e insumos para la producción, el stock de los inventarios y los  productos terminados,  llegando a generar elevación de los costos directos, baja rentabilidad,  perdida de participación en el mercado,  disminución de la competitividad, dependencia de terceros, llegando a impactar directamente en el Estado de resultados de la  Pyme.

Realizar un estudio de mercado que permita identificar los diferentes riesgos externos, que pueden incidir en el aprovisionamiento de materias primas, con el fin de mejorar el proceso de compras y almacenamiento, ajustándolo a las realidades actuales, las condiciones del mercado y las políticas empresariales de la Pyme, minimizando las posibilidades de improvisación y/o dependencia de las condiciones de terceros.

Excesiva centralización en la toma de decisiones. (26)

La gestión dependiente en las decisiones centralizadas de la Pyme, aprueba menor tiempo para administrar y  genera un clima de desconfianza entre el personal del negocio,  pues al no delegar responsabilidades se afecta el funcionamiento de la empresa, la agilidad en los procesos, el cumplimiento de objetivos, los costos  improductivos, la identidad y pertenencia del recurso humano, situaciones que llegan a impactar negativamente el Estado de resultados de la Pyme.

Definir una estructura administrativa y línea de mando, que permita asignar y delegar funciones, delimitando responsabilidades con el objetivo de resolver oportuna y acertadamente los requerimientos propios de la gestión empresarial, que redunde en el resultado satisfactorio del equipo de trabajo.

Sacar del negocio mucho dinero para gastos personales. (32)

El flujo de caja de la Pyme se basa en liquidez y no en el beneficio, ya que la gestión de estos recursos económicos permite conocer la capacidad de la Pyme para afrontar sus obligaciones, en función de la programación de compromisos adquiridos. Las consecuencias de utilizar la cuenta del negocio para cubrir los gastos personales, llegan a ser muy perjudiciales para la Pyme, al momento de caer en cesación de pagos de crédito, impuestos, nóminas, a falta de liquidez para afrontarlo, afectando la reputación del negocio, el reporte negativo a centrales de riesgo, los sobre costos en el pago de impuestos, proveedores y acreedores, así como conflicto con los trabajadores por retraso en los periodos de nómina.

Para eliminar el riesgo es necesario realizar una planeación de finanzas estratégica para la Pyme, garantizando una educación financiera a los socios, que permita un uso adecuado del flujo de efectivo y asegurando continuar con la sana operación del mismo, para cumplir con los compromisos de terceros y seguir creciendo en su labor misional.

Mala selección de socios. (33)

La evaluación deficiente de los socios puede ocasionar grandes conflictos en el relacionamiento con los grupos de interés y hasta el fracaso de la Pyme, como producto de los problemas derivados de desacuerdos entre sí, que afectan el logro de los objetivos operacionales del negocio como resultado de solicitar cotizaciones incorrectas y no estandarizadas, evaluación de únicamente el precio, desconocer costos indirectos que afectan el costo total, no alineación de los procesos con las necesidades, ignorar el historial del proveedor, no analizar la capacidad de entrega y no cotizar con otros proveedores.

Para mitigar este riesgo, la opción ideal es invertir en un riguroso proceso interno de Gestión estratégica para la evaluación de socios proveedores, adaptado a las necesidades específicas de la Pyme, evitando errores en el proceso para asegurar que la Pyme sea atendida por los mejores profesionales disponibles y evaluar la calidad que brinda el socio.