Caracterización de los formatos solicitud de compra de suministros.

Caracterización de los formatos solicitud de compra de suministros.

-      Favor leer detenidamente antes de diligenciar los formatos que requieran y tener en cuenta las recomendaciones e instrucciones dadas por la Coordinación de Almacén y archivo:

1.       El formato no puedo ser alterado, no se pueden eliminar ni agregar filas, las referencias allí descritas son las únicas autorizadas para el pedido ordinario, aquellos otros elementos que se entregaban y estadísticamente no eran de grandes volúmenes fueron excluidos, los mismos en caso de necesitarse deberán solicitarse por requerimiento extraordinario según formato institucional, en donde se evaluara la pertinencia de su entrega.

2 Por directriz de la empresa el pedido se realiza trimestralmente, se debe verificar y evaluar la necesidad de  los insumos a solicitar .

3.     Después de evaluar  la necesidad,  se procede a registras la solicitud de los insumos que se requieren y se le envía al jefe inmediato,  quien a su vez registra la solicitud de las demás cedes y realiza consolidado,  luego lo envía a la coordinadora de almacén y archivo.

4.       El Campo 3 de cada uno de los formatos denominado “Recepción del pedido ordinario”   NO debe ser diligenciado. Este se diligencia en el momento en que el proveedor hace entrega de los elementos o insumos; para esto el proveedor presentará una copia del pedido a cada área.

Caracterización  de la solicitud por almacén y archivo

1.  INFORMACIÓN GENERAL DEL PEDIDO: Se deben registrar cada uno de los datos correspondientes a la persona encargada de consolidad el pedido del área, dependencia UEN o municipio.

2. DESCRIPCIÓN DEL PEDIDO ORDINARIO: En este campo se tienen identificados los elementos que pueden ser solicitados de acuerdo a la necesidad.  Estos se dividen en tres grupos: Papelería, Aseo y cafetería; de acuerdo a las condiciones del solicitante, los pedidos de cafetería no aplican para todos.

3. RECEPCIÓN DEL PEDIDO ORDINARIO: En este campo, se registran los datos de la recepción del pedido, de acuerdo a la solicitud hecha; si el pedido se recibe a conformidad, se firma para aceptar la entrega, de lo contrario se hacen las observaciones a que haya lugar, por su parte, el funcionario del área de almacén y archivo firma para aceptar la entrega del pedido.  Para el caso de los municipios, en el momento de la recepción del pedido, el responsable de su revisión deberá diligenciar este espacio y enviarlo en medio físico y/o magnético al área de almacén y archivo, aprobando la recepción del mismo.

Nota: La jefatura administrativa y financiera, da la aprobación tanto de los insumos solicitados y las cantidades, para lo cual registra su aprobación o desaprobación en la columna denominada Autorizado, indicando la cantidad efectivamente autorizada.

PEDIDOS ORDINARIOS ESPECIALES

CONDICIONES PARA EL ENVÍO DE LA SOLICITUD DEL PEDIDO

* Oficinas Áreas Corporativa: Para el caso de las áreas corporativas, este pedido se consolida por área, el cual es enviado directamente al área de almacén y archivo para su respectiva gestión.

* Oficinas áreas regionales: El responsable de cada área, consolida el pedido según corresponda, y se envían a la jefatura administrativa y financiera para su revisión y aprobación para posteriormente enviar consolidado al área de almacén y archivo para su gestión.

* Oficinas Municipales: El responsable de cada municipio, se encarga de diligenciar el formato y enviarlo dentro de las fechas establecidas, al zonal según corresponda, a su vez el zonal, hace en consolidado de los municipios de su zona, y los envía a la jefatura administrativa y financiera para su revisión y aprobación

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