Compras Y Suministros

EL SISTEMA DE COMPRAS Y SUMINISTRO EN LAS ORGANIZACIONES.

Básicamente se entiende por “materiales” los productos que pueden almacenarse para su posterior utilización como insumos en la elaboración de un bien o en la prestación de un servicio.

La Administración de los Recursos Materiales (ARM) incluye actividades como: la consecución de elementos de la calidad adecuada, a un precio correcto y en el momento oportuno; la comprobación, en cuanto a cantidad y calidad, de los materiales en el momento de su recepción; su almacenamiento, en condiciones adecuadas de conservación, hasta que se necesiten; y su uso prudente.

Cualquier falla en una de estas actividades puede salir, a la larga, más costosa que el valor mismo de adquisición de los materiales.

La utilidad de los materiales o equipos adquiridos no es responsabilidad de la ARM. Sin embargo, esta dependencia puede y debe asesorar a la unidad que solicita nuevos artículos o equipo, antes de proceder a la compra. Ocurre a veces que una dependencia solicita equipo técnico sin contar con operarios adiestrados para manejarlo, ni haber tomado medidas para incorporarlos. Otras veces se solicita equipo caro con fines de exhibición más que de uso. El personal de la ARM hará bien en ponerse en guardia ante este tipo de solicitudes.

Los materiales de uso frecuente y repetitivo pueden requerir inspecciones y reparaciones periódicas, por lo cual -si la organización es grande- puede suceder que la dependencia encargada de la ARM necesite sus propios talleres de reparación y mantenimiento para: vehículos, computadores, equipos de comunicación, y elementos de oficina. Si no se dispone de una unidad de mantenimiento y reparación será necesario obtener esta clase de servicios externamente, mediante contratación con terceros.

Los recursos materiales representan una inversión importante de la organización, lo cual exige que se establezca un sistema de administración de estos recursos, cuyos componentes más importantes son:

• Normalización y simplificación de los materiales utilizados en la institución.

• Técnica de compras eficiente; oportuna y efectiva inspección al recibo de los artículos; y formas adecuadas de incorporación del material a la entidad.

• Almacenes localizados convenientemente, con facilidades de almacenamiento seguro y ordenado, con registros apropiados, y con un sistema regularizado para dar salida a los materiales.

• Provisión oportuna de los materiales al sistema productivo.

Funciones y actividades

En la Administración de los Recursos Materiales deben cumplirse básicamente cuatro (4) funciones principales: normalización, adquisición, almacenamiento y control.

Con la normalización se establecen las características de lo que se debe comprar, de cómo almacenarlo y de la forma de distribuirlo. Una de las finalidades importantes de esta función es la de procurar que en la organización se empleen tamaños y calidades de los distintos materiales tan poco diferenciados como lo permitan las características del sistema productivo. Una reducción en la variedad de tamaños y calidades de los materiales empleados en el proceso productivo u operativo, dará como resultados muchas economías:

• Habrá que pedir menos cotizaciones y entregar menos órdenes de compra.

• Las órdenes de compra podrán referirse a mayores cantidades y, por consiguiente, podrán obtenerse mejores precios.

• Habrá que inspeccionar e incorporar al almacén menos envíos de materiales.

• Se necesitará menor diferenciación en los espacios para los materiales en los almacenes.

• Se pagará un menor número de facturas.

• Se tendrán que hacer menos asientos de entrada en los registros de almacén.

En la función de normalización se desarrollan las actividades de: selección/estandarización, especificación, clasificación, y codificación de los materiales.

A la función de adquisición le corresponde la compra de los elementos que necesita el sistema productivo y la venta de materiales no utilizados o inservibles. Las actividades que corresponden a esta función son las de: compra, inspección y venta.

Una compra eficaz requiere registro de adquisiciones anteriores, lista de vendedores y empresas abastecedoras, un procedimiento sistemático para la obtención de cotizaciones, y un plan para seguir la marcha de los pedidos de compra, una vez cursados.

Cuando se reciben los materiales adquiridos, deben inspeccionarse para comprobar su calidad y cantidad, antes de introducirlos en los almacenes y de que se aprueben las facturas para su cancelación. De lo contrario pueden pagarse materiales de calidad inferior a la especificada, o que no han sido recibidos.

Para la venta de materiales no utilizados y/o inservibles, deben establecerse los procedimientos para darle estas calificaciones a ciertos materiales, y se debe, también, fijar las normas que regulen el proceso de su venta o desecho.

El almacenamiento tiene a su cargo la recepción, conservación y distribución de los materiales. Dentro de esta función se cumplen las actividades de: acopio, mantenimiento de la calidad, movilización, transporte, y distribución de los materiales.

La entrega de materiales en el lugar preciso y en el momento oportuno requiere que el almacenamiento esté localizado en un lugar conveniente, desde donde el material pueda trasladarse rápida y económicamente al lugar donde se necesita.

El almacenamiento de material suelto, en varios puntos dispersos de la unidad operativa, en lugar de hacerlo en almacenes apropiados, determinar la disponibilidad en las dependencias de cantidades excesivas de algunos materiales, lo cual ocasiona que se tengan fondos innecesariamente comprometidos. Esta práctica induce también a un derroche en el consumo de materiales y generalmente da como resultado que determinados elementos no estén disponibles cuando se necesitan, porque ninguna persona o dependencia es concretamente responsable de las existencias.

En los depósitos o almacenes apropiados, el encargado del registro de los materiales tiene, en general, la obligación de preparar los pedidos

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