Compras Y Suministros

UNIDAD 2.

Gestión de inventarios

CAPITULO 1. CONCEPTOS Y DEFINICIONES

Un inventario es una provisión de materiales o piezas que tiene por objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de los clientes.

Para la correcta gestión de materiales la comprensión de la naturaleza de la demanda existen dos puntos de partida. Independiente o dependiente.

Demanda independiente: es aquella que se ve influenciada por condiciones de mercado que están fuera de control y son independientes de las operaciones de la

Compañía.

Demanda dependiente: El inventario en este caso es calculado a partir de la demanda pronosticada, también se conoce como demanda derivada

Los inventarios: se considerar como una de las funciones más importantes dentro de una organización ya que proporcionan un buen servicio al cliente, también para el área de operaciones asegura una producción homogénea y eficiente.

El propósito de los inventarios es: ofrecer un servicio adecuado a los clientes, desacoplamiento en las diferentes operaciones en la secuencia, empezando por las materias primas, pasando a través del proceso de producción y los almacenes.

1.1. Necesidad del inventario

Es importante manejar un inventario, para saber cuánto tenemos y cuanto falta tanto en el almacén como en los pedidos. Por tal razón es necesario conocer la cantidad de cada artículo, y la situación de los pedidos pendientes por completar.

El control de inventarios estaría relacionado indirectamente con compras, en el caso que se tienda a disminuir los costos de las existencias; por ejemplo conseguir que los proveedores mantuvieran un inventario en beneficio de la empresa sin que le costase nada más a ésta

1.2. Clases de inventario

Existen diferentes clases de inventarios dependiendo la actividad que realiza la empresa.

En una empresa industrial se manejan inventarios de materias primas, de productos en procesos (WIP), de productos terminados y de artículos de mantenimiento, en una empresa comercial existen inventarios de productos terminados o de muebles de oficina.

Los inventarios pueden dividirse en cuatro categorías:

Inventario de materias primas.

Es el inventario de los materiales, piezas y productos semiterminados fundamentales, para la elaboración de un producto.

Inventario de productos en proceso

Es el inventario de los componentes que se encuentran en las diferentes etapas de la fabricación.

Inventarios de productos terminados.

Son los inventarios del resultado final del sistema de producción, generalmente se guardan en almacenes apropiadamente acondicionados hasta el momento de su despacho.

Inventario de mantenimiento, reparación, operaciones

Son los inventarios de repuestos, productos de aseo, muebles de oficina que son los productos o artículos que no intervienen directamente en el proceso de fabricación.

Toda empresa debe realizar un inventario en su almacén al menos una vez por ejercicio, se pueden aplicarse diversos procesos de inventarios para tal fin encontramos:

Inventario en día fijado es aquel que se realiza en una fecha clave.

Inventario permanente es aquel que permanentemente se encuentra en revisión

Inventario cíclico es aquel donde se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales, permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos obsoletos

Inventario por muestreo es aquel donde se seleccionan aleatoriamente y se cuentan físicamente en la fecha clave de balance

1.3. Costos de mantener inventario

Los costos a considerar en el manejo de inventarios deben representar los desembolsos por gastos o consumos o por las oportunidades no aprovechadas de obtener una ganancia cuando se dispone de un espacio para almacenamiento y no pueda utilizarse para otros fines productivos, cuando el espacio es arrendado o si se puede utilizar para otros fines productivos se justifica un cargo o costo adecuado.

Los costos ocasionados dentro del manejo de inventarios se pueden clasificar en: Costos financieros y administrativos, Impuestos y seguros a las mercancías,

El almacenamiento excesivo de mercancías obliga a mantener dinero inmovilizado, eleva los impuestos por patrimonio que deben pagarse al gobierno.

En la mayoría de los casos las mercancías son aseguradas contra robo, incendio, pérdidas, catástrofes, etc. el pago de estas pólizas representan un sobre costo a su almacenamiento.

Equipo de oficina: la depreciación de escritorios, máquinas, kárdex, etc., será igualmente un costo imputable al funcionamiento del almacén.

Mantenimiento y servicios: se relaciona con la reparación de los locales y los pagos por servicios públicos.

Vigilancia y administración: comprende todos aquellos conceptos, por sueldos, primas, horas extras, bonificaciones, cesantías, intereses sobre las cesantías, etc.

Costos por almacenamiento de mercancías

Hoy en día para las compañías, una de las necesidades de mayor importancia es la que consiste en el almacenaje de lo adquirido para así poder contar con los artículos necesarios en las entidades requeridas, con la oportunidad debida y en el lugar que se necesitan.

En todas las organizaciones, sean industriales o comerciales, o existan almacenes; para ello hay que recordar que producir es contar con la materia prima conveniente, para elaborar el producto y este será vendido y dará lugar a una nueva producción.

Costo por obsolescencia, deterioro y re-empaques: son los productos vencidos, deteriorados y cambio de presentación, que deben tener bodega de almacenamiento y control de inventario

Bodegaje: cuando no se tienen bodegas propias o son insuficientes, los pagos de arrendamiento de las mismas, son costos considerables que pesan sobre el almacén.

Costo de transporte interno: se debe considerar la depreciación de los equipos utilizados en la movilización de mercancías, además de la mano de obra dedicada a su manejo dentro del almacén.

Costos indirectos: son todos aquellos costos de la Presidencia; Departamento de Servicio; etc. que se asignan al almacén como parte de su funcionamiento, aunque dichos costos no se causan directamente en el mismo.

Costos por elaboración del pedido

Son aquellos que se ocasionan al realizar una reposición y/o entrega de mercancías.

Confección de la orden de compra: Incluye el tiempo del empleado que notificó la necesidad de una compra, una manera práctica de precisar estos tiempos es realizando un seguimiento de todos los pasos necesarios desde que se detecta la necesidad de un pedido, hasta que la orden de compra llega al proveedor

Comité de compras: cuando se requiere la aprobación de un comité, el trámite de reposición se vuelve más costoso por el tiempo y salario de las personas que intervienen en él.

Recolección de mercancías: se realiza en los casos de importaciones o compras fuera de la ciudad se hace necesario pagar los gastos de acarreo.

Recepción y control de mercancías: dichos costos se relacionan con el chequeo de las mercancías para determinar si cumplen los requisitos de cantidad y calidad exigidos y también tienen que ver con la colocación de las mismas en los depósitos.

Registro del movimiento es el trabajo empleado para anotar en el registro que lleve la empresa.

Pago de la factura: implica todos los trámites y el papeleo necesario que se realiza antes de entregarle el cheque al proveedor.

1.4. Costos por escasez o agotamiento de mercancías

Llamada también ruptura de inventarios, tienen que ver con los perjuicios que se ocasionan cuando el almacén no puede despachar en forma total la cantidad de artículos solicitados.

Los costos causados por el incumplimiento en un pedido se clasificarse así:

Costos ocasionados al proceso productivo: cuando los departamentos de producción no reciben los materiales necesarios para su funcionamiento, ocasionando pardas de los procesos y por ende cause grandes pérdidas económicas a la empresa, o no le permita realizar ciertas ganancias.

Costos por un mal servicio al cliente: es un objetivo importante en la mayoría de los sistemas de planeación y de control de los inventarios, y una parte muy importante del problema de llegar a una política de inventarios razonable la constituye una evaluación del valor del servicio al cliente, o de la pérdida sufrida por un servicio deficiente.

Es lógico que si queremos siempre nuestros pedidos en un 100%, debemos mantener más inventarios que si cumplimos solamente el 85% o 90% de ellos. Esta cantidad adicional de existencias representan un sobrecosto para la empresa. La gerencia debe determinar si este sobrecosto justifica las mejoras en el servicio y buscar una situación equilibrada y razonable.

1.5. Clasificación ABC

Cuando no se ha formalizado ningún modelo de control de existencia o no es prioridad de la empresa, una herramienta de gran utilidad es el sistema de clasificación ABC, su fundamento está en el principio de Vilfrido Pareto, que dice: "en una serie de elementos a controlar, una pequeña fracción del número de estos, siempre es responsable de la mayor parte del efecto el sistema ABC se conoce

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