Caso Notaria Siglo XXI

1. ¿ Cuál es el modelo de negocios de una notaría?

Nosotros creemos que la NOTARÍA SIGLO 21 maneja un sistema de negocios por competencias, y un sistema de negocios monopólico.

Porqué por competencias? Porque podemos analizar que es una notaría muy organizada, eficiente y eficaz, está enfocada en los problemas de los clientes y en las debilidades de la competencia.

Y creemos que es un modelo de monopolio, porque las mismas competencias que la NOTARÍA tiene les hace que sea única en el mercado que satisface las necesidades de los clientes superando a la competencia

2. Valores y principios que debe manejar una notaría y porque?

Respeto: Hacia los clientes y hacia la LEY NOTARIAL

Discernimiento: tener buen juicio a partir de lo cual se percibe y se expresa

Esfuerzo: valor, fuerza, ánimo o energía ( 3 departamentos) cada día para superarse y cumplir con las expectativas de los clientes y de el notario

EFICIENCIA: Elaborar lo mas rápido todos los tramites pero con,

EFICACIA: Lograr que todos los clientes resulten satisfechos con el trabajo realizado

3. Misión, visión, objetivos de largo plazo que debería tener una notaria?

MISION: Brindar un servicio de calidad a sus clientes manteniendo un nivel de alta calidad manteniendo siempre la rapidez y eficiencia jurídica

VISION: Establecerse en el mercado con un nivel alto de competitividad, ofreciendo distintos tipos de servicios, asegurar la satisfacción de los clientes en su demanda.

OBJETIVOS: Servir a sus clientes de una manera eficaz y productiva de forma que exista un crecimiento de esta en el mercado, previendo épocas o fechas especiales del año ofrecer distintos tipos de servicios.

4. Matriz de factores internos y externos de una notaria, indicando cuales son los factores de mayor relevancia y porque ¿Qué estrategias utilizaría para sacar el mayor provecho de la información que entrega a la matriz elaborada?¿cuales son los mayores riegos de una notaria?

Factores internos y Externos :

Amenazas:

Cada año la ley notarial es modificada

El cobro de aranceles

Oportunidades:

Gran demanda en el mercado

Épocas o fechas de demanda alta

Estrategias utilizadas para sacar el mayor provecho a la información se sugeriría como la implementación de procesos eficaces que reduzcan el tiempo dedicado a la elaboración de escrituras junto con la personalización del servicio para el cliente

Los mayores rie3sgos que se debería considerar es la falta a la ley notarial pues una ves infringida se puede llegar hasta instancias judiciales, y perder el lugar de trabajo.

5. ¿Qué competencias debe tener o desarrollar el personal de una notaria?

- A nuestra consideración deben tener la capacidad de redactar documentos.

- La capacidad de estar informados y al día del entorno político y legal.

- Un amplio conocimiento del derecho.

- La capacidad de desarrollar iniciativa para tomar decisiones.

- La capacidad de orientarse al cliente y enfocarse en las necesidades del mismo.

- El personal debe ser capaz de adaptar un dialecto que pueda ser comprendido por los clientes es decir tener un dominio del lenguaje y la gramática combinado con la redacción.

- El cumplimiento en los plazos de entrega de las escrituras.

- La capacidad de involucrarse con las políticas y métodos que la notaria promulga y practica.

6. ¿Cómo evalúa la atención y servicio que se practica en la notaria?; ¿Cuál sería su propuesta respecto a la atención y servicio al cliente?

Nosotros creemos que la atención y el servicio son de calidad media por que si bien es cierto la elaboración de las escrituras es bastante rápida en relación a la mayoría de notarias pero por otro lado la atención al cliente no es la adecuada ya que el mismo contador es el que realiza los cobros y él es quien te que ocuparse de ayudar y asistir a los amanuenses lo que lo distrae del cobro y a esto hay que agregarle que miembros del personal ayudan y atienden a personas que no ha hecho fila lo que causa malestar y los clientes se pueden sentir irrespetados por estas irregularidades lo mismo se suscita en la oficina del notario.

Nuestra propuesta es contratar a alguien con experiencia como cajero/a para que se dedique exclusivamente al cobro de los aranceles para que el contador pueda asistir de mejor manera al resto del personal y se enfoque en otras actividades.

Después puede verificar junto con el cajero/a las tracciones que se han hecho en el día.

Con el tiempo habilitar otra ventanilla para el cobro de los aranceles de las escrituras.

Establecer un orden para el ingreso de los amanuenses a la oficina del notario es decir que ingresen uno por uno anunciándose y esperando que el notario les otorgue el permiso para pasar, controlar a los empleados que incumplan con este orden.

7. ¿Cómo organizaría una notaria justificando su propuesta?

Mantendría la mayor parte de la organización establecida en este caso.

La modificación que haría, es añadir el área de cajeros al departamento financiero y delegarle funciones especificas al contador como los de elaborar las tablas de valores, realizar los asientos contables, preparar los estados financieros e informes y controlar las transacciones que realizan los cajeros, mantendría la autonomía del jefe del departamento financiero en la toma de decisiones y el notario podría controlar su desempeño con los resultados que se obtenga del mismo departamento.

En las otras áreas si recomendaría que cualquier decisión de los jefes de departamento tenga la aprobación previa del notario.

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