Como se da un Reingenieria Administrativa

Reingeniería Administrativa, Operativa  y Comercial de

Importaciones Saravia Espinoza

Introducción:

La reingeniería de procesos es un rediseño radical y la re-concepción fundamental de los procesos de una empresa para lograr mejoras dramáticas en costos, calidad, servicio y rapidez.

Está destinada a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementar las estrategias y políticas de una organización.

Es un modo planificado de establecer secuencias nuevas en los procesos administrativos; con la intención de elevar la eficiencia y la eficacia de la empresa para alcanzar un balance estable y positivo.

Se trata de una reconfiguración profunda del proceso e implica una visión integral de la organización. La reingeniería es radical de cierta manera, ya que no se trata solamente de mejorar los procesos, sino que busca reinventarlos con el fin de crear ventajas competitivas osadas e innovar en las maneras de hacer las cosas. Una confusión usual es comparar la reingeniería de procesos al rediseño organizacional, no hay que confundir, son los procesos y no las organizaciones los sujetos a reingeniería.

Análisis de la situación:

Desde hace algunos años ISE, al igual que muchas empresas nacionales, viene atravesando una crisis provocada principalmente por dos factores: uno es la inestabilidad económica que afronta el país y otro son las debilidades de nuestra organización para afrontar dicha crisis. La inestabilidad económica no va a desaparecer por lo pronto y por ende la crisis tampoco, a menos, que nos ajustemos rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado, tratando de ser competitivos en costos y ofertas de productos; así como rendir el máximo de calidad y servicio al cliente. Un elemento a considerar es que actualmente son los clientes quienes dicen a sus proveedores que es lo que quieren, cuando lo quieren y cuánto están dispuestos a pagar.

Adicionalmente a esto debemos considerar la proliferación de muchos importadores y distribuidores, creando una mayor competencia en el sector ferretero; igualmente muchos minoristas ahora se dedican a la importación directa de algunos de sus productos de mayor venta, principalmente por la “vía libre” de las excursiones, obteniendo así costos bajísimos y por ende precios para nosotros inalcanzables.

Por otro parte, la crisis financiera de nuestra empresa ha incidido en la pérdida de la capacidad de negociación con nuestros principales proveedores y pérdida de valores añadidos que estos nos ofrecen, agravando aún más la situación y convirtiéndose esto en desventaja competitiva.

A lo interno nuestra empresa presenta una serie de factores que derivan de igual forma en desventaja competitiva, siendo estos los siguientes:

• Nuestra empresa no posee una misión, visión, objetivos y metas claramente establecidos; los cuáles sean bien conocidos y entendidos por todo el personal.
• En la parte administrativa no se cuenta con un Organigrama que defina claramente, más que los niveles jerárquicos, las funciones y las responsabilidades, tanto del personal administrativo como del personal operativo; por cuanto existe una alta dependencia de las áreas con la Gerencia.
• En todas las áreas no se cuenta con formatos predefinidos para los reportes; tales como Reportes de Ventas, Reportes de Inventarios, Reportes de Cuentas por Cobrar y Reportes de Gastos.
• No existe un Manual de Procedimientos que sirva como base para la realización de las tareas básicas en el área administrativa y principalmente en el área operativa.
• No existe un Reglamento Interno de obligatorio cumplimiento que defina condiciones, derechos y obligaciones laborales a las que deben sujetarse todos y cada uno de los miembros de la empresa.
• En el área Financiera falta de un control correcto, constante y exacto; ya que no se aplican principios básico de finanzas como los son el análisis de los Estados Financieros, la elaboración de un Flujo de Caja y la Fijación del Punto de Equilibrio de la empresa.
• En el área de Crédito y Cobranzas falta información de clientes y una buena parte de la información existente está incompleta y desactualizada.
• En el área de Crédito y Cobranzas no existe una Calificación y Segmentación de Clientes que permita establecer estrategias comerciales efectivas.
• En el área de Comercialización no existe una Política de Ventas que indique los procedimientos y el tratamiento a cada clase de cliente.
• En el área de Ventas no existe una asignación de metas y control del cumplimiento de las mismas para cada asesor comercial.
• En el área de Importaciones no existe un proceso bien definido para la selección y clasificación de Proveedores.

Planteado todo lo anterior identificaremos nuestros principales puntos fuertes para aprovechar las oportunidades que nos da el mercado en el que nos movemos, procurando suprimir o al menos corregir nuestros puntos débiles para de alguna manera reducir o eliminar las amenazas derivadas de factores no controlables del exterior.

ANALISIS DAFO (FODA)

DEBILIDADES:

• Falta de Capital de Trabajo.
• Recursos humanos sin capacitación y desmotivados.
• Funciones y Responsabilidades del personal no organizadas.
• Tiempo de atención al cliente demasiado largo.
• Índice de Recuperación de Cuentas por Cobrar desconocido.

AMENAZAS:

• Competencia actualizada con nuestra situación financiera y sistema de operación.
• Conducta deshonesta y anti ética de proveedores actuales.
• Aparición de muchos proveedores con productos sustitutos.
• Incremento excesivo de precios por parte de proveedores.
• Presión Tributaria y Política Fiscal voraz y arbitraria.

FORTALEZAS:

• Preferencia y fidelidad mayor al 50% de clientes actuales.
• Buenas relaciones comerciales con proveedores.
• Colaboradores con amplia experiencia y conocimiento del sector.
• Sistemas Informáticos adecuados y adaptados a las necesidades.

OPORTUNIDADES:

• Importación de productos con origen y procedencia de países con TLC.
• Importación y Comercialización de productos vinculados a la actividad agrícola. (Productos Exonerados)
• Desarrollo y Ampliación de relaciones comerciales con clientes estratégicos.
• Captación de la demanda derivada por la política comercial de competidores.
• Ubicación privilegiada e infraestructura óptima para el desarrollo del negocio ferretero.

Propuesta Misión y Visión:

Misión

Comercializar y Distribuir productos ferreteros de calidad, que superen las expectativas de nuestros clientes, generando valor para nuestros accionistas, beneficio a nuestros trabajadores y tratando justa y profesionalmente  a nuestros socios comerciales.

Visión

Realizar ventas en todo el territorio nacional, teniendo como base la relación total y estrecha con los clientes, lo que nos dará un diferencial único que nos identifique y a la vez nos haga más competitivos, alcanzando y manteniendo un liderazgo en el mercado.

Declaración de Objetivos

Objetivo General

• Fortalecer y Aumentar el volumen de las Ventas en las diversas regiones del país a través de la diversificación de la Distribución y la Comercialización.

Objetivos Específicos

• Alcanzar un crecimiento de ventas en un promedio de 20% mensual durante el segundo, tercer y cuarto trimestre del año 2014.
• Desarrollar e implementar un Plan de Capacitación y Motivación al personal de ventas y al personal operativo con recursos internos.
• Reducir los Gastos Totales en un promedio del 5% trimestral hasta el final del año 2014.
• Alcanzar un stock mínimo en productos “A” del 80% para finales del año 2014, identificados mediante el Principio de Pareto.

Metas Estratégicas

• Realizar una Investigación de Mercado para determinar la demanda esperada de cada línea de productos.
• Desarrollar las ventas a los segmentos Industrial y Empresarial, como nueva alternativa expansiva.
• Implementar el uso del Comercio Electrónico como medio de penetración a nuevos segmentos de mercado.
• Implementar el uso de la comunicación electrónica fluida entre las áreas de la empresa como base de las operaciones diarias.

Actividades a desarrollar

• Elaborar formatos de reportes electrónicos en las principales áreas e implementar su utilización.
• Realizar un plan de visitas a clientes importantes de la empresa, por parte de Cobranzas y Ventas, durante el año 2014.
• Elaborar una clasificación y segmentación de clientes en base a capacidad de compra y de pago.
• Elaborar un diagrama de Ventas Proyectadas para el segundo, tercer y cuarto trimestre del año 2014.
• Asignar cuotas de venta mensuales a cada asesor comercial de acuerdo a la proyección de crecimiento para el año 2014.
• Elaborar un programa de planificación de ventas de asesores comerciales y definir un calendario de evaluación de resultados para el año 2014.
• Elaborar un flujo de efectivo y conocer la capacidad real para generar dinero de la empresa.
• Determinar el margen bruto de operación para el resto del período 2014.
• Elaborar e implementar la Política de Ventas y para el año 2014.
• Elaborar una política de compra, selección y clasificación de proveedores.
• Elaborar calendario de presentación de informes la Gerencia General para el año 2014.

Normas Laborales de Importaciones Saravia Espinoza

• El horario de trabajo será de las 08:00 am a las 05:00 pm de Lunes a Viernes y de 08:00 am a 02:00 pm el día Sábado, incluyendo el horario de almuerzo; el personal de ventas, facturación y bodega debido a la naturaleza de sus funciones, deberán de turnarse durante el horario de almuerzo.
• Todos los empleados estarán obligados a marcar su hora de entrada y salida a la jornada laboral.
• No será permitido las salidas durante la jornada laboral, de ser necesarias deberán de ser justificadas y autorizadas debidamente.
• Las ausencias a la jornada laboral deberán ser autorizadas por la administración; aún en caso de cita médica, posterior de la cual se debe presentar la correspondiente constancia.
• No están permitidos actos de indisciplina o incumplimiento de obligaciones laborales  durante la jornada, si ocurren serán sancionados por la administración.
• Permanentemente el personal deberá asumir normas de austeridad y ahorro, así como velar por el cuido y uso adecuado de los equipos asignados a su cargo durante el desempeño de la jornada laboral.
• No está permitido el consumo de alimentos fuera del horario establecido de común acuerdo con la administración.
• No está permitido el uso de los equipos electrónicos asignados para actividades ajenas a la jornada laboral.
• Está prohibido el uso de Teléfonos Móviles, Reproductores Electrónicos y artículos similares de tal manera que ocasionen atraso a la jornada laboral.
• No está permitido el uso de equipos, papelería e insumos de oficina de la empresa para actividades ajenas a la misma.
• Cumplir  con las obligaciones enumeradas en el Capítulo V artículo No.18 del Código del Trabajo de la república de Nicaragua vigente.
• Las presentes normas pueden ser cambiadas o modificadas por la gerencia de la empresa, en el momento que sea necesario previas información a todos los miembros de la empresa.

Estas normas quedan vigentes a partir del lunes 31 de marzo del año 2014.

Funciones del Gerente Administrativo

• Planificar, organizar, dirigir, controlar y supervisar junto con el responsable de cada área las principales actividades encaminadas al cumplimiento del objetivo general de la empresa.
• Planificar, organizar, dirigir, controlar y supervisar las principales actividades encaminadas al cumplimiento de los objetivos específicos de cada área de la empresa.
• Garantizar la eficiencia y la efectividad del trabajo durante el desempeño en las actividades diarias.
• Mantener el flujo de la  información constante tanto en manera ascendente como descendente en la organización.
• Garantizar la presentación de los reportes de cada área, principalmente la presentación de los estados financieros a gerencia.
• Elaborar periódicamente el flujo de efectivo de la empresa.
• Elaborar y presentar a gerencia estados de cuenta por pagar a proveedores locales y extranjeros.
• Supervisar la elaboración de la nómina de pago así como la planificación de pagos a proveedores locales y extranjeros.
• Coordinar, supervisar y controlar el consumo de papelería y útiles de oficina durante el desempeño de cada área de trabajo.
• Coordinar, dirigir y controlar el uso del parque vehicular de la empresa junto al encargado del área.
• Coordinar, dirigir y controlar las actividades del Responsable de Asesores Comerciales.
• Coordinar, dirigir y controlar las actividades del Responsable de Importaciones.
• Apoyar y supervisar las actividades de las distintas áreas de la empresa, según lo designe la gerencia general.

Jefe inmediato del Gerente Administrativo:                Gerente General

Personal subordinado del Gerente Administrativo:        Contador General, Responsable de Ventas, Responsable de Crédito y Cobranzas, Responsable de Personal, Responsable de Bodega.

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