Control Interno

ESTUDIO Y EVALUCION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS

Compras

El punto de partida en el ciclo operativo total de una organización es el procurar de los materiales o servicios que serán vendidos, bien sea en su forma original o usados, procesado o combinados según las necesidades propias del mercado. Esta procuración puede incluir materia prima, materiales procesados, partes, subensambles, servicios, suministros, personal y el mismo dinero.

La importancia de la actividad de compras es usualmente muy grande, ya que la típica acción de compras infiere en más de la mitad de los costos incurridos en una organización por los productos y servicios que vende; consecuentemente, es una actividad que se reserva un alto grado de atención por parte de la administración.

Función básica de compras

Para aquellas áreas de procuración donde la responsabilidad ha sido asignada al departamento de compras, la función básica es igual a cualquier área de procuración: proveer buenos productos o servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar. El termino “buen” es usado que como sinónimo de “la mejor posible”, en todos los aspectos que se consideren sean en beneficio de los intereses de la organización.

Estos conceptos fundamentales de la función básica son al mismo tiempo los objetivos de la actividad de compras debe existir a diferentes niveles; en los niveles bajos, es la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con la parte que le corresponde en los procedimientos operacionales.

Ciclo normal de compras

La función de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos como sigue:

1. Determinación de Necesidades: En primer lugar habrá de determinarse la necesidad que requiere ser satisfecha a través de la acción de procuración; incluye la especificación de los productos y sus pormenores, cantidades, requerimientos entrega y otra información pertinente.

2. Autorización de la Compra: Como segundo paso debe haber una autorización para proceder a comprar. Algo se necesita y hay que decidir como obtenerlo.

3. Efectuar la Compra: El grupo de compras se ocupa ahora de localizar al proveedor que se crea puede proporcionar los artículos buscados sobre la base más ventajosa para la organización. La selección de proveedor debe decidirse en un acuerdo definitivo de compras.

4. Seguimiento: Hasta el limite que sea necesario debe haber una acción de seguimiento por parte del grupo de compras; de igual manera, asegurarse que la entrega de la mercancía que se requiere debe ser de tal forma que satisfaga las necesidades del requirente.

5. Completar la Entrega: La entrega se hace y en ese momento se debe determinar si esta cumpliendo con lo acordado o si se presenta algún cambio imprevisto susceptible a reclamo.

6. Liquidación: Finalmente se liquida al proveedor sobre las bases acordadas y así, la transacción de compras queda concluida; obviamente, condicionada a las garantías ofrecidas por el proveedor.

Estructura de control

El control de hecho ha quedado cubierto con los anteriores pasos operacionales que conforman el ciclo de compras, cuyo análisis es como sigue:

Determinación de necesidades

El control básico que se requiere en la determinación de necesidades, es el alcance por el cual esta determinación se hace sobre las bases sólidas adecuadas comunicadas al grupo de compras.

Autorización de la compra.

En algunos casos la determinación de la necesidad viene a ser al mismo tiempo la autorización de la compra, pero no necesariamente, en virtud de que la autorización de compra involucra ciertas cuestiones adicionales que generalmente no son responsabilidad final de la gente que determina la necesidad. Estas cuestiones típicas son:

1.- ¿No está disponible en la organización el artículo a comprar?: el grupo de compras debe tener conocimiento de si el artículo que se requiere comprar no se encuentra disponible en algún lugar de la organización; es mas en algunos casos es indispensable hacer una investigación específica para cerciorarse de esta posibilidad.

2.- ¿Es factible fabricar el artículo en vez de comprarlo?: esta cuestión en ocasiones está sujeta a una importe decisión. Las condiciones cambiantes tales como el incremento de dificultades para procurar, el incremento en volumen o el incremento en costos pueden despertar el interés de evaluar cualquier alternativa a través de estudios más detallados, mismos que se pueden hacer con los propios recursos técnicos de la organización o comprando asesoría.

3.-

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