Cuentas por Cobrar. La empresa Ferretería de Palmares

1. EL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA

1. Aspectos situacionales de la institución

La empresa Ferretería de Palmares inició en febrero de 1996,  en un local situado en Palmares de Pérez Zeledón, su principal función es la venta de productos de construcción y ferreteros, debido a su fuerte incremento en las ventas en 1999 se traslada y construye un edificio, aumentando su producción, en el 2001 construyen una bodega para los materiales de construcción.

En el año 2013 la Ferretería de Palmares vuelve a extender su infraestructura con un nuevo edificio ubicado 150 metros sur del Banco Nacional de Palmares en el cantón de Pérez Zeledón, distrito Daniel Flores de la provincia de San José, logrando con esto que sus clientes se sientan cómodos en un entorno más amplio, agradable y seguro.

1. Misión

Ser una empresa reconocida por el excelente trato al cliente, ofreciendo servicios de calidad con producto ferreteros y de construcción acorde con las necesidades de nuestros clientes y a precios competitivos.

1.  Visión

Lograr una imagen sólida en el ámbito de la construcción, junto a una   expansión y mejora constante, colocándonos y manteniéndonos como una empresa líder, que satisface a los clientes más exigentes utilizando como armas el empeño y dedicación de sus trabajadores.

1.  Objetivos

• Satisfacer a nuestros clientes proporcionando productos de calidad y prestigio, e identificar las necesidades del comprador con el fin de ofrecer servicios de alta calidad.

• Sostener relaciones duraderas y confiables basadas en la lealtad, compromiso y dedicación, con el propósito de mejorar día con día nuestra relación con nuestros clientes y proveedores.

• Obtener la infraestructura física adecuada, para atender consumidores de una manera eficaz.

1. Antecedentes del problema

El departamento de cobros de la empresa a estudiar, como objetivo de estudio de nuestro trabajo de investigación utiliza un sistema de crédito como toda empresa que se especializa en ventas al detalle y al por mayor, lo hace para hacer llegar el producto a los compradores que no pueden pagar al contado, es aquí cuando nosotros les ofrecemos el servicio de crédito.

 Esto funciona bien debido a que se hacen facturas y los clientes tienen lapsos de tiempo para cancelar sus cuentas, ya que en algunos casos son considerables los montos realizados de esas facturas, hemos tenido gran variedad de nuevos clientes debido a que brindamos un servicio apto para los que no pueden hacer sus compras de contado y utilizan nuestro sistema de crédito.

La otra contraparte de esto es que se nos ha presentado cuentas atrasadas a los lapsos de pago establecidos, clientes que no contestan las llamadas y que no quieren cancelar sus deudas aún incluso llevándolas a cobro judicial, siendo así pasan a ser cuentas incobrables y son pérdidas para nuestra empresa y no podemos seguir perdiendo dinero con estos casos.

Habiendo analizado estos factores y teniéndolos claros vamos a proceder a intervenir de una forma en la cual tengamos un plan de contingencia en estos casos, buscaremos como fortalecer este sistema de forma que no se nos hagan más perdidas, ampliaremos el margen de error para buscar más debilidades y así lograr encontrar más soluciones a nuestros problemas y futuros problemas.

Todas estas mejoras se verán reflejadas en una tasa de eficiencia futura, ya que siempre que se busca una mejora es para dar buenos resultados y no para empeorar. Vamos a poner unos ejemplos de nuestro nuevo sistema para ayudar a nuestros clientes y ayudarnos nosotros, son ideas de que tienen que hacer ellos y tener presente.

1. Plan de gestión de deudas

La manera ideal de empezar a solucionar las deudas es mediante un plan de pagos que puede hacer cada uno de los clientes.

El planear un presupuesto y evitar cualquier gasto innecesario son dos aspectos muy importantes en un plan de gestión de deudas. Si es posible, considerar pagar antes de la fecha límite y así tener una buena disciplina personal, si no es así se convierte en un problema.

1. Negociación de deudas

Mediante las negociaciones de deudas, una compañía que  represente o cada cliente por sí mismo negocie con sus acreedores para reducir la cantidad que deudas.

Las agencias de negociación de deudas trabajan con los acreedores para reducir el balance de las deudas de cada persona, a veces hasta un 50-75%. La mayoría de las compañías de negociación de deudas son claras en cuanto a la cantidad que van a cobrar, pero se debe primero de asegurar  que no haya gastos ocultos en el proceso de negociación.

1. Consolidación de deudas

La consolidación de deudas es un proceso muy beneficioso para solucionar deudas numerosas. En este proceso, deudas múltiples se consolidan en una sola cantidad, cuyo importe se va pagando mediante un sólo pago cada mes.

El interés de la deuda consolidada normalmente es más bajo que el interés en los préstamos individuales, sin embargo, si una persona está utilizando un préstamo de equidad de la vivienda para consolidar las deudas, su vivienda será la garantía para el préstamo y si esa persona no puede pagar, el prestamista puede quitarle la vivienda y venderla para recuperar el dinero prestado. También hay que tener en cuenta que si el tiempo para pagar la deuda consolidada es mayor que el de un préstamo original, estarás pagando más intereses aunque la tasa de interés sea más baja.

Cuando se pone en contacto con una empresa de consolidación de deudas el asesor lo primero que hace es analizar la cantidad de la deuda actual para luego negociar con el acreedor en su favor y reducir la cantidad de la deuda.

En la mayoría de los casos se reducen los tipos de interés y ocasionalmente también se eliminan los pagos atrasados e impuestos. Una vez revisada la cantidad total de la deuda, se divide en cuotas mensuales que hacen más fácil su pago.

1. Delimitación del problema

¿Se está cumpliendo con un adecuado control interno de las políticas de cobro en la Ferretería de Palmares que colabore en la recuperación apropiada de estas cuentas y optimicen el departamento de cobros y con ello se mejore el flujo de efectivo de la empresa?

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