Procedimiento de control para las cuentas por cobrar de la empresa Casa Josefina Checo, SRL

Tema:

-Procedimiento de control para las cuentas por cobrar de la empresa Casa Josefina Checo, SRL.

Planteamiento del problema:

La gestión de cobranza en las empresas es realizada por un solo responsable, quien ocupa el cargo de asistente de cobranzas y el mismo se encarga de dar el seguimiento necesario a los clientes para los respectivos cobros, la gestión de cobros es evidenciada en los reportes mensuales dirigidos al contador donde se detallan los cobros vencidos y los cobros ya realizados, la empresa tiene como política de crédito, otorgar a sus clientes especiales un plazo de 45 días.

La organización aplica evaluaciones de crédito, pues no es otorgado a todos sus clientes, sino a un 25% de su clientela total, ya que se ha visto anteriormente, que si se les ofrece línea de crédito a todos los clientes de la empresa al final de cuentas la misma tiene una gran pérdida, como paso en años anteriores, por tal razón se ha tomado esta medida que favorece a la empresa; aunque ya al haber actualizado el sistema de facturación, facilita mucho mas el trabajo de las cuentas por cobrar, ya que anteriormente era un poco difícil guardar la información necesaria  para contactar al cliente a la hora de realizar los cobros.

Formulación del problema:

-¿Cuál es el procedimiento de control para las cuentas por cobrar de la empresa Casa Josefina Checo, SRL en Rep. Dom. Año 2018?

Sistematización del problema:

1) ¿Cual es el procedimiento que utiliza la empresa para la gestión de cobros?

2) ¿Cuales incidencias se pueden notar en el proceso de cobro de la empresa?

3) ¿Cual es el plazo de crédito de la empresa?

4) ¿Cual es el porcentaje de clientes con acceso a una línea de crédito?

5) ¿Por qué era necesaria la actualización del sistema de facturación?

Objetivo general:

Determinar el procedimiento de control para las cuentas por cobrar de la empresa Casa Josefina, SRL.

Objetivo específicos:

1) Determinar el procedimiento que utiliza la empresa para la gestión de cobros.

2) Mencionar las  incidencias  que se pueden notar en el proceso de cobro de

La empresa.

3) Determinar el plazo de crédito de la empresa.

4) Mencionar el porcentaje de clientes con acceso a una línea de crédito.

5) Determinar la necesidad de la actualización del sistema de facturación.

Justificación:

Los métodos que utiliza la empresa para facilitar los cobros a sus clientes son efectivos, ya que no todos poseen una línea de crédito y los que si la poseen son previamente evaluados y por ende la empresa conoce cada uno de estos clientes, facilitándole así en trabajo al asistente de cobros.

Mediante esta investigación, se quiere dar a conocer los avances que la empresa ha logrado atreves de su nuevo sistema, ya que a obtenido por mas ganancias y por tal razón menos perdidas.

Marco Conceptual:

1. Cuentas por Cobrar: Son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. (Incluye documentos por cobrar).^[1]
2. Gestión de cobros: es una actividad cuyo objetivo es la reactivación de la relación comercial con el cliente, procurando que mantenga sus créditos al día y pueda aprovechar las ventajas de nuestros productos.^[2]
3. Proceso de cobro: son los pasos que se deben de realizar a la hora de efectuar un cobro.^[3]
4. Crédito: se refiere al préstamo tanto en dinero como en mercancía que realiza una persona o entidad, a alguien que se compromete a devolverlo en un solo pago o en varias cuotas. Habitualmente se pacta un interés que compensa al dador del crédito por el tiempo que no dispondrá de ese dinero para utilizarlo para otros fines.^[4]
5. Cobros: son las acciones encaminadas a recobrar adeudos en tempranas instancias de mora, donde aun la empresa desea continuar su relación de negocio con el cliente, dado que aun existe la posibilidad de hacer negocios de manera rentable.^[5]
6. Línea de crédito: como cuentas de crédito y a menudo operan como un respaldo crediticio a las cuentas corrientes o de chequera.^[6]
7. Empresa: entidad que mediante la organización de elementos humanos, materiales, técnicos y financieros proporciona bienes o servicios a cambio de un precio que le permite la reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos determinados.^[7]

1. Clientes: es una persona que satisface una de sus necesidades utilizando hasta su término y destruyendo un producto o un bien.^[8]
2. Sistema de facturación: el sistema de facturación debe incluir un procedimiento de contabilidad que revele las cuentas vencidas de los clientes, un método que permita conocer los motivos por los que la cuenta llego a ese grado y una bitácora por la cuenta de cada cliente en que se registren las acciones emprendidas.^[9]
3. Plazo de crédito: Para decidir en qué momento se inicia un proceso de cobranza con un cliente es necesario determinar cuándo y cómo se hará el primer esfuerzo de cobro, es decir, cuánto tiempo después de la fecha de vencimiento del crédito las cuentas morosas deben proceder a recuperarse. El intervalo de tiempo dependerá de lo que la empresa establezca, el cual puede ser una semana, 15 días o, en algunos casos, un periodo mayor.^[10]

Marco referencial:

Shirley Carrera (2017), Análisis de la gestión de cuentas por cobro en las empresas indoplasma, en el año 2015, Ecuador, Universidad politécnica salesiana.

En la actualidad las empresas emprenden grandes búsquedas de herramientas que permitan mejorar el desarrollo de sus actividades, todo ello en respuesta a los continuos cambios que se producen en el entorno y que las obligan a tomar medidas que permitan mantener el negocio en marcha, satisfaciendo las necesidades de su cartera de clientes y generando altos niveles de rentabilidad. En este sentido, las ventas o la prestación de servicios a crédito se han convertido en los últimos años en un medio de ingreso fuerte para muchas organizaciones, dentro de las cuales se encuentra la empresa contratista Corporación Petrolera S.A.C.

Víctor Aguilar (2013),Gestión De Cuentas Por Cobrar Y Su Incidencia En La Liquidez De La Empresa Contratista Corporación Petrolera S.A.C. - AÑO 2012, Peru, Lebitas Liberty.

la gestión de cuentas por cobrar incidió en la liquidez de la empresa contratista Corporación Petrolera S.A.C., para tal efecto se analizaron los temas de: políticas de crédito, uso del factoring y políticas de cobranza, considerando que las cuentas por cobrar son los créditos que una organización otorga a sus clientes en la venta de bienes o servicios, estos activos corrientes constituyen importantes inversiones para la mayor parte de ellas, además de representar proporciones considerables de los activos totales, por tal razón, es de vital importancia que las empresas mejoren sus sistemas de cobros de una forma más oportuna, puesto que la demora excesiva de ellos afecta la liquidez.

Muñiz Muñiz Wendy Guadalupe y Mora Reyes Wendy Katherine(2017), Propuesta De Control Interno Para Cuentas Por Cobrar En La Empresa Promocharters, UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL.

El tema relacionado con la propuesta de control interno para cuentas por cobrar en la empresa PROMOCHARTERS S.A. a través de un análisis objetivo realizado por la necesidad de controlar las cuentas por cobrar, el riesgo de ofrecer un crédito y el manejo adecuado de la cobranza y la disminución de las cuentas incobrables que se aplica en la organización por la cantidad elevada de clientes que acuden a buscar los servicios de vuelos internacionales y a fines, el objetivo general implica al diseñar un sistema de control interno en las cuentas por cobrar designando funciones a las personas que integran el área, con políticas de créditos que al aplicarla permita el disminuir la cartera vencida, además de los procedimientos de cobros. La metodología aplicada abarca un estudio cuantitativo y cualitativo en las actividades realizadas, con un método descriptivo que aplica instrumento de observación y entrevista en la misma organización. Los resultados obtenido abarca la creación de un manual de crédito y cobranza que permita el ampliar la solvencia y rentabilidad, llegando a la conclusión de que el área de venta requiere de estrategia de crédito a un mínimo riesgo, además de la captación de una base de datos referencia que permita el buen manejo de los clientes.

Becerra Chávez, Luisa Biamonte Nieto, Cinthya Vanessa Palacios Navarro, Elvia Rosa(2017), Cuentas Por Cobrar Y Su Incidencia En La Liquidez De La Empresa “Ademinsa S.A.C.”,Peru, Universidad Peruana De Las Américas.

ADEMINSA SAC. Es una empresa de hermanos emprendedores, el Gerente decide unilateralmente las soluciones a los problemas, empezando con la aprobación de la cotización de las ventas que acuerdan el vendedor y el cliente, al no tener un historial crediticio que evaluar tiende el riesgo a aumentar la cartera de clientes morosos teniendo como resultado desfavorable en la liquidez, al no tener las políticas de créditos y cobranzas establecidas no evalúan la línea de crédito que se le concede a cada cliente; no cuenta con un sistema informativo que le brinde información oportuna, originando el retraso de las cobranzas. La disminución de la liquidez de la empresa afecta el incumplimiento del compromiso de pago, como obligaciones con el pago de la planilla, terceros y entidades financieras.

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