Nota técnica: la gestión de las cuentas por cobrar en una empresa

NOTA TÉCNICA: LA GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN UNA EMPRESA.

Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes. La mayoría de las empresas vende al crédito con el fin, ya sea, de fidelizar a sus clientes actuales, o atraer a nuevos clientes. Otorgar un crédito es invertir en un cliente, que se relaciona con la venta de un producto o mercadería.

En principio, todas las empresas desean realizar sus ventas solamente al contado; sin embargo, las condiciones del mercado en general, y la competencia en particular, obliga a las empresas a utilizar esta herramienta de marketing destinado a aumentar las ventas sobre todo al crédito y con ello impactar positivamente las utilidades y la rentabilidad de la empresa. El primer gran desafío de una empresa es pensar como su cliente, y proporcionarle una experiencia positiva. Un cliente insatisfecho puede contar su experiencia negativa a muchas personas usando las redes sociales y la empresa debe contar con una estrategia para abordar este feedback negativo. Mantener la focalización en el cliente ayuda a satisfacer sus expectativas y anticipar sus futuras necesidades.

Las cuentas por cobrar representan una inversión importante y continuada para las empresas que venden al crédito, que depende tanto del monto de la venta a crédito, cómo de su plazo promedio de cobro. Por tanto, como cualquier inversión debe generar una determinada rentabilidad, pero también puede producir pérdidas y con ello afectar la creación de riqueza por la empresa, lo que demanda de la gerencia de finanzas focalizar su atención en la rentabilidad, riesgo y liquidez de sus cuentas por cobrar.

Las condiciones de crédito pueden variar de un sector de actividad a otro, como por ejemplo, sus plazos, los cuales dependen parcialmente de las condiciones económicas reinantes.

1.- Conceptos básicos

Es importante tener claro algunos conceptos básicos para comprender mejor los temas que se abordarán a lo largo de esta nota técnica, por lo que en primer lugar examinaremos algunas definiciones de autores e instituciones conocidas.

Administración

El concepto de administración es ampliamente utilizado en distintos aspectos de la vida cotidiana. Términos de uso común como administración del tiempo y administración del presupuesto familiar se suman a otros de uso empresarial como por ejemplo la administración del personal o de los recursos de la empresa. A pesar de ser muy familiar, es probable que no se tenga una idea clara de su importancia.

A continuación se entregan dos definiciones de administración:

Henri Fayol describió la administración como “un conjunto universal de funciones que incluyen la planificación, organización, dirección, coordinación y control.” (Stephen P. Robbins, Administración, 2005).

“La administración es una rama de la dirección que abarca la inspección, operación y control en una empresa, y por medio de ella, se analizan y resuelven problemas.” (Köhler, Diccionario para contadores, 2002).

En conclusión la administración es un conjunto de acciones que dispone, dirige, ordena y controla los recursos, sean estos recursos humanos, tangibles como los activos fijos y monetarios o intangibles como el tiempo, en busca de la solución de problemas y el cumplimiento de los objetivos organizacionales de manera eficiente.

Crédito

Hoy en día la palabra crédito forma parte importante de los proyectos y necesidades tanto de personas como de empresas e incluso de la actividad económica de un país.

Acuerdo en el que una de las partes entrega dinero o un bien a cambio del pago futuro del valor de lo otorgado más los intereses que correspondan.” (Superintendencia de Valores y Seguros, http://www.svs.cl/educa/600/w3-propertyname-505.html).

“El crédito es un préstamo de dinero que el Banco otorga a su cliente, con el compromiso de que en el futuro, el cliente devolverá dicho préstamo en forma gradual (mediante el pago de cuotas) o en un solo pago y con un interés adicional que compensa al Banco por todo el tiempo que no tuvo ese dinero.” (Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, http://www.bancafacil.cl/bancafacil/servlet/Contenido?indice=1.2&idPublicacion=3000000000000027&idCategoria=5).

El crédito puede obtenerse mediante la entrega del dinero o abono en la cuenta corriente del cliente, o a través del otorgamiento de una línea de crédito que está disponible para cuando el usuario elija utilizarlo. Ésta última forma es utilizada en el sistema de tarjetas de crédito, las cuales pueden ser de instituciones bancarias o no bancarias, dentro de las cuales se incluyen las casas comerciales.

Cuentas por cobrar

Si bien cada autor puede otorgar una definición distinta, se refieren esencialmente a lo mismo.

“Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.” (Calles, Administración de cuentas por cobrar e inventarios, 2001).

“Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo, los cuales se reflejan al valor pactado originalmente.” (Barrón Morales, Estudio práctico de la ley del impuesto al activo, 2003).

En resumen, son derechos que tiene la empresa sobre terceros, originados de la cesión de productos o servicios al crédito, es decir, mediante la venta inmediata pero con postergación de la recepción del dinero correspondiente a dicho producto o servicio entregado al cliente.

Plazo promedio de cobro

Es un índice financiero relacionado con las ventas al crédito. Se puede definir como:

“Plazo promedio al que están pagando los clientes.” (Javier Duarte, Lorenzo Fernández, Herberto Ruz, Finanzas Operativas: Un Coloquio, 2005). Es decir, cada cuántos días está recibiendo la empresa el dinero correspondiente a ventas al crédito.

Se puede calcular utilizando la siguiente ecuación:

Plazo Promedio de Cobro (PPC) = "Cuentas por cobrar" /("Ventas a crédito" /"Días del periodo" )

Si se reordena la ecuación, se puede escribir como:

PPC = "Días del periodo" /"Rotación de cuentas por cobrar"

Donde

Rotación de cuentas por cobrar = "Ventas a crédito" /"Cuentas por cobrar"

Políticas

Es común escuchar hablar de las políticas de la empresa, pero ¿a qué se refiere específicamente la palabra política? A continuación se citan dos definiciones que serán de ayuda para comprender mejor el concepto.

“Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción (...). Su importancia en la administración es decisiva, porque son indispensables para la adecuada delegación.” (Agustín Reyes, Administración Moderna, 1992).

“Conjunto de lineamientos y directrices aprobados por la Alta Dirección, para orientar el trabajo del personal hacia la búsqueda de la eficiencia y eficacia en la ejecución de sus actividades.” (Gutierrez, 2008).

Las políticas son los principios básicos a través de los cuales la empresa busca conseguir los objetivos propuestos. Ambos (políticas y objetivos) deben estar en concordancia para lograr un resultado eficiente ya que las políticas enmarcan las acciones que llevarán a cabo la empresa y sus trabajadores para llegar a las metas propuestas.

Repactación

En su búsqueda de aumentar las ventas y utilidades, la empresa puede otorgar crédito. Esto conlleva el riesgo de no recibir parte o el total del pago correspondiente al servicio o producto entregado. Es por esto que, para aumentar el porcentaje de recuperación, las empresas pueden otorgar el beneficio de la repactación. Esto se define como:

“Un ofrecimiento voluntario de la empresa, para ayudar al deudor a cumplir con sus obligaciones (deudas) Para ello se ofrecen nuevas condiciones como: otros plazos, intereses y cuotas más pequeñas.” (Servicio Nacional del Consumidor, http://www.revistadelconsumidor.cl/articulos/contenidos.php?ID_Articulo=239).

2.- Tipos de políticas

Las políticas constituyen el conjunto de normas, criterios y actividades, definidos explícitamente, que guían el accionar de la empresa y, por ende, de todos quienes forman parte de ésta y en especial de sus ejecutivos. Deben estar ajustados a los objetivos fijados tanto por la institución en general como por los departamentos o unidades estratégicas de negocios en particular.

Las políticas son aprobadas por los altos directivos de la organización, y deben ser revisados al menos una vez al año para garantizar la vigencia de éstas sobre el real funcionamiento y contexto en el que se desenvuelve la empresa.

Dentro de las distintas clases de políticas se destacan las siguientes:

Política Comercial

Es aquella que busca cumplir los objetivos comerciales y estratégicos de la empresa, esto es, lograr el volumen de ventas, participación de mercado, posicionamiento de la marca, etc. Incluye temas como la fuerza de ventas, remuneraciones, canales de ventas, entre otros.

Política de Riesgos

Son los parámetros de riesgos aceptados que definen la postura que la empresa tendrá frente a éste, es decir, el nivel de riesgo que asumirá en busca de rentabilizar al máximo y de manera responsable el capital de los inversionistas, proveedores y de los demás stakeholders de la compañía.

Política de Créditos

Para cualquier empresa que venda al crédito, esta política es de suma importancia, ya que entrega los lineamientos sobre los cuales se ejecutarán los otorgamientos de éstos. Debe incluir al menos:

Términos de la venta: Incluye los rangos de los montos que se otorgarán, como se realizarán las ventas (plazos, descuentos por pronto pago y otros), el seguimiento y forma de control sobre la cartera.

Análisis de crédito: Indica cómo se aprobará el crédito y que requisitos serán exigidos al cliente así como alguna modificación al monto máximo, según el resultado de la información y análisis del postulante.

Política de cobranza: Puede estar integrada a la política de créditos o tomarse como un ítem separado. Su principal objetivo es contribuir al monitoreo de las cuentas por cobrar. Ésta consiste, como todas las políticas, en estándares a aplicar para llevar a cabo los objetivos, en este caso, de recuperación de créditos ya sea que estén dentro del plazo de cobro como aquellos que están provisionados como incobrables o incluso castigados en la contabilidad y registrados como pérdida.

Un factor importante de incluir dentro de la política es el límite de créditos. Dentro de las decisiones de la empresa para el funcionamiento del crédito se debe estipular y fijar el límite que se otorgará a cada tipo de cliente. Esto significa indicar en términos monetarios cual será el máximo riesgo que la compañía está dispuesta a correr por cada cliente y definir cuál será el límite que hará que la opción de crédito se transforme en intolerable.

En otras palabras, lo que estamos diciendo es que se debe definir el monto del crédito que se aprobará. Esto no es definitivo, ya que dependiendo del comportamiento del cliente éste puede ser re-evaluado, ampliando su línea de crédito en caso de obtener un resultado favorable. Esta reevaluación puede estar fijada en términos de tiempo, por ejemplo, una vez al año se realizará una revisión de los antecedentes de los clientes, o llevarse a cabo cuando se reciba una solicitud de él ante un cambio en sus ingresos.

3.- La decisión de otorgar un crédito y la gestión de las cuentas por cobrar

Para aumentar los ingresos, una herramienta importante es el aumento de las ventas. Para cumplir ese objetivo, la empresa puede otorgar crédito. Esta opción toma en consideración múltiples factores, afectando el flujo de efectivo y las utilidades de la empresa, por lo que se deben destinar actividades y recursos que den soporte y continuidad a la decisión de postergar el ingreso de las ventas a plazo.

La decisión de otorgar un crédito

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