Cómo solucionar los problemas de la gestión del tiempo

Cómo solucionar los problemas de la gestión del tiempo.

Las cosas importantes, rara vez requieren una acción inmediata o son urgentes. Y son las cosas urgentes las que reclaman nuestra atención, nos presionan. Lo cierto es que muchas de las cosas urgentes lo son sólo aparentemente. Las dos siguiente frases ayudarán a distinguir lo urgente de lo importante

• Delegar en otras personas siempre que se haga de manera adecuadas dejará mucho tiempo para atender con mayor atención asuntos de dirección.

• Comunicar correctamente hace que la gestión del tiempo tanto personal como de otras personas sea mucho más efectiva.

• No buscar el prefeccionismo. A veces el nivel de calidad no va en proporción con el resultado final, por lo que hay que intuir qué merece dedicar más esfuerzos y qué no. El 20% del trabajo proporciona el 80% de los resultados. Para solucionarlo:

• Identificar lo que más nos predispone a una actitud excesivamente perfeccionista.

• Abordando directamente el núcleo del asunto y finalizar antes lo más importante. Los remates vendrán después.

• Colocar por delante los objetivos para adaptar nuestra dedicación a su consecución.

• Delegar a otros la tarea pendiente, aún sabiendo que no lo van a hacer con el mismo detalle que nosotros, pero sí de manera satisfactoria y respondiendo a los objetivos propuestos.

• Establecer valores de minuciosidad diferentes en diversas facetas de nuestro trabajo, tratar de hacer informes o documentos estandarizados.

• Aprendiendo de los errores, relativizando su importancia de cara a la carrera profesional.

• Gestión de la memoria y olvidos:

• ¿Dónde estará...?. No localizar la documentación hace perder mucho tiempo, el orden es fundamental.

• ¿Cuándo y dónde...?. No recordar la agenda provoca situaciones difíciles. Anotar inmediatamente los datos en la agenda.

• ¿Qué...?. Anotar todo lo que hay que hacer, sino se olvidará.

Cuando nos enfrentamos a la gestión de nuestro tiempo de trabajo, debemos realizar tres acciones diferentes:

• Organización y priorización de tareas. Según criterios de importancia, tanto para la empresa, para el departamento, como para el propio profesional.

• Planificación. Ubicar en el tiempo de trabajo las diferentes tareas y actividades, según criterios de plazo de ejecución y tiempo de realización.

• Ejecución. Realizar y completar las tareas y actividades que tiene asignadas en el tiempo establecido.

Pero, ¿cuándo planificar, organizar y ejecutar?, ¿en qué situaciones? Y... ¿cómo hacerlo?.

Criterios para gestionar el tiempo.

Las cosas importantes, rara vez requieren una acción inmediata o son urgentes. Y son las cosas urgentes las que reclaman nuestra atención, nos presionan. Lo cierto es que muchas de las cosas urgentes lo son sólo aparentemente. Las dos siguiente frases ayudarán a distinguir lo urgente de lo importante:

• Urgencia: Plazo para desarrollar una actividad.

• Importancia: Grado de repercusión del hecho de no realizar una tarea.

Para decidir si hacer lo urgente o lo importante hay que analizar los objetivos que queremos conseguir, es decir, ¿qué queremos conseguir?. El hecho de clasificar nuestras actividades según el grado de urgencia y de importancia nos puede ser de utilidad para cuestionarnos nuestros propios hábitos.

Criterio 1. Priorizar tareas propias vs no propias.

• Conocer cuáles de las actividades del puesto que son TAREAS PROPIAS y cuáles son TAREAS NO PROPIAS, así se establece otro parámetro para PRIORIZAR. Si discriminamos entre estos dos tipos de tareas, sabremos:

• Priorizar.

• Poder decir “no”.

• Planificar.

• Situación de (tiempo disponible > tiempo necesario). La mayor parte de las actividades se pueden planificar con tiempo.

• Evitar la dilación de tareas (tareas incómodas).

• Evitar perder tiempo en Tareas no Propias.

• Organizarnos adecuadamente.

• Distribuir eficazmente el tiempo.

• Concentrarnos en actividades de valor, etc.

• Las tareas propias nos acercan al objetivo.

• Las tareas no propias nos alejan del objetivo, aunque no hay que descartarlas por principio.

Criterio 2. Priorizar la urgencia.

La urgencia es el plazo de tiempo disponible para realizar una actividad, normalmente escaso en cuanto a la relación entre el tiempo disponible y el necesario para realizar la actividad.

• Situación de (tiempo disponible = tiempo necesario). Se trata de una situación de EJECUCIÓN y acción inmediata, es decir, la mayor parte de las tareas que componen el puesto de trabajo se encuentran en términos de urgencia, ya que el tiempo del que disponemos para hacer nuestras

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