DESARROLLO DE HABILIDADES

En este capitulo o más bien apéndice C llamado “CONDUCCIONES DE REUNIONES DE TRABAJO’’ se mencionas subtemas como una guía breve para directivos y participantes de reuniones, las 5 p de reuniones, sugerencias para miembro del grupo, resúmenes y guías de comportamiento.

Volverse en un hábil planeador y conductor de reuniones es de suma importancia para tener eficacia en el ámbito directivo y/u organizacional y hay demasiadas razones y motivos por el que esta habilidad es crucial. La primera de ellas es por que los directivos se la pasan en juntas constantes, casi toda la mayoría del tiempo, en cuanto mas alto sea el directivo mas juntas tiene, la segunda razón es por que estas mismas juntas representan un costo significativo para la organización, Una tercera razón es que las juntas son el escenario donde realmente se toman o revisan la mayoría de las decisiones corporativas. Por lo tanto, el tema de la calidad de las decisiones (la cantidad de resultados útiles de una reunión) se vuelve crucial para el bienestar de la empresa. Un maestro hábil de las reuniones es capaz de “producir” una junta de trabajo que genere decisiones de alta calidad, no sus decisiones, sino decisiones que realmente reflejan las opiniones del grupo. Una cuarta razón se relaciona con el concepto de una vida completa, en oposición a una vida de trabajo. En estos tiempos de organizaciones sin fronteras, las habilidades que son útiles en el trabajo también son útiles fuera del ámbito laboral. las reuniones son una actividad tan difundida, tanto dentro como fuera de los entornos de trabajo, ser un hábil administrador de reuniones tiene recompensas importantes, más allá de las relacionadas con la organización de equipos. Las reuniones de grupos, si se manejan adecuadamente, pueden generar decisiones de mayor calidad que las individuales.

Los administradores de reuniones eficaces conocen las cinco etapas de preparación para llevar a cabo reuniones de trabajo: 1. propósito; 2. participantes; 3. planeación; 4. participación, y 5. perspectiva.

El propósito se refiere a la razón por la que se realiza una reunión. Una reunión cumple tres funciones: hacer anuncios, tomar decisiones y efectuar lluvias de ideas. De estas tres, sólo las dos últimas son verdaderas razones para organizar una reunión.

participantes, se refiere a los individuos invitados a asistir a una reunión. Para organizar una reunión eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes. Las reuniones pueden fracasar por la asistencia de demasiados o muy pocos participantes.

planeación, se refiere a la preparación de la agenda para la reunión.

participación, se refiere al proceso real de las reuniones y los métodos utilizados para asegurar que se incluya a todos los presentes.

Resumir. Es conveniente cerrar la reunión resumiendo las decisiones tomadas, las tareas asignadas, el progreso alcanzado, los aspectos clave discutidos y lo que se aprendió en la reunión. Se revisan los temas de acción que se informarán en la siguiente reunión. Ayude a que los participantes tengan un sentimiento de logro por haber invertido su tiempo en la junta. Tal vez sea un buen momento para anticipar la siguiente al determinar cuándo se distribuirán la minuta y la agenda de la próxima reunión y qué preparación se necesitará.

...