DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS DE COMPRAS Y FORMULACIÓN DE ACCIONES.

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Universidad  Autónoma de Baja California.

Facultad de Ingeniería y Negocios Tecate

“Administración de Compras”

LAE. Norma Alicia Castelo Arreola.

García Terrazas Aleyda.

Morales Hernández María Margarita.

133 Lic. Administración de empresas

“Por la realización plena del hombre”

22 de mayo del 2015

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN        

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA        

TIPO DE EMPRESA        

TIPOS DE ABASTECIMIENTOS QUE SE LLEVAN A CABO EN LA EMPRESA        

JUSTIFICACIÓN        

FILOSOFÍA DE LA EMPRESA        

DECALAGO DEL DEPARTAMENTO        

DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS DE COMPRAS Y FORMULACIÓN DE ACCIONES.        

PROCESO DE COMPRAS        

POLÍTICAS DE COMPRAS        

ESTRUCTURA DEL ÁREA DE COMPRAS.        

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS        

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS        

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS        

CONCLUSIÓN        

INTRODUCCIÓN

El manual que se presenta a continuación es la representación de la coordinación, integración y funcionamiento, la cual se encuentra dentro de la empresa, especificando su función en  el departamento de compras, de esta manera el poder así dar a conocer todas y cada una de las funciones que tiene dicho departamento en función con la empresa.

De igual forma, contiene diferentes formatos por los cuales este departamento posee para poder estar coordinados con otras áreas de la empresa, en cuestiones de poder así ser un departamento integro, de calidad humana y material, este manual se refiere a las funciones tanto generales como especificas en las cuales se debe y tiene que regirse en cuestiones humanas y la realización de compra- venta de productos.

Cada punto que viene dentro de este manual hace referencia a la realidad que se lleva a cabo en la empresa, para poder realizar su propósito como organización, y poder ser una de las empresas más prestigiadas en cuanto a sus productos se han de tratar.

La relación que existe entre este departamento con otras áreas de la empresa, es fundamental ya que con esto se pueden evitar no solamente problemas entre el personal, sino que también el poder generar pérdidas económicas que no son convenientes para ningún área y mucho menos para la empresa en sí.

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa:

Farmacia – veterinaria  “el rancho”

Actividad o giro:

Servicio veterinario, farmacia veterinaria, accesorios y venta de alimentos.

RFC:

Goca657030975.

Domicilio:

Blvd. Universidad #218-b  col. Militar  cp. 21470.

Número de empleados:

13

Nombre del contacto:

 Alfonso Gómez contreras

Puesto del contacto:

Encargado del departamento de compras.

Departamento:

Compras.

tipo de empresa

Giro comercial:

Servicio veterinario, farmacia veterinaria, accesorios y venta de alimentos.

Según el origen de su capital:

Privado.

Por su tamaño:

Pequeña.

Según su régimen jurídico:

Persona fiscal

TIPOS DE ABASTECIMIENTOS QUE SE LLEVAN A CABO EN LA EMPRESA

Bienes:

• Suministros: Caja registradora, Formato de receta médica, Formato de orden de compra.  

• Constantes: comida para perro, gato, pájaros, pacas de eno, accesorios para los animales (collares, casas, almohadas, asientos, platos, entre otros).  

• Emergencia: cierta medicina que se necesite y que no esté disponible.

Servicios:

• Representantes de nuevos medicamentos
• Internet.
• Proveedores.

JUSTIFICACIÓN  

El propósito fundamental de la realización de este manual, es el poder tener una estructura, en cuanto al departamento de compras, con el fin de poder así estabilizar el control es esta misma.

De esta forma los empleados, tanto de esta área como la de otras podrá tener conocimiento de la estructura y del funcionamiento de esta área, de la cual depende principalmente la producción y realización de la empresa, en cuanto a su función comercial.

En cada una de estas páginas se podrá encontrar, las diversas formas de trabajo en las cuales los encargados de esta área, tendrán que realizar para poder así dan un buen funcionamiento del departamento, no solo en cuestiones de compra- venta, sino que también personales, esto quiere decir que el personal que se encuentre a  cargo de este departamento deberá de contar no solo son aspectos físicos que son de gran ayuda, sino que también aspectos sociales, éticos y de personalidad, para que así dicha área tenga la facilidad de poder expresar su contenido a través de su trabajo.

FILOSOFÍA DE LA EMPRESA

Misión del departamento de compras:

Adquirir productos de la más alta calidad, con empresas de prestigio y certificada ante autoridades reconocidas en el país e internacionalmente, de esta manera garantizar el prestigio de los clientes y proveedores para poder ser un establecimiento líder, en cuanto a la valoración médica-física, de los diversos tipos de animales.

Valores:

• Austeridad: Cuidar y utilizar eficientemente los materiales  que tenemos, optimizar los recursos y evitar desperdicios, gastar en lo necesario y prescindir de lo inútil.
• Respeto: Tratar al cliente con igualdad, seguridad y parcialidad al momento de realizar sus compras o servicio.  
• Excelencia: Vender solo productos certificados, de la más alta calidad, y con prestigio de saber que tanto los productos como los servicios servirán de acuerdo a sus necesidades.
• Honestidad: Saber cuál es el servicio que requiere, o producto que necesita para poder así satisfacer las necesidades del animal.
• Disciplina: Realizar un control, de cada producto que se tenga, para no adquirir, medicamentos caducos, sucios, usados o con otro fin, que no sea el de mejorar las cualidades físicas del animal.

DECALAGO DEL DEPARTAMENTO

1. No exceder el gasto de acuerdo al presupuesto.
2. Realizar las compras en tiempo y forma.
3. No compartir información con los proveedores fuera de la empresa.
4. Ser un equipo de trabajo integro.
5. No aceptar sobornos de clientes y proveedores.
6. Realizar pedidos en tiempo y forma
7. Abastecer solo lo necesario (no sobre- abastecer).
8. Ser justo y equitativo al momento de realizar con compra o venta.
9. No cambiar o alterar la orden del producto.

10. Mantener al margen las relaciones con los proveedores.

DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS DE COMPRAS Y FORMULACIÓN DE ACCIONES.

Objetivo:

Estar informados de los cambios médicos que puedan surgir con el uso de nuevos productos.

Acciones:

1. Estar activo en asociaciones especializadas en ese tema.
2. Conocer las instituciones, y poder estar en contacto con ellas.
3. Conseguir una persona con la capacidad de realizar la acción de poder estar actualizado sobre el tema.

Objetivo:

Localizar nuevos materiales y productos.

Acciones:

1. Contar con páginas de empresas oficiales.
2. Hablar con proveedores de nueva generación.
3. asistir a conferencias sobre los nuevos productos y materiales.

Objetivo:

Obtener utilidades para la empresa

Acciones:

1. Buscar a nuevos proveedores que trabajen con materiales nuevos de calidad y cantidad mejorada.
2. Disminuir costos innecesarios que no ayuden a la realización del abastecimiento.
3. Tener productos de calidad y poder así venderlos al precio justo.

PROCESO DE COMPRAS

NACIONALES:

• Llega el cliente en búsqueda de un medicamento. (en algunos casos se realiza una observación para observar que medicamento o producto requiere).
• Buscamos quien de los proveedores ya existentes cuentan con las especificaciones de este producto.
• Cotizamos diversos presupuestos antes de mandar la orden de compra.
• Escogemos al proveedor que cuente con las especificaciones que requiere el producto.
• Se envía la orden de compra al proveedor.
  
• Se espera la respuesta de llegada del producto (tiempo de entrega), y si este se encuentra disponible. (de no tener el producto se busca a otro proveedor).
• Se le informa al cliente de la existencia del producto y el tiempo en el que este tardara en llegar.
• Se recibe el producto en la fecha establecida, y se inicia con su venta y uso, o en algunos casos solo su venta.

POLÍTICAS DE COMPRAS

1. Se deberá de utilizar el equipo de seguridad necesario para poder acceder al área.
2. Deberá de utilizar los formatos autorizados por la institución, para realizar cualquier orden de compra.
3. Manejar el producto como único e indispensable al momento de realizar su formulación de solicitarlo.
4. Conocer a los proveedores y solicitar su carta de presentación con anterioridad.
5. Tener un buen carácter de servicio con cada uno de los proveedores y clientes.
6. Participar en cada una de las etapas del proceso de la compra- venta de los materiales y productos requeridos para el establecimiento.
7. Verificar que lo llegado, sea lo solicitado en cada uno de los productos.
8. Mantener el buen funcionamiento del almacén y de los productos que se encuentran en este.
9. Realizar un inventario a final de mes, para poder conocer lo existente, lo que se requiere y lo que se debe de vender o comprar.

ESTRUCTURA DEL ÁREA DE COMPRAS.

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Descripción general del puesto:

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Descripción general del puesto:

Perfil del puesto:

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