El objetivo del proceso de compras

0001020304050607Documentos de Investigación6 de Agosto de 2018

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El objetivo del proceso

Establecer los procedimientos que realiza el departamento de compras para la adquisición de bienes y/o servicios, mediante un esquema que asegure estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la institución.

Alcance del proceso

Este procedimiento aplica para todas las empresas que funjan como proveedores de los Aeropuertos y Servicios Auxiliares de Ciudad del Carmen, Campeche.

POLITICAS

Todas las compras deben estar respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina de Compras. Ninguna otra persona o dependencia está autorizada para realizar compras.

La adquisición de bienes y servicios se realizará a productores, distribuidores y personas naturales o jurídicas prestadoras de servicios profesionales, no académicos, legalmente constituidos y reconocidos.

No se podrá incluir en una misma solicitud de pedido elementos consumibles y no consumibles.

Los pedidos de papelería y útiles de oficina se realizarán semestralmente.

Los pedidos de elementos de aseo y cafetería se realizarán trimestralmente.

El departamento de compras establece un monto.

Según el tipo de compras, la solicitud de pedido debe estar firmada por el departamento de compras o Jefe del departamento que tenga la autoridad para avalar características específicas de la compra.

Todas las compras relacionadas con elementos y materiales de consumo frecuente para el normal desempeño de las actividades de mantenimiento y servicios generales deben estar avaladas por el Jefe de departamento y logística.

Cuando se requieran servicios de mantenimiento externo, el Jefe de departamento hará la solicitud pedido, por este concepto, al Jefe de Compras. Ninguna otra persona o dependencia está autorizada para hacer estos pedidos.

Las compras de bienes y servicios, se perfeccionarán mediante contrato escrito con el proveedor. Cuando la cuenta sea inferior se procederá mediante orden de compra o de servicio adjuntando facturas o documentos equivalentes.

Toda compra de bienes o servicios superior a 1.500.000 estará sujeta a licitación o concurso público y la selección del proveedor se hará de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.

Sólo el Jefe de compras está autorizado para hacer anticipos para la adquisición de bienes y servicios de uso institucional, para inversión en proyección social o para la venta de servicios. En estos casos, el jefe del departamento de contabilidad exigirá la firma de un pagaré, como garantía.

El tipo de anticipo descrito anteriormente, deberán legalizarse en un plazo máximo de un mes. Sin la legalización del anticipo, en ese plazo, no se podrá otorgar otros anticipos, y el jefe de contabilidad solicitará el descuento respectivo al departamento de gestión de licitaciones.

Las compras que surjan por daños o imprevistos que alteren el normal funcionamiento de la empresa, se consideran “urgentes” y por lo tanto podrán hacerse a proveedores que no estén en el “Listado de proveedores”.

2.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

No.

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SOLICITANTE

SOLICITUD DE CCOTIZACIÓN A PROVEEDORES:

Enviar correo electrónico al proveedor, solicitando cotizaciones a proveedores especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación.

Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la información suficiente y clara del material que requiere, iniciará su proceso de adquisición de pedido.

PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

COTIZACIÓN A PROVEEDORES:

Enviar un correo a los proveedores realizando la correspondiente cotización.

PROVEEDOR

REUNIÓN CON PROVEEDORES:

Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la cotización, indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación.
Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de Compras.

Firma formato planilla de asistencia proveedores

USUARIO SOLICITANTE

REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:

Durante la reunión informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el bien y/o servicio que requiere.

USUARIO SOLICITANTE

GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):

Genera el pedido a través del sistema de información de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del bien y/o servicio, luego procede a solicitarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe, según corresponda

PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):

Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.

Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del director, jefe, registrada en el listado de firmas y Enviar un correo electrónico al proveedor informando el número de pedido.

Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

GENERACIÓN DE REQUISICIÓN

Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
Verifica que los datos de fuente, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud.

Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trámites:

Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la salida de almacén, la cual debe ser firmada de quien recibe. Para ello el usuario deberá presentar una identificación.
Si no se cuenta con stock del material procede a generar un número de requisición de compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario solicitante y al personal encargado de realizar la adquisición.
Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico e informa por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas.

Nota: En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, será válida la firma en la solicitud de pedido.

PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

SOLICITUD DE COTIZACIÓN:

Consulta el correo electrónico para verificar el número de requisición generado para el suministro por el área solicitante.

Enviar a los proveedores las necesidades a cotizar mediante correo electrónico y en los casos que considere adjunta el formato de cotización de productos o Servicios

PROVEEDOR

PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN:

Revisa la información contenida en el formato de cotización de productos o servicios enviado por correo electrónico.
Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos, y la envía por correo electrónico en formato de cotización de productos o servicios o formato institucional mediante archivo adjunto.

PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES:

Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el por correo electrónico.
Elabora el cuadro de comparativo de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra.

Nota: Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de tecnología.

Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación en los siguientes casos:

Sea proveedor único para la compra.

JEFE DPTO. DE COMPRAS

APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE:

Revisa el cuadro comparativo o documento de soporte verificando que la información este completa y correcta.
Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente aprobación por parte del departamento de compras.

JEFE DPTO. DE COMPRAS

APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA:

Aprueba a través del sistema de información la orden de compra, teniendo como soporte la aprobación escrita del departamento de compras.

PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:

Envía al proveedor mediante archivo adjunto a través de correo electrónico la orden de compra o servicio escaneada.
Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacén para realizar seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas.

PROVEEDOR

AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:

Se comunica con el personal de compras y suministros una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega.
Entrega los elementos con remisión, acta de entrega o documento soporte en el lugar, fecha y hora pactados.

PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS Y/O USUARIO SOLICITANTE

REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL:

Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra, si esta correcto procede a firmar la remisión, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción. De lo contrario devuelven el producto según sea el caso.
El departamento de compras y suministros recibe la factura o cuenta de cobro emitida por el proveedor confrontando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario o por el almacén.

No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos.

La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra.
No se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario o personal del almacén.
Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información de acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte.
Informa por correo electrónico al usuario que los productos ya están en disponibilidad para ser retirados del almacén en los casos que aplica.

Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante puede recibir los productos en sitio para asegurar la entrega a satisfacción.

PERSONAL DE ALMACÉN

SALIDA DE ALMACÉN:

Genera la salida de almacén a través del sistema de información, anexando como soporte la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario solicitante.

Para el caso de la dotación el empleado firmará el documento soporte correspondiente.

PERSONAL DE ALMACÉN

TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:

Genera a través del Sistema de Información, número de orden de pago.
En Excel el formato “listado de pagos”.
Enviar los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación).

PERSONAL DE COMPRAS

RECEPCIÓN DE PAGOS:

Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.

JEFE DPTO. DE COMPRAS

REVISIÓN DE PAGOS:

Verifica los documentos y procede a firmar el formato.

PERSONAL DE COMPRAS

RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:

Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago.

...

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