DOFA AREA DE COMPRAS |
DEBILIDADES | OPORTUNIDADES |
- El proceso de compra depende de una sola persona, lo que conlleva a que el mismo no pueda ser realizado por otra, ya que no cuenta con los conocimientos necesarios para poder llevar a cabo las operaciones de compra.
- Las compras realizadas dependen de la aprobación previa del departamento contabilidad, lo que conllevaría un periodo de tiempo, lo cual podría acarrear retrasos.
- Al no contar con una oficina bien establecida, puede ocasionar que haya pérdida de algún documento esencial o pueda confundirse con algún documento de otro departamento.
| - La jefa de compra se mantienen en contacto con las nuevas tendencias, debido a que no solo se realizan compras a nivel nacional, sino que existen varios proveedores que están localizados en el extranjero.
- La exploración del mercado internacional, abren nuevas fronteras y de esta forma la empresa podrá salir beneficiada, al punto de obtener mejores precios, marcas, en general mejores productos.
- Microfleece SAS ha desarrollado alianzas con otras empresas, lo que representa nuevas alternativas de negociación, los cuales resultaran beneficiosos para el departamento de compras.
- Las ventajas de obtener datos acerca del mercado, así como los factores que influyen en la ejecución de las órdenes de compras, representan una oportunidad de conocer los factores que podrían afectar el proceso de compra, y de esta forma se podrán crear estrategias para afrontar nuevas tendencias.
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FORTALEZAS | AMENAZAS |
- Se cuenta con una excelente infraestructura.
- El responsable del proceso de adquisición de bienes y servicios conoce las políticas de compras de la institución, el proceso y sus procedimientos asociados
- Las evidencias y documentos físicos y digitales se encuentran fácilmente en el área de gestión y permiten su identificación, control y trazabilidad
- La gestión de compras se realiza cumpliendo con la normatividad y manuales de compras
- El plan se tiene dispuesto en un formato inmodificable que brinda seguridad en la información.
- Se cuenta con un comparativo de cotizaciones de proveedores para determinar las condiciones y atributos más favorables para la empresa
- Se cuenta con personal en el área de compras acorde a los perfiles de cargo.
| - La falta de personal capacitado en el área de compras que pueda hacerse cargo del mismo, en un momento dado, que la jefa y única encargada, no pudiera llevar acabo el proceso de compras.
- El proceso de compra debe mejorarse para que en un momento dado no se vuelva obsoleto, incumpliendo con la ejecución de todas las órdenes.
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ANÁLISIS Y CONCLUSIÓN
Al momento de la auditoría se encontró que el plan de compras se encontraba desactualizado en valores, ítems y ejecución, pues no se habían agregado aún elementos de otras dependencias, tales como contratación de servicios personales, eventos de capacitación, compra de algunos productos. Sin embargo, en el instante, el responsable solicitó a las áreas de gestión Administrativa y Financiera, Coordinación Jurídica y Talento Humano los datos necesarios para la actualización del plan; el plan se encuentra ya actualizado. Se debe velar por cumplir el cronograma programado. No existe evaluación continua de los proveedores.
