Area De Compras

INTRODUCCION:

El área de compras es de suma importancia en toda empresa y varía dependiendo el tamaño de la misma. Un departamento de compras o algún agente pueden estropear o mejorar la imagen de la empresa por sus buenas o malas relaciones con los proveedores. Estas son esenciales, siempre y cuando se logren alinear todos los procesos para que la gestión de la compra sea efectiva y exitosa y se puedan brindar las mejores opciones no solamente en precio sino también en calidad. Asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tengan una continuidad así como reducir el costo final de los productos es su principal objetivo, además de otros factores que pueden hacer que aumente el éxito del departamento en cualquier empresa.

Para poder llevar un control en el departamento de compras es necesario conocer:

• Elementos del proceso de compras.

• Formatos del proceso de compras.

• Evaluación y desarrollo de proveedores.

DESARROLLO:

ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

Con una buena misión de compras la empresa logra ahorrar valores, compensar al cliente, en tiempo y cantidad, y alcanzar bienes empresariales continuos, pues la gestión de compras y abastecimiento son determinantes para que la empresa tenga éxito o fracaso, para ello es preciso conocer algunos aspectos importantes como:

Primera mente se realiza una requisición de compras, así pues el departamento de compras estará por enterado sobre las necesidades con las que cuenta algún departamento y así mismo se podrán entregar suministros para que la empresa pueda ejecutar sus labores correctamente.

Posteriormente el departamento se dará a la labor de investigar o localizar algunos proveedores, hoy en día esta tarea es más rápida y eficiente ya que existen muchos avances tecnológicos uno de los principales es el internet la cual nos otorga información a nivel local, regional, e internacional.

En seguida se efectúa una solicitud de cotización, por lo regular va dirigida a un fabricante, comercio o prestador de servicios, con el fin de evaluar posibles compras, aunque también puede usarse para comparar precios con otros proveedores.

Luego se genera una tabla comparativa de proveedores con las características de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procederá a la elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa.

Hay que tener claro que es lo que se quiere para así poder planteárselo al proveedor sin dudas. Un punto clave en cualquier negociación es la flexibilidad.

Ahora bien se procede a formalizar la orden de compra mediante una solicitud escrita a un proveedor por determinados artículos a un precio convenido en la solicitud, también es necesario especificar los términos de pago y de entrega.

Final mente se le da un seguimiento de órdenes de compra y actualizaciones de la promesa de entrega del proveedor, la clave no está en solo generar un proceso repetitivo de llamadas telefónicas para saber el estatus de la orden de compra, sino acelerar el proceso o progreso del envió y entrega del bien o servicio, para que los plazos establecidos se cumplan o mejoren.

FORMATOS DEL PROCESO DE COMPRA

1. Comparativos de proveedores

Debe haber una trazabilidad, es decir trabajar directamente con el proveedor a que exista un tercero para así evitar confusiones al igual que valor añadido que son valores como: servicios extras y reembolsos que el proveedor ofrece.

El proveedor debe tener el previo conocimiento sobre el producto para poder realizar su venta así pues, también deberá conocer el precio del mismo.

2. Orden de compra

Una orden es un documento en el cual un comprador entrega al vendedor para solicitar cierta mercancía, por cierto el presente formato debe mencionar lugar, fecha, y

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