INDICADORES DEL ÁREA DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

Los indicadores del área de compra y de distribución física son áreas de importancia que están dentro de una empresa, cada una dándole un mayor énfasis a su rubro y por lo mismo hay indicadores que nos ayudan a controlarlos como los que se explicaran en este trabajo.

INDICADORES DEL ÁREA DE COMPRA

1. DEFINICIÓN:

Son aquellos que están muy relacionados con la gestión de materiales o materias primas de una empresa.

1. INDICADORES.-

1. INFORMACIÓN CON RESPECTO A LOS PEDIDOS.-

Es importante tener los registros de los pedidos que llegan al área de compras, los que pueden ser clasificados según su:

• ORIGEN:

Hace referencia a las diferentes áreas funcionales de la empresa.

• APREMIO:

Se refiere a  los que tienen carácter de urgencia y los que no.

• TRÁMITE DE ATENCIÓN:

Los que siguen el proceso previsto completamente y los que no.

• CUMPLIMIENTO:

Los que llegan al almacén a tiempo y los que no.

Llevar un registro de los pedidos con carácter de urgencia y clasificarlos de acuerdo al área solicitante puede ser una tarea útil, pues nos indicará qué áreas de la empresa no planifican con la debida atención sus requerimientos. Este tipo de requerimientos generan costos adicionales en su atención. Una manera de combatirlos es cargar esos sobrecostos al área que genera los pedidos urgentes.

1. INFORMACIÓN CON RESPECTO A LOS PROVEEDORES.-

Los montos comprados a cada proveedor y una clasificación ABC de proveedores en base a estos montos es el paso inicial para el análisis de proveedores.

Con aquellos proveedores de la categoría A, es decir los más representativos, se pueden establecer visitas periódicas, inspecciones a sus procesos productivos, mediciones de su desempeño logístico en cuanto al cumplimiento de plazos de entrega, la exactitud en sus despachos y la calidad de sus productos. Posteriormente, estas actividades se pueden extender a los demás proveedores de la empresa, siempre y cuando las posibilidades de ahorros o mejoras sean mayores que los costos asociados a dichas actividades.

1. INFORMACIÓN CON RESPECTO A LAS COMPRAS.-

Los productos comprados y una clasificación ABC de los productos en función a los montos comprados es la información básica a recolectar. Buscar una base pequeña de proveedores para aquellos productos en los que la empresa invierte las mayores cantidades de dinero puede representar posibilidades de ahorro importantes. También es importante tener:

• REGISTRO DE LOS MONTOS TOTALES COMPRADOS:

Es donde se indican las cantidades que fueron compradas tanto de bienes como de servicios de acuerdo al tipo de negocio.

• REGISTRO DE LOS AHORROS COMPROBADOS:

Documentos que sirven para base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.

• REGISTRO DE LA CANTIDAD DE ÓRDENES DE COMPRA EMITIDAS:

Si la orden de compra ha sido aprobada, puede ser emitida al vendedor quien suplirá los bienes. Una orden de compra emitida ha sido actualmente enviada al vendedor. 

Una vez que una orden de compra se ha emitido, no se puede añadir más artículos a la misma. Si usted ha publicado una orden de compra, pero encontramos que hay que hacer cambios antes de enviarlo al vendedor

• REGISTRO DEL NÚMERO TOTAL DE COMPRADORES DE LA EMPRESA:

Donde se especifica cuantos compradores han estado en contacto con la empresa para obtener información de sus compras realizadas y saber si la empresa tiene clientes nuevos.

• REGISTRO DE LOS COSTOS DEL ÁREA DE COMPRAS:

Son los desembolsos que se hicieron en la empresa para el proceso de transformación de la materia prima en productos terminados. Estos datos tienen que estar detallados

Todos estos registros nos permitirán establecer indicadores apropiados que midan la gestión del área de compras.

Algunos indicadores que se pueden establecer en función de la información recolectada son los siguientes:

• AHORROS COMPROBADOS PARTIDOS POR LAS COMPRAS TOTALES:

Un ahorro comprobado se puede obtener restando el precio obtenido por la empresa del precio referencial del producto. Este indicador se obtiene dividiendo los ahorros comprobados entre el monto total comprado.

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