PLANEACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS

Instituto Politécnico Nacional [pic 1][pic 2]

Escuela Superior de Comercio y Administración

Unidad Santo Tomas 

MATERIA:

                COMPRAS

GRUPO:

                4RM8

PROFESORA: 

                ORTEGA VALENCIA ANA LILIA

EQUIPO:

                NÚMERO 6

ALUMNO:        

COSIO ALVA GONITTER SOLAN

TRABAJO:

                TEMAS UNIDAD II

2.1 PLANEACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS

La planeación de compras comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma.

Los objetivos

Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado.

Volumen de compras

Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa gastos por manejo de materiales, seguros, mermas.

Control de inventarios

El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en curso de fabricación. Es necesario para saber cuándo reponer las existencias, asimismo para asignar los materiales a las necesidades particulares de la producción y para facilitar la valuación pecuniaria de las existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas.

Ventajas de hacer un plan de compras

• Precios competitivos para los compradores.
• Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra, coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
• Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.
• Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
• Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades.
• El ordenar y programar las compras permite no tener que realizar importantes compras urgentemente.
• Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.
• Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.
• Tener un registro histórico.
• Controlar y trasparentar los gastos.

2.1.1DETECCIÓN DE NECESIDADES POR AREA DE LA EMPRESA 

Consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de estas diferencias. En otras palabras, una investigación que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar adecuadamente las funciones de su puesto.

Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

• ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?
• ¿Qué se debe lograr?
• ¿Qué se debe hacer?
• ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?
• ¿Qué está logrando?
• ¿Qué está haciendo?

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

• Conocimientos y habilidades técnicos que se requieren para el puesto.

• Habilidades administrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los demás, utilizar los recursos, y lograr los objetivos.

• Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicación, de trabajar en equipo, etcétera.

• Habilidades conceptuales como son el análisis y solución de problemas.

• Habilidad para el logro de resultados.

Hay que acotar que la detección de necesidades de capacitación puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitación en términos de productividad y de una manera objetiva y medible.

Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos como reducir el margen de error (calidad), incrementar el número de unidades de producto o de prestaciones (cantidad), mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio (costo), etcétera.

2.1.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Un cronograma de trabajo es un calendario de trabajo o actividades en el que se especifican las etapas de un proyecto. Con el cronograma se planifica y controla fácilmente la producción. 

En un cronograma de una empresa se integran:

• Tareas
• Fechas de entrega 
• Recursos necesarios
• Relaciones con otros proyectos / actividades
• Responsables para tener una visión clara sobre el estado de un proyecto

Por tanto, el cronograma simplifica el monitoreo de los managers y ofrece a los empleados una hoja de ruta para alcanzar los objetivos, descomponiendo las actividades para realizarlas de forma progresiva.

Hasta ahora era muy común que los cronogramas fuesen realizados a mano, en especial si involucraba a una sola persona, en la actualidad las empresas necesitan apoyarse en herramientas digitales tanto por el volumen de trabajadores como por la facilidad en la gestión y organización de tareas. 

¿Cómo hacer un cronograma?

Para elaborar el cronograma de una empresa se recomienda seguir las siguientes etapas:

Definición de tareas

Hay que saber cuáles son las tareas necesarias para el cronograma de actividades. Por lo general, esta definición se produce cuando los supervisores de las áreas involucradas se reúnen para fijarlas, haciendo una lista que luego se representará en el cronograma.

Encontrar las relaciones

Es probable que en la realización del cronograma de trabajo aparezcan tareas que dependan de otras. Por tanto, hay que clasificarlas.

Se hace de la siguiente manera:

• Fin – comienzo: son las tareas que dependen de una anterior. Hasta que esa no esté hecha, no se podrá avanzar con la siguiente.
• Comienzo – comienzo: engloba dos o más tareas que se pueden realizar al mismo tiempo.
• Comienzo – fin: una tarea comienza en el momento que otra termina. Guardan relación entre sí.
• Fin – fin: agrupa dos o más tareas que deben concluir en el mismo momento o lapso de tiempo.

Fijar plazos en el cronograma de trabajo

Una vez que se han definido las tareas y las relaciones entre ellas, para realizar el cronograma hay que fijar los plazos de realización para cada una de ellas. Este punto es clave porque contribuye al orden y marca el ritmo de producción.

Esta etapa es una de las más exigentes. Por lo general, no es posible realizar estimaciones de tiempo exactas. Por eso muchas compañías se apoyan en un software de control horario para tener claro cuánto toma determinada tarea, aproximándose a tiempos reales.

A diferencia de los procesos manuales, la herramienta digital ofrece módulos específicos y personalizados para cada proyecto, evitando que se mezclen entre sí.

Armar el cronograma

Agrupada toda la información anterior, el siguiente paso es plasmarla en el cronograma. Por lo general se usan filas y columnas en las que se distribuye información como:

• Tareas o actividades
• Semana (o tiempo estimado de entrega)
• Recursos
• Responsable

En cuestiones de diseño, se recomienda dejar un espacio prudente entre márgenes para poder agregar información (por lo general producto de ajustes) con comodidad. Las columnas y filas del cronograma pueden variar dependiendo de la dimensión del proyecto.

Ir reajustando el cronograma

El cronograma no es algo fijo.

A medida que se avanza con las tareas, probablemente sea necesario realizar ajustes o incorporar nuevas acciones en el cronograma, así como marcar o tachar las metas que se alcanzan (funciona como estrategia de motivación: un paso más hacia la meta).

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