PLANEACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS

Instituto Politécnico Nacional [pic 1][pic 2]

Escuela Superior de Comercio y Administración

Unidad Santo Tomas 

MATERIA:

                COMPRAS

GRUPO:

                4RM8

PROFESORA: 

                ORTEGA VALENCIA ANA LILIA

EQUIPO:

                NÚMERO 6

ALUMNO:        

COSIO ALVA GONITTER SOLAN

TRABAJO:

                TEMAS UNIDAD II

2.1 PLANEACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS

La planeación de compras comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma.

Los objetivos

Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado.

Volumen de compras

Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa gastos por manejo de materiales, seguros, mermas.

Control de inventarios

El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en curso de fabricación. Es necesario para saber cuándo reponer las existencias, asimismo para asignar los materiales a las necesidades particulares de la producción y para facilitar la valuación pecuniaria de las existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas.

Ventajas de hacer un plan de compras

• Precios competitivos para los compradores.
• Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra, coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
• Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.
• Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
• Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades.
• El ordenar y programar las compras permite no tener que realizar importantes compras urgentemente.
• Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.
• Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.
• Tener un registro histórico.
• Controlar y trasparentar los gastos.

2.1.1DETECCIÓN DE NECESIDADES POR AREA DE LA EMPRESA 

Consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de estas diferencias. En otras palabras, una investigación que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar adecuadamente las funciones de su puesto.

Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

• ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?
• ¿Qué se debe lograr?
• ¿Qué se debe hacer?
• ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?
• ¿Qué está logrando?
• ¿Qué está haciendo?

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

• Conocimientos y habilidades técnicos que se requieren para el puesto.

• Habilidades administrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los demás, utilizar los recursos, y lograr los objetivos.

• Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicación, de trabajar en equipo, etcétera.

• Habilidades conceptuales como son el análisis y solución de problemas.

• Habilidad para el logro de resultados.

Hay que acotar que la detección de necesidades de capacitación puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitación en términos de productividad y de una manera objetiva y medible.

Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos como reducir el margen de error (calidad), incrementar el número de unidades de producto o de prestaciones (cantidad), mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio (costo), etcétera.

2.1.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Un cronograma de trabajo es un calendario de trabajo o actividades en el que se especifican las etapas de un proyecto. Con el cronograma se planifica y controla fácilmente la producción. 

En un cronograma de una empresa se integran:

• Tareas
• Fechas de entrega 
• Recursos necesarios
• Relaciones con otros proyectos / actividades
• Responsables para tener una visión clara sobre el estado de un proyecto

Por tanto, el cronograma simplifica el monitoreo de los managers y ofrece a los empleados una hoja de ruta para alcanzar los objetivos, descomponiendo las actividades para realizarlas de forma progresiva.

Hasta ahora era muy común que los cronogramas fuesen realizados a mano, en especial si involucraba a una sola persona, en la actualidad las empresas necesitan apoyarse en herramientas digitales tanto por el volumen de trabajadores como por la facilidad en la gestión y organización de tareas. 

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