Diagnostico

INFORME DE DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO

ELABORADO POR:

MARIA TERESA PIEDRAHITA

JOHAN GABRIEL CASTRO

HERNAN ANDRES LUNA

CAMILO ANDRES MUÑOZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

524740

IBAGUÉ

2013

INFORME DE DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO

ELABORADO POR:

MARIA TERESA PIEDRAHITA

JOHAN GABRIEL CASTRO

HERNAN ANDRES LUNA

CAMILO ANDRES MUÑOZ

INSTRUCTORA FLOR NIDIA BARRERA G.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

524740

IBAGUÉ

2013

TABLA DE CONTENDIDO

Introducción……………………………………………………….……...……… 1

Objetivo del diagnóstico………………………………………….….…….……..2

Justificación del diagnóstico…………………………………….….……………3

Marco legal……………………………………………………….….……………4

Ley 594/2000………………………………………………….…..……………...5

Acuerdo 047 de 2000…………………………………………...……………….5

Acuerdo 048 de 2000……………………………………………………………..5

Acuerdo 049 de 2000……………………………………………………………..5

Marco institucional……………………………………………....………………..6

Misión……………………………………………………………....………………6

Visión………………………………………………………………….……………6

Organigrama……………………………………………………....………………7

Informe……………………………………………………………………………..8

Observaciones……………………………………………………………………9

Conclusiones……………………………………………………………………..10

Recomendaciones………………………………………………………………..11

Glosario…………………………………………………………………………….12

Bibliografía…………………………………………………………………………13

INTRODUCCION

Este informe se realiza con el fin de identificar las normas y procesos fundamentales para el diseño y organización de los documentos, basados en la normatividad vigente, análisis y prestación de servicios implementados en el programa de gestión documental para lograr la eficiencia del manejo de la información por medio de tablas de retención, valoración y procesos de mejoramiento en el proyecto de la documentación e información. Se basa en brindar soluciones a las problemáticas que existen en el manejo de la documentación, la cual no ha tenido un proceso de acuerdo con los principios archivísticos.

Se realizo respectivamente el diagnostico del archivo general del SENA, de acuerdo a su misión y visión; donde se encontraron los siguientes aspectos a tratar y como observación para un mejoramiento integral:

Dentro de las distintas observaciones y datos recolectados en el diagnostico realizado anexamos soportes físicos en fotografías para la verificación del informe archivístico con el cual se espera sirva para la realización de distintas estrategias que se deben implementar para el mejoramiento y ordenamiento de los pequeños fondos documentales dentro de los archivos y la mala ordenación de los folios dentro de las carpetas archivísticas.

OBJETIVO DEL DIAGNÓSTICO

El objetivo principal fue elaborar un diagnóstico integral, que evaluara los riesgos de conservación (causas-efectos de deterioro) para las colecciones, el personal y las instalaciones, con el propósito de establecer recomendaciones prácticas que ayuden a preservar el patrimonio documental con el que cuenta el servicio nacional de aprendizaje SENA.

Elaborar la propuesta para la organización del archivo Sena regional Tolima en el centro de comercio y servicio para garantizar su conservación, preservación y, de manera especial, la disposición al público para la investigación social. para la investigación social, por medio de estrategias implementadas para el ordenamiento de la documentación mediante técnicas de organización y reestructuración de la infraestructura de las zonas archivísticas.

JUSTIFICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

Este diagnóstico se realizó en respuesta a la solicitud de la instructora flor nidia Barrera, instructora del programa de gestión documental con ficha de caracterización 524740 para participar en el proyecto de diagnóstico de archivos.

en la actualidad elaborar programas y proyectos dirigidos al mejoramiento de los fondos documentales de las distintas entidades han hecho que los profesionales en la organización archivística diseñen programas de acuerdo a la necesidad de la organización como aprendices del SENA del programa de Gestión Documental se nos asigno como parte de nuestra formación la actividad identificada en la guía de aprendizaje numero 2 la cual consiste en realizar el informe respectivo al formato de diagnostico integral de archivos realizado dentro del centro de comercio y servicios.

Informe realizado con fines académicos por los aprendices de Gestión documental con ficha de caracterización 524740 fines que nos llevan al aprendizaje y a la recolección de datos para realizar un completo, correcto y eficaz diagnostico archivístico, dando fruto a un puntual y seguro informe sobre los 3 depósitos de archivos ubicados dentro del centro de comercio y servicio del SENA.

MARCO LEGAL

Ley 594/2000 “Ley general de archivos’. Artículo 20. Las entidades públicas que se supriman o se fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado vinculadas”.

Acuerdo 047 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V“ Acceso a los documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.

Acuerdo 048 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “conservación preventiva, conservación y restauración documental”.

Acuerdo 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

MARCO INSTITUCIONAL

Misión:

El servicio nacional de aprendizaje (Sena) se encarga de cumplir la función que le corresponde al estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral gratuita, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.

Visión:

El

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