Diseño de procesos

Segundo Avance: Servimos S.A.

“Uso eficiente de recursos”

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Índice         

Tabla de contenido

Resumen Ejecutivo        

1. Introducción        

2. Definición del proyecto        

Caracterización de la empresa        

Estrategia de la empresa        

Misión y Visión        

Organigrama        

Diagnóstico del problema        

Descripción del proyecto        

Alcance        

Objetivos        

Riesgos y dificultades a considerar        

Actores Involucrados        

3. Análisis de la situación Actual        

Levantamiento de proceso        

Metodología        

Modelamiento de proceso        

4. Rediseño        

Dirección de cambio        

Propuesta de rediseño        

Métricas e indicadores de desempeño del proceso        

Simulación        

Ahorro en Hora Hombre        

Precisión de la cotización        

5. Conclusiones        

6. Anexos        

Resumen Ejecutivo

La empresa Servimos ofrece diversos servicios de mano de obra para clientes de todos los rubros en su mayoría, del sector retail. Algunos de sus servicios son: armados de packs, confección de productos, entre otros. La principal ventaja competitiva de la empresa radica en sus bajos costos y el conocimiento del negocio basado en una amplia experiencia en el rubro por parte del Gerente General de la empresa.

Servimos ha visto sus ventas reducidas durante los últimos años, debido principalmente, a la pérdida de su mayor cliente (Unilever) y por otra parte al aumento de la competencia debido a las nulas barreras de entrada y altos márgenes que exhibe el rubro.

La disminución en las ventas ha provocado una reducción de personal considerable sin una exhaustiva planificación detrás. Es por eso que la mayoría de las decisiones importantes de la empresa quedaron centralizadas hacia su Gerente General.

Dentro de estas decisiones se encuentra el proceso de cotización y presupuestos para nuevos clientes. El principal problema de esta tarea, radica en que no existe una herramienta estándar y mecanizada que genere los distintos presupuestos. Las cotizaciones las desarrolla casi en su totalidad el Gerente General de la empresa.

Esta falta de estandarización, genera que no haya un nexo directo entre un área comercial y los directos clientes, ya que no existe personal calificado que pueda generar una comunicación fluida con los clientes. Esto repercute en que el Gerente General debe mantener la relación con sus distintos clientes, tiempo que podría ocupar en optimizar y administrar otros problemas de su empresa.

Se plantea una redefinición del proceso mediante un exhaustivo análisis de la empresa. Los principales objetivos del rediseño se resumen en: disminuir la carga de HH por presupuesto realizado mediante una estandarización de la información , generar métricas relevantes para la toma de decisiones y la planificación de la producción y por último que el proceso se vaya perfeccionando a través del tiempo mediante una retroalimentación de los datos.

Para apoyar y respaldar el rediseño, se plantean distintos mecanismos de acción para la implementación de una solución definitiva.

Es importante concluir que este problema no solo le genera un problema al Gerente General, sino a todos los actores involucrados en el proceso de planificación de la producción, debido a que el requerimiento del cliente es el primer paso para una planificación eficiente.

Se pudo determinar que era necesario un rediseño del proceso de cotización para mejorar tres aspectos generales con respecto a los indicadores definidos:

1. Costo de HH total, lo que naturalmente conlleva un costo monetario implícito detrás.
2. Delegabilidad, al hacer el proceso de manera estandarizada y con protocólos de funcionamiento comunes a las áreas.
3. Precisión, al ser un rediseño que se retroalimenta de sus propios datos permite disminuir los errores humanos.        

1. Introducción

El presente informe da cuenta de una primera parte del trabajo realizado para el curso Diseño de Procesos de Negocios, en el cual se trabaja con la empresa de servicios industriales Servimos, con el fin de apoyarla con los conocimientos adquiridos en el curso, identificando un proceso problemático para la empresa y rediseñarlo para lograr que sea más eficiente.

Servimos ofrece servicios de mano de obra variados como armado de packs, confección de bolsas, estuchado de productos, entre otros, a distintos proveedores y diferentes dependencias, todas ellas ubicadas en la región Metropolitana. La mayoría de los proveedores que contratan los servicios de Servimos, son empresas pertenecientes al sector del retail.                                    

El retail es un sector económico que abarca a aquellas empresas que están especializadas en la comercialización masiva de productos o servicios a una gran cantidad de clientes. En el área del retail, Chile ha sido y sigue siendo uno de los mercados más competitivos dentro de Latinoamérica, por ende las empresas están constantemente lanzando nuevas campañas de marketing acompañándose de promociones, ofertas, regalos , descuentos y más.

Todo el dinamismo mencionado anteriormente, se traspasa a las empresas de servicios industriales, cómo Servimos, las cuales deben ser capaces de producir a gran cantidad y a toda velocidad siendo una de las principales características de los requerimientos, el acotado tiempo disponible para la entrega final a cliente.

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