Documento de inicio del proyecto: Optimización de inventarios en la iglesia MCI

Empresa / Organización

IGLESIA MISION CARISMATICA INTERNACIONAL

Proyecto

Diseño de un proceso estandarizado que permita tener una trazabilidad para la administración de inventarios a cargo del departamento de compras de la iglesia MCI

Fecha de preparación

25 de agosto de 2020

Cliente

Los diferentes departamentos involucrados de la Compañía G12 media, contabilidad, Tesorería, gestión humana y proveedores

Patrocinador principal

Director departamento de compras

Gerente de proyecto

Cristina Sánchez Palma

Nombre

Cargo

Departamento / División

Rama ejecutiva (Vicepresidencia)

Sandra Amado

Directora

Departamento de compras

Gerente

Propósito: Diseñar un proceso estandarizado para administrar y llevar un control de los inventarios a cargo del departamento de compras, que permita a la compañía y sus funcionarios contar con un modelo único y optimizar los recursos.

Justificación: Dentro del departamento de compras se manejan inventarios como materiales publicitarios, guías, suministros, papelería, cafetería y demás los cuales son parte clave para el funcionamiento de cada una de las actividades y eventos realizados en la iglesia.

Sin embargo, en el momento no se cuenta con un proceso que permita llevar un adecuado manejo y control de estos insumos y así permitir generar informes reales e idóneos para la entidad en cuanto a costos, usos o Kardex; esta situación genera riesgos por alto consumo e incremento de gastos y la intención principal es que al contar con un modelo único, se minimicen los impactos y las consecuencias que esta situación trae al no contar con un control y procesos que ayude a una gestión efectiva y eficiente de los mismos.

Descripción: Se va a diseñar un proceso estandarizado que permita establecer, administrar y llevar un control de los inventarios atendidos por el departamento de compras, que permita optimizar costos, gastos y dar una mayor utilidad a sus recursos.

Entregables:

Diseño del proceso estandarizado

Diagrama de flujo de procesos

• Conocer herramientas existentes en el mercado y su funcionalidad.

• Conocer todas y cada una de las etapas del proceso de inventarios del departamento de compras.
• Conocer todas y cada una de las etapas de las personas que interactúan en los procesos y eventos de la iglesia MCI.
• Tener acceso al manejo que se está dando en este momento en el departamento de compras para saber qué es lo más viable.

Objetivo

Indicador de éxito

Alcance

El proyecto va desde el análisis del proceso actual que permita establecer, administrar y llevar un control de los procesos de inventarios atendidos por el departamento de compras, hasta el diseño un proceso estandarizado que permita el control y gestión de los inventarios

Cronograma (Tiempo)

El tiempo estimado para el desarrollo de cada una de las fases del proyecto es de 4 meses aproximadamente, después de haber recolectado toda la información necesaria para su ejecución.

Acorde al cronograma de entregables establecido

Costo

El Proyecto no debe sobrepasar el costo establecido por los diferentes procesos a realizar

Control mensual debe estar dentro de los valores presupuestados

Calidad

El proyecto se debe basar en la información y soportes de calidad suministrados por el departamento de compras que permitan el avance y desarrollo según lo establecido.

Minimizar el índice de reprocesos