ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE. CUENTAS BÁSICAS DEL SISTEMA CONTABLE

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ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE

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CICLO CONTABLE DE LAS EMPRESAS [pic 6]

El ciclo contable se refiere al proceso contable, es decir, el conjunto de pasos ordenados y relacionados entre sí durante un período contable con el fin de obtener información financiera para la toma de decisiones.

Las empresas  según el postulado de negocio en marcha tienen una existencia permanente, esto es tienen una vida financiera continua, sin embargo para efectos de presentación de la información financiera esta se divide en períodos llamados contables, por lo que el proceso contable se repite en cada uno de estos períodos.                                              

Cada uno de estos pasos está compuesto de una serie de operaciones que permiten cumplir con las normas contables y leyes fiscales. Al finalizar un período (asiento de cierre) comienza el siguiente (asiento de apertura).

Los pasos básicos de este proceso son:

• Asiento de apertura o registro inicial,
• Captación de datos y análisis,
• Registro de operaciones,
• Elaboración de los estados financieros y
• Registro final o asiento de cierre.

3.1 CUENTAS BÁSICAS DEL SISTEMA CONTABLE [pic 7]

3.1 Estructura financiera

En la unidad anterior al estudiar el postulado de Dualidad Económica se estableció que la estructura financiera se compone de los recursos con que cuenta una entidad y de las fuentes que se requieren para su obtención, cada movimiento que la empresa lleve a cabo modifica la composición de esta dualidad, entonces es necesario conocer los conceptos que integran esta estructura para comprender como los cambios afectan la situación financiera y la toma de decisiones de las mismas.

En la contabilidad, la estructura financiera de un negocio se compone de tres elementos, Activo, Pasivo y Capital, cualquier operación que se efectúe tendrá un impacto en estos elementos.

Activo, se integra con los recursos, bienes y derechos de que dispone una entidad para la realización de sus objetivos, se puede identificar y registrar en términos monetarios, y producirán beneficios a futuro.

Estos activos tienen una procedencia llamadas fuentes de financiamiento. Los Pasivos, son las fuentes externas de financiamiento, porque son derechos de los acreedores y representan deudas y obligaciones que la entidad deberá pagar. Así mismo el Capital Contable, son  las fuentes internas, representa los derechos de los propietarios, socios o accionistas.

La relación entre ambos puede expresarse en forma de ecuación como sigue:

Activo = Pasivo + Capital contable

En ocasiones se le concede más énfasis al capital contable y consiste en restar a la totalidad del activo el importe total de los pasivos.

                                       Capital contable  = Activo – Pasivos 

3.1.2 Cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Gastos        

Para registrar los diferentes bienes y derechos que forman el activo, así como las deudas y obligaciones que representan a los pasivos y el patrimonio de una entidad, se requiere de una cuenta que lleve el control de los aumentos y disminuciones de cada una de ellas, a continuación se presentan las cuentas más utilizadas.

     ACTIVO.[pic 8]

Las cuentas del Activo son de naturaleza deudora, porque representan recursos, principian con un cargo, cuando aumentan se cargan y cuando disminuyen se abonan y su saldo es deudor. Estas cuentas pertenecen al Estado de Situación Financiera.

Caja. Representa el dinero en moneda de curso legal o sus equivalentes, como giros bancarios, voucher (comprobante) de tarjetas de crédito, también el importe de moneda extranjera, así como metales preciosos amonedados.

Fondo Fijo. Registra el importe del dinero fijo establecido por la empresa para gastos menores.

Bancos. Registra el efectivo depositado en una cuenta de cheques en instituciones del sistema financiero

Inversiones temporales. Representan el efectivo excedente de una entidad, invertidas en valores negociables, como CETES, Bonos, Obligaciones, etc., cuyo objetivo es obtener un rendimiento.

Clientes. Representa el importe de las ventas realizadas o la prestación de un servicio a crédito sin garantía documental.

Documentos por cobrar. Representa el importe de las ventas o servicios realizados que no sean de la actividad principal de la empresa y que requieren garantía documental, tales como  pagarés.

Deudores Diversos. Registra el importe de las deudas a favor de la empresa por un concepto que no sea  por la venta de mercancías a crédito.

IVA Acreditable. Registra el importe del impuesto al valor agregado que la empresa paga en la compra de mercancías, bienes o por la prestación de algún servicio, que puede acreditar al IVA por pagar.

Almacén. Registra el importe de las mercancías que se compran para ser vendidas, así como los gastos que estos ocasionan, cuando se utiliza el procedimiento de inventarios perpetuos.

Anticipo a proveedores. Representan los importes que la entidad entrega a cuenta de futuras adquisiciones de mercancías.

Pagos anticipados. Registran los importes de las erogaciones que las entidades efectúan en forma anticipada cuyo objeto es el de recibir en un futuro los servicios  o  por los bienes que se van a consumir, como papelería y útiles, propaganda y publicidad, primas de seguros, intereses pagados por anticipado y rentas pagadas por anticipado.

Terrenos. Representa el valor de los terrenos que pertenecen a la entidad.

Edificios. Controla el importe de los edificios o locales propiedad de la entidad.

Mobiliario y equipo de oficina. Representa el valor de los bienes muebles como los escritorios, las sillas, las mesas, los libreros, las vitrinas, las máquinas de oficina, etcétera., que son propiedad de la entidad.

Mobiliario y equipo de cómputo. Registra el importe de las unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados, impresoras, drivers, escáner, tabletas, entre otros, que pertenecen a la entidad.

Equipo de reparto. Representa el valor de los vehículos tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc., que se usan en el reparto de las mercancías propiedad de la entidad.

Equipo de transporte. Representa el valor de los vehículos que se usan para el traslado de los empleados o ejecutivos y que son propiedad de la entidad.

Gastos de Instalación. Controla el importe de todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo tiempo comodidad y presentación.

Depósitos en garantía. Está constituida por los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar; por ejemplo, el depósito que exige la Compañía de Luz para proporcionar energía eléctrica; el depósito que se deja como garantía para el arrendamiento de un edificio, etcétera.

Acciones y valores. Controla el importe de las adquisiciones de acciones en otras entidades  o inversiones permanentes.

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Las cuentas del Pasivo son de naturaleza acreedora porque representan deudas u obligaciones, es decir son las fuentes de financiamiento, empiezan abonándose, aumentan cuando se abonan y disminuyen cuando se cargan y su saldo es acreedor.

Proveedores. Son las personas o casas comerciales a quienes la entidad debe por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental.

Documentos por pagar. Registra el valor de los títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc. Estos pueden ser a corto o largo plazo

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