EVALUACION

Introducción

Para que una empresa pueda operar en forma correcta se requiere que establezca un adecuado control sobre todas sus operaciones. Es decir, asegurar que las cosas sucedan de acuerdo con su plan operativo preestablecido, en la forma, con el monto y en el tiempo que deben suceder. Esto es posible cuando todos los recursos de cualquier índole de la empresa son aprovechados de manera óptima; pero, además, es necesario que las personas que prestan sus servicios a la compañía, realicen su trabajo en forma tal que permita alcanzar los logros esperados. En esta unidad se analiza la evaluación del desempeño aunado a un conjunto de herramientas muy útiles para que los administradores de las empresas puedan determinar con precisión el grado de efectividad con que las personas están desarrollando las distintas actividades de negocios que le dan vida a la empresa y, con esta base, actuar en consecuencia. Es decir, estas herramientas les van a permitir contar con elementos para evaluar el desempeño del personal, de acuerdo con parámetros congruentes con sus responsabilidades. El objetivo central de esta unidad es describir la función que tiene la información financiera y la aplicación de herramientas de medición del desempeño para ayudar a la gerencia en la planeación y el control de unidades organizacionales como departamentos o divisiones.

Congruencia de metas

 Probablemente en sus visitas a las tiendas departamentales se habrá percatado que cuando desea algo del área de perfumes o de farmacia le cobran en forma independiente como si se tratara de diferentes tiendas dentro de una gran tienda. Generalmente cada sección o departamento cuenta con un gerente, quien es responsable del desempeño de dicha división, es cierto, existe un gerente general de toda la organización responsable del cumplimiento de los objetivos empresariales. Lo más probable es que quien se ocupa de la responsabilidad de una gran corporación inició primero como jefe de un departamento o una división dentro de toda la organización. Una empresa descentralizada es aquella en que las decisiones las toman no sólo los ejecutivos que están en el más alto nivel, sino que a distintos niveles también se va dando este proceso; por ejemplo, las empresas pequeñas son organizaciones centralizadas donde el dueño es el que tiene que autorizar todos los movimientos y transacciones, invertir en equipo, otorgar crédito, comprar mercancías, contratar personal, fijar precios, etcétera.

Distintas áreas o segmentos de responsabilidad En las empresas descentralizadas una función fundamental de la contabilidad consiste en ayudar a los gerentes de las diferentes divisiones a evaluar y a controlar sus áreas de responsabilidad llamadas centros de responsabilidad. En esta unidad estudiaremos tres centros: de costos, de utilidades y de inversiones. Centro de costos Centro de utilidades Centro de inversiones Costos Ingresos

 Ingresos – Costos – Costos – Costos = Utilidad = Utilidad = Utilidad Inversiones (Activos).

Por lo anterior, una vez que en una empresa se han establecido los distintos centros de responsabilidad, es necesario contar con información pertinente que permita conocer y evaluar lo que está sucediendo en cada uno de ellos aplicando el criterio de relevancia. Para lograr esto se requiere información. El objetivo de la contabilidad es proporcionar al usuario información que le sea útil para el propósito que persigue. Para que esta información cumpla su función, su contenido debe incluir los datos relacionados con el objetivo que se está persiguiendo, eliminando aquellos que no guardan relación alguna con éste. A esta cualidad se le conoce como relevancia. Por tanto, para que un informe sea relevante y cumpla las necesidades de la administración, debe reflejar sólo aquellos factores sobre los cuales cada administrador tiene el control e identificar aquellas áreas donde es necesario que el responsable tome alguna acción. La contabilidad administrativa está orientada a satisfacer esta necesidad de información, por medio de la llamada contabilidad por áreas de responsabilidad. La contabilidad por áreas de responsabilidad es un sistema de comunicación mediante el cual se genera información orientada a facilitar el control de las actividades desarrolladas por la empresa; involucra la reunión y clasificación de datos para la elaboración de reportes que permitan mejorar las operaciones de control y de evaluación del desempeño. Lo anterior indica que se deben formular reportes para cada uno de los distintos centros de responsabilidad. Para la generación de estos reportes se debe tomar en cuenta el nivel dentro de la organización del administrador a quien va dirigido. Por ejemplo supóngase que la Corporación Industrial Aceros Pacífico, S. A. de C. V. está integrada por tres divisiones (industrial, comercial y servicios) con varias plantas y sucursales; cada una de éstas cuenta con varios departamentos. A continuación se muestra un cuadro parcial de la organización, señalando en cada nivel el puesto de la persona responsable. Con base en este esquema se establece el tipo de información que debe fluir a cada nivel administrativo.

Reportes contables por áreas de responsabilidad 

Los reportes contables generados por áreas de responsabilidad deben incluir cifras históricas, datos presupuestados y variaciones derivadas de comparar lo real contra lo planeado, para facilitar tanto la evaluación del desempeño como el control. La contabilidad por áreas de responsabilidad es la obtención y clasificación de datos relativos a un determinado centro de responsabilidad, con los cuales se elaboran reportes orientados hacia el control y la evaluación del desempeño.

Evaluación del desempeño en un centro de costos 

En el primer tema de esta unidad se hizo referencia a los centros de costos. Un centro de costos es un segmento de la empresa cuyo encargado, jefe o gerente, es responsable sólo de controlar los costos en que se incurre para el desarrollo eficiente de las actividades asignadas a ese centro.

El tamaño de los centros de costos es muy variado, pueden abarcar toda un área de servicios, como el centro de informática de una empresa, la planta donde se desarrolla toda la actividad de producción, hasta una sección de un departamento. Lo anterior implica que un centro de costos de tamaño relativamente grande puede subdividirse en varios. Por ejemplo, en una empresa puede existir un centro de costos que cubra todas las actividades relacionadas con la función de contraloría llamada “dirección de contraloría”, que a su vez está integrada por los siguientes centros de costos: “gerencia de auditoria interna”, “gerencia de costos y presupuestos”, “gerencia de contabilidad financiera” y “gerencia de impuestos”. Para evaluar el desempeño del responsable de un centro de costos se deben comparar los costos reales en que se ha incurrido y que son controlables a ese nivel, con los costos que se habían presupuestado. La información relativa debe ser proporcionada por el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad. Siguiendo con el ejemplo, supóngase que la dirección de contraloría le reporta a la dirección de finanzas, ésta a su vez le reporta a la dirección de tesorería y todas ellas son manejadas como centros de costos. Lo anterior se representa en el siguiente organigrama.

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