EVALUACIÓN CUANTITATIVA DENTRO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La metodología para realizar la auditoría administrativa, tiene sus bases en la metodología para realizar estudios en el proceso administrativo.

El primer tema trata de la planeación de la auditoría administrativa, etapa en al que el auditor realiza la investigación preliminar, ésta le permitirá contar con información para determinar el área y los detalles a estudiar, así como elaborar el presupuesto y cronograma de actividades, siendo estos últimos la base del proyecto de la auditoría que llevarás a cabo.

Una vez efectuado lo anterior, en la segunda etapa obtendrás la información mediante la aplicación de las diversas técnicas que se explicarán en este tema como: la entrevista, la encuesta y la observación.

Después de haber obtenido tanto la información documental como la de campo, deberás analizarla y sistematizarla, para llevar a cabo la siguiente etapa que es la evaluación cuantitativa, la cual consiste en ponderar las funciones, determinar los factores y los grados a evaluar.

Tomando como base los resultados que arrojó la evaluación cuantitativa, podrás elaborar las conclusiones y recomendaciones, así como las observaciones que harás a la empresa, procediendo a elaborar el informe final de la auditoría. Este informe lo deberás presentar a las autoridades de la empresa para su discusión y en su caso para diseñar el programa de implantación de las recomendaciones sugeridas.

El auditor cuando diseña las entrevistas, los cuestionarios, las cédula o las listas de checado, que aplicará para levantar la información, predetermina indicadores que le permitan llevar a cabo una evaluación, ya no sólo cualitativa sino cuantitativamente. A continuación se explicará la ponderación de funciones, mediante la cual, se podrá llevar a cabo la evaluación cuantitativa de las evidencias y hallazgos encontrados.

Ponderación de funciones

La ponderación de funciones es la asignación que se hace a cada una de ellas de un valor que técnicamente se conoce como peso, a fin de establecer su importancia relativa en su influencia en la eficiencia de la empresa.

No todas las funciones tienen la misma importancia en las empresas. La ponderación de funciones establece la relación existente y la importancia de cada una de ellas. Por lo anterior, entendemos como peso la importancia que una función tiene, en relación con las demás de la empresa, expresada en un porcentaje.

No se trata de establecer la importancia que en absoluto pueda tener cada función; sino la relación que guarde respecto a las demás, al ser comparadas con ellas. El peso o importancia que se asigne a una función sobre las demás, vale exclusivamente para una empresa y puede ser diferente en otras. Por ejemplo, la ponderación de funciones puede ser:

Ventas 40 %

Finanzas 25 %

Producción 20 %

Personal 15 %

Factores a evaluar

Dentro de cada función habrá diversos factores por evaluar, y para su determinación habrá que tomar en cuenta la naturaleza, importancia y condiciones de cada empresa. Así encontramos factores que apenas si tienen importancia en una función y que pueden ser preponderantes en otra. Algunos factores básicos a evaluar son:

• Objetivos y planes

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