Efectivos y equivalentes

Efectivo

En las descripciones del Decreto 2650/1993, se define el efectivo dentro del grupo del Disponible, el cual comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos.  Se incluyen la caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras, las remesas en tránsito y los fondos.

Por su parte, la NIC 07 establece que el Efectivo comprende tanto el efectivo como los depósitos bancarios a la vista.

Así mismo, el Efectivo es todo valor representativo en dinero, como:

• Papel moneda: billetes y monedas;
• Cheques: al día y posfechados;
• Comprobantes o Recibos (Voucher) de tarjetas débito y crédito
• Vales de Caja
• Depósitos en Cuentas Corrientes y de Ahorro en bancos y otras entidades financieras.

Equivalentes al efectivo 

Según la NIC 07 los Equivalentes al Efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que cumplen las siguientes condiciones:  

• son fácilmente convertibles en efectivo (menor a 90 días);  
• están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor;
• se tienen para cumplir compromisos de pago a corto plazo, más que para propósitos de inversión o similares.  

Son ejemplos de equivalentes al efectivo los Certificados de Depósito a Término – CDT, CDAT, Fiducuentas, Aceptaciones Bancarias, entre otros, que cumplan las condiciones anteriores.

Según la NIC 39 y la Sección 11 de NIIF para PYMES, el efectivo y los equivalentes al efectivo son instrumentos financieros, los cuales se definen como cualquier contrato que da lugar a un activo financiero en una entidad y a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra entidad.  Por ejemplo, en el caso de una entidad poseedora de efectivo en una cuenta bancaria, ésta será un activo financiero que corresponderá a un pasivo financiero para la entidad financiera.

Cuentas relacionadas

Las cuentas que hacen parte del grupo del Efectivo y Equivalentes al Efectivo, son:  

• Caja: General y Menor
• Bancos y Cuentas de Ahorro: en moneda nacional y extranjera,
• Remesas en Tránsito
• Fondos e inversiones clasificadas como equivalentes al efectivo.

Control Interno de Efectivo y sus equivalentes:

Algunos de los principales procedimientos de control interno para establecer un eficiente manejo del efectivo son los siguientes:

• Separar las funciones de recibo de dinero de las funciones de registro contable del mismo.
• Asignar la responsabilidad de salvaguardar el dinero a una persona, así como su manejo y flujo (entrada, control y salida), que comúnmente es el tesorero o cajero general el cual deberá poseer una póliza de seguro de manejo.
• Consignar oportunamente los dineros recibidos tanto en efectivo como en cheque.
• Utilizar documentos debidamente autorizados que sirvan de soporte para el recibo y salida de efectivo, en formas prenumeradas, recibos de caja y comprobantes de egreso, respectivamente.
• Realizar arqueos sorpresivos de caja.
• Separar las funciones de recibo y de desembolso de dinero.
• Anular las facturas pagadas con sello de ¨ CANCELADO ¨ o ¨ PAGADO ¨
• Verificar si los desembolsos mayores si han sido aprobados por las personas autorizadas para ello.
• Establecer una caja menor o las necesarias para efectuar desembolsos de poca cuantía.
• Realizar los pagos mayores o de cuantía significativa por medio de cheque cruzado o transferencias bancarias previamente autorizadas.
• Establecer por escrito políticas contables claras sobre cuantías máximas de pagos en efectivo, tanto para las cajas, general y menor, como para las cuentas de bancos.
• Utilizar cajas registradoras y protectoras de cheque.
• Guardar cuidadosamente los cheques en blanco, cheques posfechados recibidos y lo mismo que los cheques y el rastro de los cheques anulados.  
• Al terminar cada día realizar el proceso de “cierre de caja” para siempre dejar una cada debidamente cuadrada (cuadre de caja).
• Elaborar informes sobre ingresos y egresos de dinero en efectivo (Flujo de Caja).  Efectuar la conciliación periódica de las cuentas bancarias y de ahorro.

CAJA

Esta cuenta la conforman el dinero en efectivo o en cheques que posee la empresa, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera, disponible en forma inmediata.

Tiene la mayor liquidez del grupo de efectivo y sus equivalentes por estar representada por la moneda funcional o circulante (billetes y monedas) o por cheques aceptados como medio de intercambio (medio de pago).  La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo, que en la mayoría de los entes que operan en el país es el Peso Colombiano.  

“El peso colombiano es la unidad monetaria de curso legal en la República de Colombia. Su abreviación formal es COP (ISO 4217) e informalmente es abreviada COL$. Localmente se usa el signo peso ($). Su circulación es controlada por el Banco de la República de Colombia, que en 2017 definió que la moneda de menor denominación son las monedas de cincuenta pesos ($50) y la de mayor valor es el billete de cien mil pesos ($100 000).  Tomado de https://es.wikipedia.org/wiki/Peso_(moneda_de_Colombia) 

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