El Flujo De Efectivo En Las Empresas

El flujo de efectivo en la empresa.

Caso.

La empresa “El gran éxito” fabricante de autopartes, se encuentra atravesando por un descontrol caracterizado por la falta de control administrativo en el capital de trabajo.

La rotación del personal por cambio de administración ha generado cambios y falta de seguimiento operativo en la industria automotriz.

Introducción

La administración en una empresa, se puede definir como todas aquellas acciones que deben realizarse para lograr las metas y los objetivos con la óptima utilización de los recursos. Teniendo para ello que desarrollar las cuatro funciones básicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control. Las cuales en conjuntos se conocen como proceso administrativo.

Cuando se habla del proceso administrativo, es obligatorio mencionar el control, ya que de ello se deriva el ciclo administrativo, en el cual se verifica y reorienta la planeación

El control es uno de los elementos que integran el proceso administrativo el cual incluye todas las actividades que se llevan a cabo para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planeadas. Por lo tanto el control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento de la empresa, gerencia, departamento o individuo.

De tal modo que el control es un punto clave en el éxito de toda empresa.

Stoner, Freeman y Gilbert en su libro “Administración”, hacen mención de la definición que Robert J. Mockler hace del control administrativo (pp. 610, 611) “Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

Desarrollo

Derivado del proceso de control, es necesario realizar un análisis situacional y operativo de la empresa, departamento o gerencia, obteniendo resultados que fácilmente puedan ser comparados con las metas y objetivos, de tal modo que para implementar un control administrativo en la empresa “El Gran Éxito” , se deben analizar las áreas de:

- Contabilidad. Ya que es el departamento que se encarga de generar la información financiera de la empresa en términos cuantitativos en relación con los resultados, costos y gastos generados, acerca de la realidad económica pasada y presente.

- Tesorería. Debido a que es responsable de la custodia e inversión de los recursos monetarios, garantizar la liquidez, garantizar el crédito, el cobro de cuentas, suministrar fondos y dar seguimiento al mercado de valores en la empresa.

- Finanzas. Al ser la responsable de la toma de decisiones con respecto a las actividades relacionadas con el flujo de dinero de la empresa y su relación con los bancos.

Como ya se ha mencionado anteriormente, el proceso de control administrativo es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, el cual debe de ser implementado para todas las áreas que estén en algún eslabón de la cadena de valor. Muchos autores y estudiosos del tema de la administración han referido que el control de gestión es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales.

De tal forma que optimizar los recursos destinados al capital de trabajo resulta importante para la empresa, debido a que el adecuado manejo de las cuentas corrientes de la empresa que incluyen los activos y pasivos circulantes, posibilitan la obtención de resultados favorables, desde el punto de vista económico financiero. La magnitud de los resultados depende de la actividad que tenga la empresa; de esta forma, a mayor cantidad de capital de trabajo que tenga la empresa, mayor posibilidad de pagar las deudas al vencimiento,

La administración del capital de trabajo tiene como objetivo manejar cada uno de los elementos de los activos y pasivos circulantes, basándose en la correcta administración de dichos componentes.

Es por ello que la importancia de la optimización de los recursos destinados al capital de trabajo se basa en las variables operativas, las cuales son variables monetarias que están bajo la influencia directa de la autoridad monetaria y que permiten el seguimiento y control del flujo de efectivo, entre las que podemos mencionar:

- Liquidez bancaria. Que son los depósitos bancarios a la vista, conocidos como dinero bancario, el cual es un activo muy líquido, ya que un depósito en un banco, en cualquier momento puede el titular acudir a la entidad bancaria y retirar el mismo o puede hacerlo a través de un cajero automático.

- La base monetaria. La cual representa el total de los billetes y monedas emitidos por el Banco Central más el Encaje legal que este impone y que se encuentra en manos del público.

- Los tipos de interés a corto plazo. Las cuales representan un menor desembolso para la empresa.

Como ya se ha mencionado anteriormente las áreas involucradas en la optimización de los recursos son tres a saber, Tesorería, Finanzas y Contabilidad, a cada una de ellas será necesario realizarle una encuesta y aplicarle un cuestionario, a fin de poder determinar el grado de operatividad que presentan.

A continuación se proponen las siguientes preguntas por área:

Contabilidad:

1. ¿Cuáles son los objetivos fundamentales del departamento de contabilidad?

2. ¿Cuáles son los objetivos del plan contable general de la empresa?

3. ¿La información contable le sirve a usted para la toma de decisiones?.

4. ¿Cómo registra las operaciones en comprobante de diario?

5. ¿Qué sucede si un cliente no paga en la fecha establecida?

6. ¿Cómo consigue financiamiento a interés razonable?

7. ¿Cuántos días le otorgan a un acreedor para acusar recibo de su reclamación por escrito, al haber un error en el cobro?

8. ¿Sabe usted cuáles son los principales costos asociados con las cuentas por cobrar?

9. ¿Cómo realiza el proceso de búsqueda de diferencias en los saldos deudores y acreedores?

10. ¿Mediante qué procedimiento realiza usted el asiento contable para la estimación de cobranza?

Tesorería.

1. ¿Con qué periodicidad realizan el recuento de caja?

2. ¿Sabe usted cuál es la función que desempeña el departamento de tesorería en le empresa?

3. ¿Conoce usted cuáles son las normas técnicas de tesorería?

4. ¿Cuál es el medio más común de pago-cobro que utiliza la empresa?

5. ¿Cree usted que el sistema de costos permite a la empresa contar con información precisa para la toma de decisiones?

6. ¿Cómo solicita una cotización a un proveedor?

7. ¿Cómo exige el pago de un cliente moroso?

8. ¿Cada cuando paga usted la nómina?

9. ¿Cómo realiza la empresa el pago a proveedores?

10. ¿Cómo determina la empresa el periodo de cobranzas?

Finanzas.

1. ¿Con que periodicidad elabora la información financiera intermedia

2. ¿Cuál es el procedimiento que tiene para analizar los riesgos financieros?

3. ¿Cuál considera usted que es el punto de equilibrio de la empresa?

4. ¿Bajo qué criterios se sustenta la administración financiera de la empresa?

5. ¿Cumple la empresa con la reserva legal?

6. ¿Conoce usted cuál es el papel del Administrador Financiero y cuáles son sus funciones?

7. ¿Cuál es el plazo de cobro más largo que otorga la empresa?

8. ¿Cuál es el plazo de pago más largo que tiene estipulado la empresa?

9. ¿Cómo se determinan las políticas de financiamiento de la empresa?

10. ¿Para la elaboración del estado de flujo de efectivo, como considera los cobros procedentes de las ventas de bienes y prestación de servicios?

11. ¿Para la elaboración del estado de flujo de efectivo, cómo considera los reembolsos de los fondos tomados en préstamo?

12. ¿En el caso de un aumento de capital, cuál es el destino del excedente?

Se sabe que la empresa está teniendo problemas con los pagos a proveedores de insumos en Alemania, debido a que se pagan anticipos incluso antes de recibir la mercancía. En este caso se recomienda que la empresa:

- Realice una autoevaluación de la situación actual.

- Implemente el sistema de control de calidad total dentro de la empresa, a fin de inculcar la cultura de calidad.

- Cumpla los requisitos establecidos por las normas o especificaciones técnicas del sector, así como del producto, proceso o servicio.

- Establezca un estricto control de calidad de los productos y servicios, así como el control de desempeño de los empleados mediante uso estadístico de:

• Gestión de incidencias, quejas y reclamaciones

• Sistema de mejora continua

• Competencia profesional

En este sentido la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad de conformidad a la norma ISO 9001, permitirá a la organización, demostrar su capacidad para ofrecer productos o servicios que lleguen a satisfacer los requerimientos de los clientes, así como mantenerse dentro de las normas y reglamentos aplicables.

Esta acción tiene la ventaja de mejorar los sistemas de calidad propios, así como la gestión del desempeño de los proveedores, generando una mayor confianza entre proveedores

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