Elaboracion De Un Plan De Capacitacion

1. Estudio General de la Empresa

1.1 Análisis Interno y Externo de la Empresa

PROCAPS S.A., es una empresa comercializadora y productora de especialidades farmacéuticas cuyo domicilio social se encuentra en Barranquilla-Colombia, importante distrito portuario desde donde se desarrollan innumerables negocios de exportación e importación de productos en el país.

Nace en 1977 y desde entonces se constituye en pionera en la elaboración de cápsulas blandas de gelatina para Colombia y la Comunidad Andina, es además la única empresa que cuenta con la capacidad instalada y la experiencia para producirla.

La alta calidad del servicio, producción, y la elevada aceptación de esta novedosa forma farmacéutica por parte del cuerpo médico y de sus pacientes, acelera el proceso de expansión y desarrollo industrial de PROCAPS S. A. y ampliando el campo de sus actividades comerciales a Centro y Suramérica, poco después a Estados Unidos y Canadá, países que acogen sus productos por los superiores estándares de tecnología y de calidad que comprueban en su fabricación. Adicionalmente, PROCAPS S.A., crea su propio departamento de investigación y desarrollo, con el que ha conseguido notorios avances, tanto en el campo de la producción de las cápsulas de gelatina como en el de la creación de fórmulas de significativa eficacia tecnológica.

La Misión del Laboratorios Procaps, se encamina al mejoramiento de la salud, donde ofrece medicamentos y servicios que garantizan estándares de calidad de categoría internacional Innovadores y accesibles por su relación costo-beneficio contribuyendo a la creación de ciudadanos saludables educando en mejores hábitos de vida.

La Visión de los Laboratorios Procaps Panamá, ser un Laboratorio Científico a la vanguardia de la Investigación farmacéutica, líder en propuestas novedosas para mejorar la salud y el bienestar de la comunidad.

Laboratorios Procaps desea ofrecer a sus clientes un equipo de profesionales altamente calificados, responsables de proveer un excelente nivel de servicio, conjuntamente con productos de altísima calidad y precios competitivos con el ámbito internacional, complementado con toda la experiencia en el mercado Farmacéutico.

Debilidades es un laboratorio que está creciendo en Panamá, cuando ya existen Laboratorios posicionados en este país, de igual manera falta de registro sanitarios para poder ingresar más productos farmacéuticos en el país. Escaso Desarrollo de habilidades en el cambio de prescripciones medicas que integran un punto importante por ser un laboratorio Nuevo. Escasa habilidad para poder desarrollar planes de mercadeo dependiendo de lo exige el mercado panameño actualmente. Presupuesto Limitado, Retrasos en la distribución de los productos a las farmacias porque solo cuenta con un solo distribuidor.

Amenazas aparición de Nuevos laboratorios en el mercado panameño que puedan posicionarse más rápido que este. Efecto Negativo que pueden tener los empleados por el cambio en patrones de capacitaciones. No poder desarrollar las capacidades especificas que necesita la persona que desarrolla los planes de mercadeo.

Análisis Externo de la Empresa

Fortalezas Empresa de Productos farmacéuticos radicada en Panamá desde hace 7 años, por su forma única es el único laboratorio en el país que cuenta con la forma única de capsula blanda de gelatina. Gracias a la estabilidad política y económica con la que contamos se pueden dar la apertura de este y otros laboratorios, claro siguiendo las normas implementadas por la Dirección Nacional de Farmacias y Drogas ya que este es el ente que asegura el análisis, la vigilancia y el control de calidad de los medicamentos y otros productos para la salud humana. De igual manera existe una demanda de Distribuidores minoristas y existe la capacidad de negociar con los proveedores y clientes.

Oportunidades Nichos de mercado en terapias crónicas, Mercado en crecimiento en cuanto a formas únicas, Médicos y Consumidores valoran más productos importados. Fusiones o alianzas estratégicas con otras transnacionales. Pioneros en Nanotecnología. Precios competitivos con el mercado.

Debilidades Productos laborados en Latinoamérica, Deficiencia en terapias crónicas, laboratorio con poco tiempo en el mercado panameño, Laboratorios más grandes cuentan con varios distribuidores, regulaciones panameñas que desfavorecen la empresa.

Amenazas Multinacional incursionando en segmento de mercado de nivel de precios medios y bajos, limitaciones que causarían las leyes, Crecimiento acelerado en el país de otros laboratorios farmacéuticos europeos. Falta de productos con patentes.

1.2 Análisis de la Situación a Estudiar inmersa en la situación Organizacional

Diseñar un programa para ofrecer herramientas avanzadas, habilidades y una visión a profundidad para cambiar el comportamiento de la prescripción de recetas de los médicos, debido a la cantidad de laboratorios que existen en el mercado panameño. Se ha notado que el personal contratado por el laboratorio cuentan con todos los conocimientos en cuanto a las líneas se refieren siendo estas Alivio, Salud Mujer, Derma-Respiratoria, Salud-Familiar y cardiovascular y esto se ha logrado gracias a capacitaciones semanales en dichas áreas. Sin embargo los representantes farmacéuticos necesitan eficacia en ventas para así poder producir resultados asombros y poder realizar de forma sencilla una diferencia en el negocio y en cuanto a resultados personales se refiere.

2. Presentación del Proyecto

2.1 Fundamentación del Proyecto

Se realiza el proyecto para poder alcanzar representante medico con nivel alto en ventas que se logra cuando este puede producir un ingreso más alto dado el potencial que queremos desarrollar en comparación con otros visitadores del territorio con potencial equivalente. Es importante enfocarnos en los criterios y habilidades como la diferencia definitiva en el desempeño.

2.2 Problema Central a Resolver

La receta médica es el instrumento fundamental de comunicación entre el médico, el paciente y la farmacia, es este instrumento por el cual se mide el posicionamiento del Laboratorio en cierto Mercado. Panamá es un Mercado de alta competencia por la cantidad de laboratorios que existen en el mismo. A esta situación debemos sumarle el grado de conocimiento y especialización que tienen los clientes (médicos) quienes esperan y hasta exigen productos de alta calidad, muy buena información y excelentes servicios. Todo este contexto genera que los representantes médicos de Laboratorios Procaps, posean determinado perfil para lograr el objetivo propuesto, la prescripción de recetas, aun en medio de las condiciones de competencia y exigencias por parte de los clientes.

2.3 Objetivo

Desarrollar un programa para ofrecer las herramientas, habilidades y una visión a profundidad para cambiar el comportamiento de la prescripción de recetas de los médicos.

2.4 Contenido

2.4.1 Planificación

Selección de tutores y participantes. La idea es que todos participen de la capacitación por ende todos serán tutores y participantes las 15 personas que forman parte del laboratorio Procaps desde administradores, asistentes y visitadores formaran parte de la capacitación.

Dar a conocer la capacitación, que es lo que queremos lograr, que cada uno de los visitadores médicos cuente con las herramientas, habilidades y destrezas para propiciar el cambio de esa prescripción médica.

Elaborar un listado de los participantes. Aquí no solo participaran los antes mencionados sino también los gerentes de región donde cada dos semanas se presentaran para que observen los progresos en cuanto al plan de capacitación que se está desarrollando.

Implementación la capacitación, Se definirán los contenidos a presentar, como estructurarlos, y verificar si estos temas llenan las expectativas de los participantes o mejor dicho si reflejan lo que está sucediendo en el mercado

Cada dos semanas cuando vengan los gerentes de área se desarrollan talleres de visita médica, dinámicas etc. y se verificara si estamos encaminados y recolectando la información necesaria para lograr nuestro objetivo.

Contratación de expertos en área de ventas, para ver mejores estrategias y herramientas

Se irá agrupando la información que cada visitador médico para que conjunto en equipo de trabajo se analice los datos e ir ingresándolos en un sistema que podrá ser como una base de datos para futuros visitadores médicos del laboratorio. Para ir verificando la información se utilizan computadoras, la pizarra y un rotafolio, también a cada participante de le dará un portafolio para que lleve un orden del contenido de la capacitación. Se imprimirá un material impreso que incluirá todo el contenido a desarrollar durante la capacitación.

Esta capacitación se desarrollara en las oficinas 1 vez a la semana por 2 horas en 5 meses.

2.4.2 Ejecución

En el primer día de capacitación se dará la razón concreta al personal del porque la creación de esta capacitación, se motivara para que vean los beneficios que pueden obtener por la realización del mismo. De igual manera se presentan los horarios de capacitación que se realizaran todos los martes de 8:00 am a 10:00 am. Por 5 meses. En esta primera sesión se les preguntara a todos los participantes después de presentado el objetivo de la capacitación cuales piensan que son sus áreas de oportunidad, temores y que piensan del mismo.

Durante la primera sesión se organizaran los temas que cada participante tendrá que presentar, como de igual manera los comités la idea es que se ayuden los unos a los otros para la realización de los temas de contenido.

Se realizaran los estudios de casos que se presentan durante la visita médica cada participante de la capacitación preparara un caso que pueda ser difícil de manejar, y entre todos se observa cual sería la mejor solución para el mismo.

En las ocasiones donde vayan los expertos en técnicas de ventas, se desarrollaran temas más específicos en donde los participantes podrán resolver cualquier inquietud que tengan en cuanto al tema especifica a presentar.

Para la continuidad de los temas se utilizaran técnicas de recuperación de información, esto es para verificar si la información dada las anteriores está dando los resultados que queremos ir logrando.

A medida que vaya finalizando la capacitación se incrementaran los talleres y se les dará los planes de acción, que son los que se evaluaran para observar si se logro el objetivo de la capacitación.

2.4.3 Evaluación

Quiero realizar tres tipos de evaluaciones, durante, al final y después.

Durante la capacitación se realizara a través de retroalimentación.

Al final de la capacitación se llenara un tipo de encuesta en donde se evaluara si se lleno las expectativas de cada uno de los participantes.

Después de la capacitación se realizara una evaluación procesual. Es aquí donde evaluaremos todo el proceso desde el momento de la planificación, ejecución y la misma evaluación. También se evaluara si se logro el objetivo que es ir cambiando la prescripción médica para esto se tendrá que contratar a una empresa que nos verifique la cantidad de prescripciones que está logrando el laboratorio por medio de comparaciones con mese pasados.

2.5 Metodología

Una vez que se haya plantado el objetivo de la capacitación y se hayan observado los temores y expectativas de los participantes debemos comparar con los objetivos que hemos establecidos.

Se creara un tipo agenda que se les presentara a los participantes para que puedan observar que es lo que vamos hacer durante la capacitación. A parte de los contenidos se incluirá los horarios.

El portafolio que se le dará en la primera sesión será toda la documentación que se utilizara durante la capacitación.

El plan es trabajar con los compañeros para concentrar los recursos y enfocarlos. Se necesita revisar de forma colectiva las notas y toda la información acerca del médico aquí se puede incluir los tipos de pacientes, cualquier interés, pasatiempos, eventos sociales, y otros puntos en común. El estilo social, colegas que puedan influenciar en el médico, la posición actual del doctor en el mapa de prescripción. Obtener y procesar toda esta información no es una tarea sencilla, sin embargo; es lo primero que hay que hacer para no correr el riesgo de perder a médicos potenciales ante la competencia.

Identificar y clasificar a los médicos en perspectiva de cada producto a promocionar, se entiende por aquel medico en que presenta una o más de las siguientes tres características:

1. En la actualidad receta un producto de la competencia similar al producto que el Visitador Médico promociona; es decir, de igual composición.

2. En la actualidad receta un producto de la competencia de diferente composición al que el Visitador Médico promociona pero de similar indicación.

3. En la actualidad no receta ningún producto de similar o diferente composición pero atiende casos relacionados con las indicaciones del producto que el Visitador Médico promociona.

Identificar a los médicos no prescriptores de los productos que el Visitador Médico promociona. Se entiende como un médico no prescriptor aquel que por causas racionales o irracionales (emotivas, sentimentales, etc.) no está recetando él o los productos que el Visitador Médico promociona, pero con la variable adicional de que existe una mínima o ninguna posibilidad de que lo haga en un futuro cercano.

Por ejemplo, médicos “resentidos” con la compañía porque no les auspició un viaje a un congreso (por cierto, nunca faltan este tipo de médicos). Por otra parte, también existen aquellos médicos que están “comprometidos” con la competencia porque recibieron algún tipo de auspicio muy especial.

Después de haber identificado las competencias, recolectar la información va hacerse poco a poco se le ofrecerán las herramientas para que vayan recolectando esta información mientras sigua la capacitación. La información será ingresada en cada uno de los portafolios para ir verificando los procesos y puntos clave a donde queremos llegar.

Luego de tener esta fase casi completa ya se estará en condiciones de ir desarrollando por cada uno de los participantes los temas a presentar.

Sin embargo para que esta información que han recolectada no quede sesgada se irá revisando semanalmente y complementando con el contenido de la capacitación.

De igual manera cuando se presenten los gerentes de áreas se realizara un diagnostico previo de la situación de laboratorio ya que estos serán los encargados se ir presentando la situación actual del laboratorio y adonde queremos llegar.

Un aspecto fundamental en la metodología a emplear serán las reuniones semanales, la presencia de gerencia y la presencia de los expertos. Ya que se podrá observar con la presencia los puntos críticos de la capacitación.

El propósito es ir identificando las habilidades, competencias y herramientas que necesitan los visitadores médicos para lograr mayor cantidad de prescripciones medicas.

Las competencias que queremos lograr son: liderazgo, comunicación efectiva, manejo del cambio, trabajo en equipo y orientación de servicio

También están las competencias técnicas como lo son los conocimientos.

Las herramientas a utilizar para la capacitación son:

Formulario con los pasos fundamentales para el plan de facilitación

Fechas de Capacitaciones Actividades/ temas a tratar Materiales necesarios

Fase Inicial

• Bienvenida

• Agenda/aspectos organizativos

• Expectativas

• Objetivos

Fase Central

• Presentación de los contenidos

• Dinámicas

• Trabajar la temática con los participantes

Fase Final

• Plan de acción

• Conclusiones

• Evaluación

Cada uno de los visitadores médicos tendrá que utilizar una encuesta donde tendrá que obtener la información necesaria. En esta encuesta se quiere verificar la potencialidad del médico como también verificar las actitudes que presenta el médico hacia la organización.

Para la Evaluación durante el taller utilizaremos una técnica llamada Aninometro esta es para visualizar que ha prevalecido durante los meses de capacitación al final de cada jornada se preguntara a los participantes como se sienten.

Ilustración 2

Para la evaluación final de la capacitación se utilizaran dos métodos

En el taller aprendí: Muchísimo

++ Mucho

+ Poco

- Nada

--

A problematizar

A comunicar mejor

Técnicas de facilitar

Usar preguntas como herramientas

Técnicas de

Visualización

Mi apreciación sobre La Metodología Los Facilitadores La Animación El trabajo en grupo

Excelente

++

Buena

+

Regular

+-

Deficiente

-

Muy Mala

--

La evaluación después de la capacitación se va a observar si se logro el objetivo primero por medio de la verificación si contamos con más prescripciones médicas. A través de la observación y verificando si están siendo aplicados los contenidos en la capacitación.

Conclusiones

• Realizar un proceso de capacitación es un trabajo donde hay que colectar todo tipo de información

• Hay que determinar la necesidad del plan de capacitación

• Establecer los requerimientos de la capacitación

• Preparar el programa de capacitación a realizar

• Mejora la relación jefes-subordinados, dado que al capacitar de manera continua a los colaboradores la función de los jefes cambia y pasan de ser percibidos solamente como evaluadores de actividades diarias a mentores y desarrolladores del personal.

• Al capacitar continuamente al personal cada colaborador pone en práctica los conocimientos adquiridos y estos a su vez agilizan la toma de decisiones y la solución de problemas

• Promueve el desarrollo con vistas a la promoción dado que su nivel de conocimiento va en crecimien

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