Elaboración de Manuales Organizacionales

Elaboración de Manuales Organizacionales

PRESENTACIÓN

En la actualidad las organizaciones a nivel mundial se mueven mediante procesos, lo que conlleva a la necesidad de controlarlos para que se desarrollen de una manera eficaz y eficiente, una forma de lograrlo es por medio de elaborar e implementar la utilización de manuales administrativos, de tal forma que se conviertan en guías operativas para los trabajadores en lo particular y la organización en lo general. Y si tomamos en cuenta que vivimos inmersos en un mundo global donde las organizaciones tratan de apegarse a conceptos tales como: Productividad, calidad, certificación, cuidado del medio ambiente, entre otros.

Los manuales administrativos representan una oportunidad para alcanzar estándares de calidad en todas las áreas y departamentos que las conforman, y al mismo tiempo, crear una sensación de garantía y certidumbre para todas aquellas personas que directa e indirectamente se vinculan con sus actividades, llámese clientes, proveedores, trabajadores y público en general.

En el primer corte temático conoceremos las principales características de los manuales administrativos, su sustento legal, así como su proceso de elaboración. En el segundo corte conoceremos la estructura y elaboración del manual de bienvenida y finalmente, en el tercer corte la estructura y elaboración de un manual de procedimientos.

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Propósito del corte:

Al finalizar el corte uno, serás capaz de explicar las características de los diferentes tipos de manuales administrativos, sus elementos estructurales e importancia en diversas empresas para su planeación, implementación y actualización en el ámbito laboral.

Contenidos a revisar en corte uno

C. 1. Concepto e importancia de los Manuales Administrativos y clasificación.

c. 2. Marco Jurídico para la elaboración de los manuales.

c. 3. Procedimiento para la elaboración de manuales administrativos.

INTRODUCCIÓN

Cómo comprobaste al resolver la evaluación diagnóstica las organizaciones (fábricas, comercios, hoteles, hospitales, universidades, bancos, dependencias de gobierno, etc.), grandes, medianas, pequeñas y micro necesitan administrar y sistematizar sus operaciones, lo que necesariamente implica integrar y coordinar recursos humanos, técnicos y financieros. Una forma de lograrlo es elaborar e implementar el uso de manuales administrativos, sin embargo antes de todo hay que preguntarse ¿Qué son los manuales administrativos? ¿Para que se elaboran?, ¿De qué tipo se pueden hacer?, ¿Hay leyes y reglamentos que tienen que revisarse? Y ¿Cuáles son los pasos para su creación? Responder a estos cuestionamientos es el objetivo de esta primera parte.

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¿Qué Manual Administrativo se adapta mejor a mi empresa?

Imagen tomada de: https://www.slideserve.com/renate/manuales-administrativos

¿Qué son los manuales administrativos?

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Concepto de manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa.

Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de información, de organización, de procedimientos, de operación, de calidad, entre otros.

Los manuales presentan una visión conjunta de la empresa, la ejecución correcta de las actividades a realizar para uniformar el trabajo.

Los manuales administrativos permiten que el personal conozca a la empresa, su historia, estructura, procesos, objetivos, políticas, etc..

A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual

Miguel A. Duhualt Kraus, define manual como “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información  y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”

Para G.R. Terry un manual es “Un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden utilizarlos para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.

Para G. Continolo, un manual es “Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar la dirección adecuada a los esfuerzos del personal operativo”.

Reyes Ponce, Agustín define al manual como “Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa”

Graham Kellog define al manual como “señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

Rodríguez, Valencia Joaquín, “ un manual es un documento en el que se encuentran de manera sistemática las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad.

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ACTIVIDAD 1.  POR DESARROLLAR

Instrucciones: Una vez revisadas las definiciones, analiza lo que cada autor propone, contrasta las semejanzas y diferencias y define con tus propias palabras a los Manuales Administrativos.

¿Por qué emplear manuales?

Son un recurso para ayudar a la orientación de los empleados en la ejecución de sus tareas. Es una gran ayuda para el personal que las instrucciones sean definidas, para aclarar funciones y responsabilidades, definir procedimientos, fijar políticas, proporcionar soluciones  rápidas a posibles malentendidos y mostrar el modo en que puede contribuir el personal en el logro de los objetivos organizacionales, así como la relación con otros empleados,

Los manuales administrativos liberan a los administradores de tener que repetir instrucciones similares. La uniformidad de la información, el acceso y la reflexión se encuentran dentro de las ventajas de los manuales.

Requisitos básicos para el éxito de los manuales administrativos?

Escribir de manera sencilla y clara para el nivel de los usuarios del manual que se trate.

Utilizar ayudas visuales (organigramas, diagramas de flujo, fotos, imágenes, etc., según sea el caso.

Controlar la distribución de los manuales

Conservar actualizados los manuales, mediante revisiones periódicas

Hacer resaltar los cambios y las revisiones.

Razones que justifican el uso de los manuales administrativos?

Asegurarse de que sea respetada la estructura orgánica de la empresa

Asegurarse de que se apliquen los procedimientos de manera correcta

Asegurarse de que se apliquen las políticas fijadas en la empresa

Reducir los errores operativos

Facilitar el proceso de inducción de los nuevos empleados

Apoyar la capacidad del personal

Evitar que los cambios sean resultados de decisiones apresuradas

Servir como medio de archivo y fácil de usar

Ahorrar tiempo

Servir como instrumento de capacitación

impORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Por tanto,la importancia de los Manuales Administrativos radica en la serie de posibilidades que ofrecen, entre ellas:

Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimientos, funciones, normas, etc.

Evitan discusiones y malentendidos de las operaciones

Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través del tiempo.

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Permiten delegar en forma efectiva, ya que hay instrucciones precisas del seguimiento a seguir del supervisor al trabajador.

Permiten uniformidad, ahorro de tiempo y de otros recursos

Evitan incertidumbre y confusión en los usuarios o empleados

OBJEtivos DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. Sistematizar la información de la empresa.
2. Informar sobre diferentes aspectos de la empresa, como historia, filosofía de la empresa, estructura orgánica, objetivos, políticas, procesos, etc.
3. Auxiliar en la inducción y capacitación del personal. El nuevo empleado parte su buen desempeño es que conozca la empresa, cuáles funciones va a realizar, la filosofía de la empresa (valores, objetivos, misión, visión), quién será su jefe, etc., esta información se le puede entregar física o electrónicamente, donde podrá conocer la información que le permitirá identificarse e integrarse a la empresa más rápido. (manual de bienvenida, de inducción y de organización).
4. Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa.
5. Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, técnicos y administrativos.
7. Eliminar la confusión
8. Reducir la incertidumbre y duplicación de funciones

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ACTIVIDAD 2. POR DESARROLLAR

Instrucciones: Retomando los objetivos e importancia que se pretenden cubrir y alcanzar en la elaboración de manuales administrativos, elabora un mapa mental que en el centro tenga escrita la siguiente pregunta: ¿Por qué es importante elaborar manuales administrativos?

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica muy útil para lograr una eficiente administración ya que sirve como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa.

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