Emprendimiento

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La organización dentro de cualquier ámbito es pieza clave para el éxito de cualquier actividad que se realice. Se hace necesario tener siempre un orden que nos permita llegar con facilidad y rapidez a lo que estamos buscando.

Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de

Colombia, la Gestión documental es el conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.

Ahora bien, todo este proceso o conjunto de procesos que se inicia con el documento desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos tiene un solo fin y para todas entidades productoras y es que controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes y del mismo modo permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. En otros la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula también a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan el buen bienestar para la empresa.

También los archivos tienen como finalidad disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio del ciudadano y como fuente de historia.

Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

No es nada nuevo el enorme y creciente volumen de datos que día a día han de gestionar las empresas. Es por ello que la adopción de políticas, estrategias, procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia. La gestión de toda información que manejan las empresas implica grandes esfuerzo en catalogación, consultas, acceso e integración ya que por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en distintos soportes, muchos no digitalizados, y en distintos

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