Estructura Organizacional
mapri1 de Mayo de 2013
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La estructura organizacional
Autores: Universidad de Champagnat - Portal de estudiantes de recursos humanos | Teoría de la organización
La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
Elementos de la organización: (requerimientos)
• Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.
• Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.
• Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.• Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dónde conseguir la información y le debe ser facilitada.
¿Qué es organizar?
1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa.
2. Agrupamos estas actividades.
3. A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para supervisar y tomar decisiones.
4. Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante.
Dos definiciones de Estructura organizacional:
• Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad
• Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.
La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
Principios de una organización:
• Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.
• Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el mínimo coste posible.• La organización formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propósito de establecer un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.
• La organización informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad.
Estructura organizativa formal
Características
• Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.
• Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un supervisor.
• Formalización: grado de estandarización de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratización.
Factores que determinan cómo es una estructura organizativa formal:
1. Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa más compleja + especialización
2. Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa.
3. Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que está en el sector agrario que en el industrial, si la empresa está en un sector más simple la estructura es más simple.
Actividades necesarias para crear una organización
• Integrar los objetivos y los planes.
• Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarquía.
•Se establecen las premisas de la jerarquía.
• Definimos las necesidades de información y su flujo.
• Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.
Áreas de mando
• Cuántos subordinados puede tener el director bajo su mando, tiene que ser un número limitado, no puede tener muchos subordinados por que sino no puede realizar bien su trabajo.
• La organización nos ayuda a conseguir los planes.
• El exceso de niveles es costoso y puede obstaculizar a la planificación y al control.
• Principio de amplitud la gerencia: un director debe tener únicamente los
Subordinados que pueda gestionar eficientemente.
• Cuáles son las variables básicas y cómo determinamos el área de mando
1. Similitud de funciones.
2. Proximidad geográfica.
3. Complejidad de las funciones.
4. Tipo de dirección y control.
5. Coordinación que debe tener con otras áreas de mando
Teorema de Graicunas: calcula el número de relaciones que hay en una empresa dependiendo del número de subordinados.
Factores que determinan que un área de mando sea eficiente
Hay que disminuir el número de relaciones y reducir el tiempo de duración de las relaciones.
• El entrenamiento de los subordinados, que estén capacitados.
• Claridad en la delegación de la autoridad.
• Complejidad de las tareas.
• Claridad de los planes, los planes deben ser fáciles de comprender y se deben poder llevar a la práctica.
• Velocidad de cambio o grado de cambio.
• Uso de estándares objetivos.
• Técnicas de comunicación y de control. En cuanto a la comunicación se requieren asistentes de personal. No hay que fiarse de la memoria, si la comunicación se hace oralmente, el empleado no debe tener ningún tipo de duda.
• Diferencias dependientes del nivel organizacional considerado. En los niveles superiores la
• Especialización es menor, con lo cual las áreas de mando tienden a ser más amplias.
• Cantidad de contacto personal. Por ejemplo, la cantidad de tiempo que se emplea en hacer reuniones.
• Autoridad: poder que se tiene para ocupar una posición determinada y a través de esa posición el poder que tiene una persona para tomar decisiones que afectan a otro. La autoridad es un tipo de poder. Se puede tener autoridad sin tener poder.
Autoridad de línea
Son los responsables directos de la realización de los objetivos, mientras que las funciones de Staff son las que ayudan a las de línea para lograr los objetivos eficientemente.
Se llama autoridad de línea por que a un superior se le concede una línea de autoridad entre sus subordinados. De aquí surge el Principio escalar: cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto gerencial, más alta será la línea de autoridad hasta todos los puestos subordinados y más clara será la responsabilidad por la toma de decisiones.
Diferencias entre línea y staff
Vienen dadas por la naturaleza de las relaciones que se mantienen en la organización.
•Línea: la naturaleza de sus relaciones es de autoridad.
• Staff: la naturaleza de sus relaciones es de poder.
Fuentes de poder
• Poder legítimo: deriva del puesto y es aceptado.
• Poder de conocimiento: poder que se deriva de la habilidad y de la pericia.
• Poder de referencia: tiene como fuente la referencia. Se cree en las personas y
en sus ideas.
• Poder de recompensa
• Poder de coacción: ligado con el legítimo y con el de recompensa.
El poder de habilidad, pericia y de conocimiento tienen una gran influencia y podrían paralizar el proceso dentro de una organización.
• Autoridad: poder legítimo, de recompensa y de coacción.
• Poder: poder de habilidad, pericia y conocimiento.
La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o a un departamento para controlar ciertos procesos, prácticas, políticas u otras cuestiones relativas a las actividades comprendidas por las personas de otros departamentos. Esta autoridad puede ser ejercida por la autoridad lineal o por el staff.
La autoridad funcional se aplica al cómo y al cuándo, y rara vez se aplica al qué, quién y dónde.
El empleo de la autoridad funcional debe ser esporádico y debe concentrarse en el punto más alto de la organización.
Ventajas e inconvenientes del staff
Beneficios:
• Asesora en temas complejos.
• Permite pensar en lugar de ir día a día.
Inconvenientes:
• Puede socavar a la autoridad de línea.
• Falta de responsabilidad: el staff sólo recomienda, no tiene responsabilidad.
• Puede caer en “pensar en vacío” puesto que el staff no conoce la personalidad de la empresa y toda la información.
• Crea problemas administrativos, se pierde la unidad de mando. Puede provocar problemas sobre quien ejerce el liderazgo.
Factores para que el staff sea eficiente:
• Atender primero a la autoridad de línea.
• La línea debe escuchar al staff.
• Comprender que el staff no critica, sino que sugiere ayudas y resuelve los problemas.
•El staff debe mantenerse informado del día a día.
• El staff debe ser anónimo y altruista.
Delegación de la autoridad
Es la cesión y transferencia de la autoridad por parte de quien la posee hacia otras personas con el fin de tomar decisiones y emitir instrucciones. Se delega el trabajo y la autoridad, pero nunca se delega la responsabilidad final respecto a los resultados. La distribución de la autoridad entre los diferentes niveles dentro de la organización es lo que se llama sistemas de dirección.
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