Etapa De Instrumentación En La Auditoria Administrativa

Instrumentación

En esta etapa se deben seleccionar y aplicar técnicas que se estimen más convenientes para obtener la información, de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la determinación de los indicadores que se emplearán, el manejo de los papeles de trabajo (informes, hallazgos y evidencias), así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.

Recopilación de información

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que posibilite su examen objetivo, de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación, ocasionando retrasos o la necesidad de recapturar información, reprogramar la auditoría o, en su caso, suspenderla.

Técnicas de recolección

Para recabar la información requerida de una manera ágil y ordenada, se puede emplear alguna de las siguientes técnicas o una combinación de ellas:

• Investigación documental

• Observación directa

• Acceso a redes de información

• Entrevistas

• Cuestionarios

• Cédulas

Investigación documental

Localización, selección y estudio de la documentación capaz de aportar elementos de juicio a la auditoría. Las fuentes documentales básicas a las que se puede acudir son:

Normativa

• Acta constitutiva

• Ley que ordena la creación de la organización

• Reglamento interno

• Reglamentación específica

• Leyes generales, orgánicas y federales relacionadas con el funcionamiento de la organización.

• Tratados y convenios

• Decretos y acuerdos

• Normas (nacionales e internacionales)

• Oficios circulares

Administrativa

• Organigramas

• Manuales administrativos

• Sistemas de información y certificación

• Cuadros de distribución del trabajo

• Estadísticas de trabajo

• Plantilla de personal

• Proyectos estratégicos

• Inventarios de mobiliario y equipo

• Redes para el análisis lógico de problemas

• Sociogramas

• Indicadores financieros y de gestión

• Estudios de mejoramiento

• Auditorías administrativas

Mercado

• Productos o servicios

• Áreas

• Población

• Ingresos

• Factores limitantes

• Comportamiento de la demanda

• Situación actual

• Características

• Situación futura (proyectada)

• Índices de precios

• Comportamiento de la oferta

Ubicación geográfica

• Localización

• Orden espacial interno

• Características del terreno

• Cercanía con el mercado (clientes y proveedores)

• Distancias y costo de trasporte

• Alternativas de conexión con unidades nuevas

• Justificación referida al tamaño y los procesos

Estudios financieros

• Recursos financieros para inversión

• Análisis y proyecciones financieras

• Programas de financiamiento

• Evaluación financiera

• Creación de valor

Situación económica

• Sistema económico

• Naturaleza y ritmo de desarrollo de la economía

• Aspectos sociales

• Variables demográficas

• Relaciones con el exterior

Comportamiento del consumidor

• Cultura

• Estratos sociales o nivel socioeconómico

• Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generación "X", o generación "Y")

• Familia

• Ciclo de vida del consumidor

• Factores de influencia (percepción, aprendizaje y motivación)

• Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisión y sentimiento posterior)

Observación directa

Es posible que los auditores emplee este recurso que consiste en revisar el área física donde se desarrolla la labor de la organización para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante.

Acceso a redes de información

Permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados y organizaciones del sector o ramo, entre otras, por medio de redes informáticas internas o externas; lo cual a su vez facilita el intercambio electrónico y la interacción con el entorno.

Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas para cuestionarlas de manera estructurada a fin de obtener información. Este medio es tal vez el más empleado y uno de los que puede brindar información más completa y precisa.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar:

Definir qué se quiere, tener claros el propósito y el sentido. Se recomienda preparar de antemano una guía de entrevista que incluya los aspectos que se desean obtener.

Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Desarrollar un esquema de trabajo en el que se asignen responsabilidades y se determinen las áreas o unidades por auditar.

Concretar previamente la cita. Verificar que el entrevistado se encuentra preparado para proporcionar la información con el tiempo y la tranquilidad necesarios a fin de disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

Atender al compromiso. Acudir con la debida antelación a la hora convenida al área donde se efectuará la entrevista. Es conveniente observar los siguientes pasos:

a) Concéntrese de manera relajada.

b) Siga un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente.

c) Utilice preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia.

d) No haga preguntas irrelevantes.

e) En la medida de lo posible, escuche, no hable.

f) Asegúrese de no presionar la entrevista.

g) Evite la confianza en su memoria.

h) Deje "abierta la puerta".

Clasificar la información que se obtenga en cuanto a la situación real, observaciones y sus gerencias para mejorarla, sin confundir ambos aspectos.

Registrar la información en una bitácora.

Cuestionarios

Se emplean para recabar la información deseada en forma homogénea. Los constituyen series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temas específicos, con el propósito de mostrar la interrelación y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para que, en conjunto, brinden el perfil completo de la organización.

La calidad de la información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de representación.

Cuando el proceso de auditoría sea muy amplio o la estrategia de implementación lo demande es factible emplear el muestreo sin necesidad de investigar todas las áreas de la organización.

El análisis de datos permite determinar la incidencia, distribución e interrelación de sucesos para proyectar las conclusiones a la población, actividad o unidades como un todo.

Cédulas

Se utilizan para captar la información requerida en función del objeto y alcance de una auditoría administrativa. Se integran por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas para facilitar la agrupación y división del contenido, así como su revisión y análisis.

Incorporarlas en el proceso de auditoría permite expandir la captación de datos y comparar conceptos en las respuestas, lo que simplifica el análisis de los resultados.

Como herramientas de diagnóstico y evaluación, las cédulas posibilitan no sólo la revisión de las variables en estudio, sino su influencia en otras variables o áreas de operación, lo que se transforma en un eslabón entre factores, indicadores, registros y consecuencias.

Medición

Se puede visualizar desde dos perspectivas: forma y fondo. Para la primera, se utilizan las escalas de medición; para la segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos específicos e indicadores.

Escalas de medición

Para consolidar la instrumentación es necesario que los hechos se puedan evaluar

...