Etapas del estudio de sistemas

SEGÚN JOHN DEWCY 

LA PRIMERA ETAPA ¿CUÁL ES EL PROBLEMA?

LA SEGUNDA ETAPA ¿CUÁLES SON LAS ALTERNATIVAS?

LA TERCERA ETAPA ¿CUÁL ES LA MEJOR ALTERNATIVA?

LAS ETAPAS SE EXPONEN EN ORDEN SECUENCIAL PERO NO SIGNIFICA QUE CADA FASE COMIENZA EXACTAMENTE CUANDO TERMINA LA ANTERIOR. MUCHAS VECES SE SUPERPONEN O DESARROLLAN PARALELAMENTE.

MUCHAS VECES ES NECESARIO VOLVER A LA ETAPA ANTERIOR A EFECTOS DE SOLUCIONAR PROBLEMAS, COMO FALTA DE INFORMACIÓN O FALLAS EN LA ACTIVIDAD.

Primera Etapa: ANÁLISIS 

Análisis: Es el estudio de la situación actual. Las primeras 2 fases son actividades previas al análisis. En caso del consultor externo es necesario hacer el presupuesto. Si se trata del área de sistemas a veces son pasadas por alto, aunque esto no debería ocurrir. Las 2 últimas fases corresponden al análisis propiamente dicho, ya que involucra la recolección detallada de datos y su evaluación para emitir en función de ellos el diagnóstico.

1. ESTUDIO PRELIMINAR: Tener una idea general del sistema a estudiar.

Objetivo: Definir el objetivo del proyecto, para ello hay que conocer la organización y los requerimientos de la dirección. Se orienta a identificar factores de un problema y no a descubrir o aportar soluciones.

Desarrollo y herramientas: se obtiene información a través de:

• Entrevistas
• Observación y visitas
• Estudio de documentación y antecedentes

Esta primera etapa concluye con la definición del objetivo del proyecto.

1. PLANEAMIENTO DEL PROYECTO: Desarrollar un plan; con fijación de plazos, recursos y presupuesto.

Objetivo: Elaborar el plan de trabajo que indique el camino a seguir, si es externo también el presupuesto.

Desarrollo y herramientas: Solo se planifica el análisis, todavía no se puede planificar ni el diseño ni la implementación. Se deben determinar las distintas tareas a cumplir, estableciendo tiempos estimados. Se pueden utilizar:

• Métodos gráficos
• Equipos de trabajo

Esta etapa podría concluir con la presentación de una propuesta de servicios profesionales.

1. RELEVAMIENTO DETALLADO: Recoger toda la información necesaria.

Objetivo: Obtener la información de la situación actual, esta contiene numerosos aspectos por lo que hay que evaluar cuales son necesarios en función del objetivo fijado.

Desarrollo y herramientas: Primero vemos la estructura actual de la organización, esto lo hacemos en base con el organigrama, tratamos de construir nosotros un organigrama con los datos recabados y tratando de solucionar los problemas. Los medios de recolección de información son:

• Entrevistas
• Cuestionarios
• Observación personal y directa
• Estudio de los antecedentes y documentación

Esta etapa podría concluir con la organización de la información recogida.

1. EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO: Emitir un dictamen crítico sobre la situación actual que dará origen a la necesidad de planear el mejoramiento del sistema actual o su reemplazo por uno nuevo.

Objetivo: Formular conclusiones acerca del grado de satisfacción de objetivos (eficacia) y de la eficiencia de tal cumplimiento.

Desarrollo y herramientas: puede utilizarse la técnica del análisis de acuerdo a la siguiente formulación:

• ¿Qué?: Saber lo que se está realizando y él porque nos da la base para el análisis de efectividad.
• ¿Por qué?: Esta se aplica en todas las demás.
• ¿Cuándo?: Oportunidad en que acción tiene lugar y el porqué indaga sobre la existencia de oportunidades mejores para su realización.
• ¿Dónde?: Nos da el lugar de realización de cierta acción, y él porque nos hará investigar la posibilidad de espacio más adecuado.
• ¿Quién?: Nos da la persona responsable de cierta acción, el porqué nos impulsa a ver si es la persona adecuada o si hay que reemplazarla.
• ¿Cómo?: Nos trae a colación el método y el porqué da lugar al análisis de la posibilidad de ahorrar pesos, reemplazar formularios, instalación, equipos, etc.

Esta etapa concluye con la formulación de conclusiones que darán las bases para el diseño del nuevo sistema. Estas conclusiones no solo están en función de la información relevada, sino también en función de la experiencia, la comparación con otras empresas con sistemas similares, los conocimientos adquiridos a través de estudios, etc.

Se presenta a través de un informe, testeadas con el personal o con parte de él, con el objeto de verificar la corrección de las conclusiones.

LA CONCLUSIÓN DE LA ETAPA DE ANÁLISIS SE MATERIALIZA A TRAVÉS DE UN INFORME, SUGIRIENDOSE QUE EL MISMO SEA ESCRITO, PUDIENDO COMPLEMENTARSE CON EXPLICACIONES ORALES Y/O DEMOSTRACIONES.

Segunda Etapa: DISEÑO 

Diseño: Se relaciona con el nuevo sistema. Se relaciona principalmente con el futuro, pero basándose en el presente. Se requiere imaginación y creatividad. El planeamiento del diseño consistirá en la formulación de un plan de actividades que corresponderá los siguientes aspectos:

• Definición del marco del sistema a diseñar
• División del sistema en subsistemas
• Determinación de los sectores afectados por el nuevo sistema

1. DISEÑO GLOBAL: Plantear en términos generales la mejora del sistema anterior o la nueva propuesta con especificación de sus posibilidades y costo.

Objetivo: Desarrollar propuestas alternativas que satisfagan los requerimientos de la organización.

Desarrollo y herramientas:

• Definir los objetivos del sistema: Deben ser evaluados nuevamente, para ser ratificados o modificados. Se hacen por escrito. Se deben considerar los futuros cambios que se pueden producir (nuevos productos, canales de venta, clientes, política gubernamental, proveedores).
• Establecer las restricciones del sistema: No es conveniente dar demasiadas alternativas. Las restricciones pueden ser internas (comerciales, productivas, financieras, recursos humanos, recursos materiales) o externas (exigencias de clientes y proveedores, impositivas, laborales).
• Determinar las necesidades  de información: Salidas, información para la toma de decisiones de los usuarios (esto debe decidirse en forma conjunta entre el hombre de sistemas y el usuario).
• Determinar las fuentes de información: Para obtener el producto final (salida) se debe decidir cuales elementos son de entrada.
• Determinar el proceso y los medios de procesamiento: Si tenemos la salida y la entrada, debemos definir los procedimientos que hacen que las entradas se transformen en salidas. Este se basara en el volumen de los datos de entrada, frecuencia, velocidad y complejidad. Aca pueden haber más de una alternativa.
• Especificación de los archivos: Hay datos repetitivos por lo que ahorra tiempo y costos el que estos estén almacenados de forma tal que se pueda acceder a ellos fácilmente. También mantener información producida por el proceso que sirva como entrada para el proceso siguiente o en el momento necesario. Lo que se define es el contenido de los archivos, luego definiremos el tipo de archivo.
• Justificación del proyecto: Hay que evaluar la factibilidad técnica y económica del diseño realizado, que satisfaga los objetivos propuestos. No es comprobación física sino en base a conocimientos y experiencias de los hombres de sistemas. La relación costo beneficio, es fácil determinar costo pero no beneficios por ello se suele comparar con lo que se venía utilizando.

1. DISEÑO DETALLADO: Traducir el diseño global en términos en que el mismo pueda ser operable.

Objetivo: Desarrollo de elementos del diseño global. Lleva más tiempo.

Desarrollo y herramientas:

• Cursogramas
• Redacción de normas y manuales
• Diseño de formularios y registros
• Diagrama de lógica
• Organigramas

Los elementos de la prueba operativa deben ser preparados por los usuarios.

Tercera Etapa: IMPLEMENTACIÓN 

Implementación: Consiste en trasladar a los hechos la fase de diseño, es decir, que el diseño debe ser implementado para ver la medida real de su valor.

1. PLANEAMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN: Coordinar los recursos necesarios para la implementación propiamente dicha del proyecto.

Objetivo: Realizar un plan para coordinar los distintos recursos (materiales, humanos y tiempo) para lograr poner en marcha el proyecto. Se usan técnicas de programación (camino crítico o Gantt).

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