Finanzas internacionales EMPRESA DULCES AUSTRAL S.A

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EMPRESA DULCES AUSTRAL S.A

El día Lunes, comienzo de semana, Juan Carlos Veliz , llega a su oficina a las 08:00 a.m.; ya que es el Director de Logística de la empresa Dulces Austral S.A., la cual lleva 100 años en el mercado de consumo de alimentos, bebidas y dulces en Chile.

• Su Secretaria Beatriz le indica - Buenos días don Juan Carlos lo han estado llamando de la Gerencia Comercial, la Jefa de Ventas la Sra. Daniela Valderrama lo requiere con urgencia.

-        Gracias, dígale que ya voy para allá.

Se dirige a su escritorio y busca el último informe de ventas, y al observarlo encuentra que tiene una data de hace tres días.

• - Verdad que ayer estuve tan ocupado que no me enteré en que había quedado el viernes el cumplimiento de la cuota de ventas y esta es la última semana haber y ahora que pasa con este computador. Por favor Beatriz, me llama a sistemas y le pregunta qué es lo que le pasa hoy al sistema?

• - Si don Juan Carlos llamo de inmediato... (se comunica con sistemas) y dice don Juan Carlos, el jefe de Computación indica que en dos horas más puede acceder al sistema, ya que hubo tempestad el sábado y se quemó la UPS central de la empresa.

• - Genial !!! . el viernes teníamos el cumplimiento global en el 36 % en dinero por ventas, la División de alimentos con un cumplimiento del 59 % en volumen, la División de Dulces en un 48 % en volumen y la División de Bebidas en un 32 %Ö claro, cómo no van a estar tan bajos si tienen 12 referencias de 3 tamaños cada una y nunca hacen una oferta.

• - Don Juan Carlos lo llama la Sra. Daniela por la extensión 12, indica su secretaria Beatriz por el citófono interno

• - Dígale que ya salió, mejor no, la atenderé de inmediato.

Se toma su tiempo y retoma la llamada de la extensión 12 y dice:

Sra. Daniela, muy buenos días, como pasó el fin de semana largo, lo disfruto con su familia,  que  bueno justo  estaba  buscando  la  última  información  de  ventas  de  la empresa.

• - Vea don Juan Carlos, estamos en un lío muy grave ya que Ud. en reunión del comité ejecutivo nos aseguró que no había ningún problema para el lanzamiento de la línea nueva de dulces importados. Hoy me están llamando de Puerto Varas y me informan que los dulces están pegados a las bolsas y melosos, ningún cliente quiere recibir el producto, además esta noche por el canal de TV horario Premium es el primer comercial en la franja familiar de estos productos; también me informan que nos han cancelado el pedido más grande de la empresa Snopys de Talca de bebidas porque no llegó en las 24 horas que estaba estimado. Ud. sabe que este pedido es el 20 % de la cuota de este mes y por ultimo me están llamando de La Serena y me informan que han vendido todos los enlatados de granos que tenían en la bodega y necesitan con urgencia su reposición de stocks y, que no han podido procesar un solo pedido por que les saldría en el backorder y

Perdemos esos pedidos! qué pasa? Ud. sabe que estamos en semana de cierre y con esta recesión no podemos darnos el lujo de perder ventas. En una hora tengo una reunión con Gerente Comercial el Sr. Rómulo, así que necesito datos para comprometerme con la cuota de este mes.

• - O.K. voy a mirar qué es lo que está pasando, porque hasta el viernes cuando nos fuimos todo estaba como lo habíamos pensado.

Cuelga la extensión y llama a su secretaria Beatriz y le dice que llame a reunión de inmediato al - Sr. González (Jefe de transportes), Sr. Bross (jefe de bodega producto terminado del área comercial), al Sr. Valencia (jefe de alimentos) y al Sr. Lemus ( jefe de dulces) y termina diciendo REUNION YA !!!!

A medida que llegaban se miraban las caras antes de ingresar a la oficina del Director de Logística, sin llegar aun el Sr. Bross.

• - En ese instante el Director de Logística le indica a su secretaria - por favor Beatriz-, comuníqueme con la Planta de Producción, el Sr. Romano y Uds., esperen un poco por favor, ya que estamos en una emergencia logística.
• - don Juan Carlos tengo en la línea al Sr. Romano.
• - Aló, vengo de la oficina de ventas y están muy enojados y complicados porque no se ha cumplido la cuota de ventas, Romano, cómo vas en el programa de producción?
• - yo? Cero problemas papá, según mi plan de producción estoy en el 137 % de cumplimiento de manera que por qué no buscas el muerto río arriba por que los músicos por aquí no se ahogaron, no sé si puedes confirmar en el computador, pero me falta producir una series cortas de otros productos para bebidas y unos envases, pero los productos con los que se hace la cuota de venta programada, hace rato que los hice.

• - Bueno, bueno hablamos luego. Ahora Beatriz llámeme a la bodega de materias primas...
• - Don Juan Carlos en línea la Sra. Felicia.
• - Hola, Felicia, hay un lío en Puerto Varas ya que los dulces importados se están derritiendo, pregunta, qué hicieron ustedes con este producto?
• - Nada, don Juan Carlos, solamente lo desempacamos de las cajas originales, abrimos las 20 bolsas que contienen 50 SKUs, cada caja, con peso de 4 kilos cada una y con un valor de $ 500.- brutos cada una. Tomamos 5 SKUs y la metimos en cada bolsa plegadiza que nos suministró marketing de acuerdo al diseño corporativo, luego metimos 20 bolsas plegadizas en la nueva caja corrugada apropiada y lista, lo entregamos a la bodega de productos terminados para el despacho.
• - qué hicieron el material donde venían originalmente los dulces?
• - Nada, creo que están en la basura en estos momentos.
• - Calidad, revisó el proceso?
• - Si, aquí estuvo una persona de control de calidad mirando el empaque y todo sin ningún problema, aprobaron todo.
• - cuánto tiempo se demoraron haciendo el reempaque?
• - Tres días y lo hicimos en esta misma bodega y como no teníamos espacio, el contenedor lo dejamos al pie de la bodega y de allí se iba sacando el producto para reempacarlo.
• - cuándo terminaron el trabajo?
• - El miércoles pasado.
• - Bien gracias, y cuelga,.. le dice a su secretaria- Beatriz, llegó el jefe de Bodegas?, no. por favor ahora llámeme a la bodega de productos terminados.
• - Don Juan Carlos en la línea al Sr. Bross.
• - Aló , Sr. Bross, creo que usted está metido hasta el cuello y tiene un gran problema, he estado revisando el computador y encuentro que estamos en este

Lio logístico ineficiente por culpa del no cumplimiento de los despachos de su bodega, por ejemplo está atrasado todo el despacho de los enlatados de granos de La Serena y tampoco se ha cumplido el pedido de Talca ya que me llamaron de la bodega Snopys diciéndome que tenemos 12 horas para cumplirle o de lo contrario perdemos el pedido, qué me responde a eso?

• - Don Juan Carlos creo que tiene datos desactualizados, porque yo no tengo una sola caja de granos aquí, la planta los entregó a cuarentena de calidad y todavía no puedo disponer de ese producto hasta que no se encuentre aprobado y sobre lo de Talca, yo no tengo la culpa de que el Sr. González haya contratado tan tarde los tres tracto camión que necesitábamos y que el despacho debió haber salido el sábado a las 7:00 p.m... pero Ud. sabe que el domingo no se trabaja, entonces dejaron aquí parqueado el camión que iba al Sur y apenas salió hoy lunes a las 7:00 a.m.

• - Mire, yo no sé si Ud. me está diciendo la verdad, pero está en la mira
• - Pues hable con mi Gerente Comercial, pero yo estoy harto con los jefes del área de logística que usted de una manera muy ejecutiva maneja, a cada rato cambian los programas y a partir de este momento no recibo una llamada más de ustedes. Ahora todo es por escrito.

Juan Carlos cuelga casi tirando el teléfono, y le dice a su secretaria Beatriz..

• - Llámeme ahora a Doña Florinda del Depto. Calidad
• - Jefe, le tengo al teléfono a la Sra. Florinda del Dpto. de Calidad.
• - Hola amiga cómo estás? Te comento, hablé con la bodega de producto terminado y están un poco preocupados porque no tienen productos y necesitamos despachar a La Serena unos pedidos de granos urgentes. Tú sabes cómo y hasta cuándo se encuentran en cuarentena esas latas?
• - Claro .., se demoran quince días más para poder liberarlas, no ve que sus amigos de producción hicieron tarde este lote de producto, por culpa del Jefe de Compras que trajo muy tarde las latas desde Miami y las latas nacionales fueron rechazadas por mala calidad.
• - y no podrías hacerme el favor de liberarlas? No ves que estamos caídos en la cuota de ventas, que es dinero y la meta semestral de la compañía también está caída, en fin, creo que nos haríamos un buen favor, además que son quince días para saber si un producto está bueno o no qué dices?
• - Pues déjame pensarlo
• - Vamos es algo muy especial...
• - SÌ, pero es que se ha vuelto costumbre, cada mes pasa lo mismo
• - SÌ, pero lo hago por la compañía.
• - Bueno O.K., no hay problema.
• - Listo, te debo una comida a todo trapo... gracias.

Las personas que fueron llamadas a reunión con cara de aburridos han estado escuchando todo lo acontecido con los otros jefes a la espera de la reunión. En ese instante el Director de Logística dice:

• González, Ud. en que camiones despachó los dulces a Puerto Varas? no le dije que tenían que ser refrigerados!, dado el calor que existe por la estación que tenemos de verano.
• - Si, pero no hubo calor y además me indicaron que viajen los camiones de noche y que si no lo despachaba se caía el pedido, no ve?
• - No sé si te puedas salvar de esta. cuantos SKUs se despacharon a Puerto Varas?
• - 870 cajas don Juan Carlos.
• - no más? También es que muchas veces hacen mucha bulla por aquí sin razón, y por cosas sin importancia de logística empresarial. tenemos inventario para reponer?
• - Sin problemas, tenemos para 4.7 meses de inventario de este producto, además, era para el lanzamiento con tuti y se compró más por seguridad.
• - Bien llame a Puerto Varas y prometa que hoy va a despachar un camión con ese producto, contrate flete extra y exclusivo refrigerado, pero rápido hombre
• - Valencia, preocúpese de los pedidos de La Serena con relación a los enlatados de granos que el depto. de calidad va a liberar. Esto que les sirva para ver cómo se negocia aquí, qué tal si no hago esta gestión.

• - Lemus, llame a ventas de Puerto Varas y dígale lo que vamos a hacer, organice las devoluciones y arregle este lío que ha armado.

En ese instante, ingresa a la reunión el Jefe de Bodegas de productos terminados.

• - Bross, mire llame a Talca a ver si reprocesan el pedido de Snopys. Dígales que facturen inmediatamente, sin que la mercancía les haya llegado que ya les estamos despachando este producto en el día de hoy. Tenemos que salir de este embrollo bien parados. les parece?
• - Beatriz llame ahora a la Sra. Daniela, por favor.
• - Sra. Daniela Le tengo todo organizado, a Pto. Varas le enviaremos de nuevo en un camión especial porque detecté que ventas no nos había informado que el producto se iba a vender en autoservicios en las líneas de frío y por esto si ellos nos hubieran dicho, no los abríamos sometido a stress calorífico el producto, también la compañía de transportes no estaba viajando de noche por la posibilidad de que los choferes se quedaran dormidos al volante por la distancia a recorrer. Lo que sucedió con Talca se va a reprocesar el pedido porque el camión ya anunció que en 3 horas llega y con La Serena los pedidos de latas salen hoy al medio día. creo que esto nos da mucha tranquilidad.
• - Uff, qué bien hombre lo felicito son muy eficientes, bien con esto me voy tranquila a la reunión.

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SE PIDE:

Ud., como Gerente de Operaciones de la Empresa al enterarse de este problema decide tomar acciones de mejora y para ello la Gerencia General le pide:

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