Flujograma Empresarial

Introducción

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

- Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, la dirección de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, entre otros.

- El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

Importancia:

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier métodos y sistemas.

es importante los flujogramas en toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

los flujogramas o diagramas de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

2. Características de los Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

• Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

• Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

• De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

• Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.

• Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.

• Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.

• De uso, permite facilitar su empleo.

• De destino, permite la correcta identificación de actividades.

• De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.

• De interacción, permite el acercamiento y coordinación.

• De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.

• De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

Conclusión

Los Flujogramas a los cuales también se les llama diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos.

Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma. Se puede decir que los símbolos más usados son:

Operación

Transporte

Inspección

Demora

Almacenamiento

Políticas y Normas Empresariales.

Políticas y Valores de la Empresa

define como primordial el desarrollo de los Recursos Humanos, tanto en los ámbitos personal como profesional, estableciendo equipos de trabajo autoexigentes, orientados al cliente, a los resultados y la calidad; con pensamiento estratégico y actitud de aprendizaje.

Los valores más importantes son:

• Integridad

• Respeto a las personas

• Seriedad

• Cooperación

• Trabajo en equipo

Esta empresa ha centrado los programas de desarrollo hacia sus trabajadores básicamente en las áreas de recreación, educación y capacitación. Junto con esto, cumple con entregar aquellos beneficios acordados en el contrato.

Valores y Políticas

Transparencia, ética en los negocios, incorporar el desarrollo sustentable en las decisiones, proteger el medioambiente y gestionar los riesgos, son algunos de los lineamientos presentes en nuestra empresa. Precio, entrega, calidad y el compromiso del fabricante con prácticas laborales y medioambientales.

- Garantizar que las decisiones comerciales se adopten en consideración al interés de la empresa y con total prescindencia de intereses personales

- Que la empresa sea percibida como una empresa que desarrolla sus relaciones comerciales en condiciones de formalidad, imparcialidad y equidad.

Probidad, Honestidad y Integridad Estos principios son aplicables esencialmente al dominio de los individuos, y con ellos se quiere representar el hecho que todos los trabajadores de Altium deberán mantener en el desempeño de sus funciones una conducta moralmente intachable y una entrega leal, con total preeminencia del interés de la empresa por sobre cualquier otra consideración.

Transparencia

Por Transparencia entendemos la definición de reglas claras, conocidas y válidas para todos, así como la consistencia en el cumplimiento de éstas. En tal sentido, la transparencia sólo es posible en un ambiente de formalidad y equidad.

Profesionalismo

Este principio se extiende a todos aquellos que tienen una relación directa o indirecta con las empresas

Seriedad y formalidad en el cumplimiento de los compromisos asumidos.

Utilización de criterios objetivos y formulación de juicios bien fundados en las decisiones.

Respeto y consideración en cuanto al rol e intereses de la contraparte.

Discreción y confidencialidad en el uso de la información.

Aplicación dedicada de las capacidades y destrezas al servicio de los intereses de la empresa.

Cabe destacar que Altium, cumple con las reglas establecidas en el código del trabajador, sin pasar por sobre ellos, sino al contrario, dando seguridad; como seguros contra accidentes, beneficios; capacitaciones, bonos etc. y estabilidad a nuestros trabajadores.

Política Organizacional

Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Las políticas deben ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.

Normas

Son reglas específicas que se deben seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, o actividades en una organización para poder llevar a cabo el cumplimiento de una política organizacional. Cabe destacar que forman parte del contenido de las políticas organizacionales.

Tipos de políticas

Generales; son las que aplica a todos los niveles de la organización, son de alto impacto o criticidad, por ejemplo: políticas de presupuesto, políticas de compensación, política de la calidad, política de seguridad integral, entre otras.

Específicas; son las que aplican a determinados procesos, están delimitadas por su alcance, por ejemplo: política de ventas, política de compras, política de seguridad informática, políticas de inventario, entre otras.

Metodología recomendada

• Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad, definición, hasta su redacción.

• Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.

• Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.

• Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.

Beneficios de la aplicación de las políticas

• Aseguran un trato equitativo para todos los empleados.

• Generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

• Es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

• Facilita una comunicación abierta y promueve la honestidad.

• Desarrolla la autoridad, poder y liderazgo.

• Asegura la confianza, transparencia, objetividad y aprendizaje.

• Son indispensables para una adecuada delegación de autoridad.

• Reflejan la imagen de la empresa y deben reajustarse a tiempo.

Recomendaciones

1. Su redacción debe ser sencilla y con lenguaje claro, concreto y preciso, no deben existir ambigüedades.

2. La política es parte esencial de la vida organizacional de una empresa, por lo cual su letra no debe ser muerta (definir, aplicar y cumplir).

3. Debe ser adaptable a través del tiempo, por lo cual entra en juego la fase de mantenimiento.

http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/politica-organizacional-concepto-y-esquema-en-la-empresa.htm

...