Funciones Del Departamento De Compras

Funciones del departamento de compras

Introducción

El departamento de compras no solo se encarga de adquirir insumos/productos necesarios para la empresa, sino que conlleva muchas más funciones como atender a los proveedores, negociar costos, determinar la cantidad a comprar, asegurarse que los productos que se adquieran sean de calidad y utilidad para la empresa, llevar el control de la bases de datos, etc.

En el mapa conceptual se encuentran las funciones del departamento de compras y las dividí en tres partes que son: relación con el medio, adquisición y guarda y/o almacenaje; y en este resumen se encuentra explicado dicho mapa conceptual.

Relación con el medio

Es importante relacionarnos con el mercado al cual pertenece nuestra empresa, ¿sino cómo estamos al tanto de la situación en dicho mercado? Por ejemplo, visitar la competencia y el medio es importante porque se debe saber cómo se encuentra el mercado en el cual esta nuestra empresa; saber cuáles son los precios, productos, que se manejan el mercado y el consumidor prefiere, y también saber quiénes son nuestro principales competidores; y en base a esa información tomar decisiones. También es importante eventos que apoyen la comercialización de productos, para así poder dar a conocer nuestros productos o servicios.

Adquisición

La adquisición consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, pero no solo es comprar sino que también conlleva otras cosas como: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

Una vez que seleccionemos los proveedores que consideremos adecuados para nuestra empresa debemos atenderlos, algunos proveedores ofrecen muestras y cotizaciones, el departamento de ventas debe analizar los productos que nos ofrecen los proveedores y decidir qué productos son los que se necesitan y cuales podrían funcionar en la empresa, una vez decidido se debe determinar la cantidad que se va a comprar y, negociar el precio económico y las formas de pago de dicha compra. Todo esto es muy importante que se haga de una forma adecuada ya que si se compra a un precio elevado puede repercutir a la empresa, al igual que comprar a un bajo costo, pero de baja calidad afectaría la calidad de nuestro producto/servicio; también debe cuidarse la cantidad que compremos porque si compramos de menos no tendremos lo necesario si algún cliente interno o externo nos solicita algún insumo, y si compramos de menos nos podría generar pérdidas ya que se compraría insumos innecesarios.

Una vez comprados los insumos/productos hay que analizar los precios que manejara la empresa y cuales artículos estarán en promoción y serán destacables en eventos especiales, ya establecida la lista de precios y promociones hacer conocer a la empresa los productos.

Guarda y almacenaje

Es necesario visitar las bodegas, centros de distribución, zonas de almacenaje y despacho de mercancías, para conocer cuánto producto tenemos disponible o cuales son los que más se requieren y así saber de cual hay que comprar mayor cantidad; al igual es importante visitar el almacenes de la compañía para saber cuáles son los productos de mayor venta y llevar un control.

Para poder llevar un adecuado control es importante revisar las bases de datos y actualizarlas al momento de efectuarse algún cambio como entradas o salidas de producto, etc.

Conclusión

Como mencione anteriormente el departamento de compras se encarga de mucho más que solo realizar compras de insumos/productos, y cada una de las funciones que realiza son de suma importancia para la empresa ya que una mala decisión o un mal manejo podría generar pérdidas

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