GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

ÍNDICE        

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO        2

INTRODUCCIÓN        2

Documentación para búsqueda y contratación de proveedores        2

∙        Solicitud de información:        2

∙        Solicitud de cotización        2

∙        Solicitud de propuesta        2

∙        Documentos de las licitaciones        2

∙        Enunciado de trabajo de adquisiciones        2

∙        Estimaciones de costos independientes        2

∙        Criterios de selección de proveedores        2

Tipos de contrato        3

Contratos de precio fijo        3

Contratos de costos reembolsables        3

Contratos por tiempo y materiales        4

Hacer o comprar?        4

Riesgos en las adquisiciones        4

Coordinación con aspectos del proyecto        4

CONCLUSIONES        5

BIBLIOGRAFÍA        5

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

INTRODUCCIÓN

     Como sabemos en los proyectos siempre existirá la necesidad de adquirir algún producto, bien o servicio, o inclusive realizar la contratación de algún recurso que nos permita ejecutar las actividades, es por ello por lo que se deben determinar los procesos necesarios para llevar a cabo esta actividad, bajo una gestión adecuada y siempre cuidando no impactar a los costos del proyecto.

     Para la gestión de las adquisiciones se describen 3 procesos fundamentales para comparar o adquirir los bienes mencionados.

• Planificar la gestión de las adquisiciones. En este proceso se documentan las necesidades del proyecto y se definen las condiciones para evaluar a los proveedores, cómo y cuándo hacerlo, estos bienes pueden ser de alguna parte de la empresa o una fuente externa. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 466)
• Efectuar adquisiciones. En este proceso se tiene la retroalimentación de los proveedores que permite seleccionarlo y generar los contratos. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 466)
• Controlar las adquisiciones. En este proceso se monitorea la ejecución de los contratos hasta cerrarlos y se realizan cambios y correcciones en caso de ser requeridas. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 459)

     Cada organización cuenta con su propio proceso, políticas para realizar las adquisiciones y es por ello por lo que la dirección del proyecto debe trabajar en conjunto con el departamento de adquisiciones.

Documentación para búsqueda y contratación de proveedores

     Los documentos de busqueda para proveedores se pueden llamar de dos formas, la primera es cuando se basa en precio y se denomina licitación, y la segunda cuando se basa en especificaciones técnicas y se le llama propuesta.

     Los documentos para licitación puedes ser los siguientes:

• Solicitud de información:

             Se usa cuando se necesita más información de los productos.

• Solicitud de cotización

             Se usa cuando se necesita información del cómo se van a satisfacer los requerimientos y el precio.

• Solicitud de propuesta

             Se usa cuando se necesita más información de los productos.

     Los documentos de los proyectos deben tener la complejidad necesaria para obtener lo adecuado y ser flexibles para poder tener mayor posibilidad de satisfacción. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 477)

     La documentación de las adquisiciones es el fundamento legal y puede incluir los siguientes documentos:

• Documentos de las licitaciones

             Documentos de la propuesta de los proveedores.

• Enunciado de trabajo de adquisiciones

             Documento que proporciona a los vendedores los requerimientos, los objetivos y el resultado esperado para ofrecer respuestas.

• Estimaciones de costos independientes

Proporcionan el valor de las propuestas brindadas por los vendedores.

• Criterios de selección de proveedores

Describen la forma en que las propuestas de vendedores serán evaluadas

     La documentación de la contratación incluye un contrato que puede contener

• Enunciados de trabajo
• Cronograma
• Informes de desempeño
• Precios y condiciones
• Criterios de aceptación
• Garantía
• Sanciones
• Seguros
• Aprobaciones
• Términos y condiciones
• Solicitudes de cambio
• Resoluciones y cláusulas de finalización.

Tipos de contrato

     De acuerdo con lo indicado en la 6ª edición del PMBOK, existen dos documentos legales que avalan las adquisiciones para el proyecto, los cuales son Contratos Fijos, Contratos Reembolsables y existe una tercera categoría hibrida que contempla tener los dos contratos de acuerdo a las adquisiciones que se deben suministrar al proyecto. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 471)

     De acuerdo con lo indicado por Yamal Chamoun en su libro Administración Profesional de Proyectos LA GUIA se menciona que podemos utilizar precios fijos cuando se tenga la suficiente información con respecto a las adquisiciones, de lo contrario usar precios variables y obtener la información necesaria para poder fijar los precios. (Administración Profesional de Proyectos LA GUIA, 2002, pp. 139)

Contratos de precio fijo

     Estos contratos se utilizan cuando el alcance está bien definido y no sufrirá cambios, en este tipo de contrato se establece un precio fijo por el producto o servicio, y se definen en 3 diferentes:

• Precio fijo cerrado(FFP): En este contrato el precio es establecido al inicio u no sufre cambios. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 471)

• Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF): En este contrato va de acuerdo con el cumplimiento de los entregables, en ellos se fija un precio tope y en caso de excederlos se asumen por el vendedor. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 471)

• Precio fijo con ajustes económicos de precio (FPEPA). En este contrato normalmente es utilizado cuando se paga en una moneda distinta y se trata de un contrato de precio fijo con flexibilidad a cambios por la inflación, incrementos o bajas de costo de productos.

(Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 471)

Contratos de costos reembolsables

     Estos contratos se deben usar cuando se espera que el alcance este en constante cambio, se basan en hacer pagos por reembolso por los costos autorizados para completar las actividades del alcance más la ganancia del vendedor y pueden incluir:

• Costos más honorarios fijos (CPFF). En este se reembolsa todo lo necesario para realizar el proyecto, además de recibir un porcentaje de los costos del proyecto por concepto de honorarios. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 472)
• Costos más honorarios con incentivos (CPIF). En este se reembolsa todo lo necesario para realizar el proyecto, además el pago por incentivos dependientes del logro de los objetivos, en caso de que el resultado sea mayor o menor a lo estimado se hace un acuerdo para definir porcentajes por desempeño del vendedor. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 472)
• Costos más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF). En este se reembolsa todo lo necesario para realizar el proyecto, además el pago de incentivos pero basado en criterios de su desempeño establecidos previamente en el contrato. (Project Manager Institute, 2017, Ed. 6, pp. 472)

Contratos por tiempo y materiales

     Estos contratos se utilizan cuando el personal aumenta o se requieren expertos o personal externo y son un híbrido entre un contrato de precios fijos y un contrato de costos reembolsables.

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