Gestion De Proyectos

1. Introducción:

La gestión de proyectos consiste en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la definición, planificación y realización de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades.

De forma general, se puede considerar a la gestión de proyectos como una aproximación sistemática y estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes.

2. ¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la administración que trata de la planificación y el control de proyectos, con un costo mínimo y dentro de un período de tiempo específico.

La coordinación de un proyecto requiere la coordinación en el tiempo de equipos, proveedores, personas, tareas y dinero. Pero para que estas tareas se puedan realizar es necesario dividir un proyecto en las siguientes fases:

Fase de creación y planificación del proyecto

Fase de seguimiento y control del proyecto

Fase de comunicación del proyecto

Dentro de la primer fase de creación y planificación de proyectos se encuentran los procesos de planificación del proyecto el cual tiene varios puntos importantes:

Uno de ellos es la especificación del proyecto, el cual nos ayuda a describir cuales son los objetivos, la fecha de finalización, así como qué recursos se utilizarán y qué productos se obtendrán con el proyecto. Es importante también definir el calendario del proyecto, horarios y periodos en los que se trabajará para poder cumplir con el proyecto.

Una vez que tenemos definidos los objetivos y el tiempo de nuestro proyecto podremos empezar a definir el esquema de nuestro proyecto, es decir, dividir nuestro proyecto en fases. Cada fase corresponderá a una actividad y debemos determinar las caracteristicas que tendra cada actividad, un ejemplo seria cuantas horas se ocupan para cumplir la actividad, teniendo en cuenta fechas específicas, y más variables para que no afecten con el curso de nuestro proyecto. Para llevar un control del avance del proyecto existen los hitos que son puntos claves de control los cuales nos indican fechas o puntos del proyecto que debemos tener en consideración, un hito debe tener una duración nula.

Dependiendo de nuestro proyecto se deben tener en cuenta la dependencia entre cada actividad, es decir; cada actividad se debe terminar si su realización depende del inicio o la finalización de otras actividades.Se debe llevar un buen control con respecto a estas dependencias pues muchas veces el ir concluyendo actividades es indispensable para el funcionamiento correcto del proyecto. A estas tareas debemos asignarles recursos y para ello debemos tener en cuenta que recursos se designarán a cada tarea. Se considera un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario para llevar a cabo una tarea.

Hasta este punto casi se concluye la primera fase solo nos queda hacer la revisión y el análisis crítico del proyecto donde debemos observar si todo va en orden, es decir; checar las fechas de cumplimineto de acuerdo a lo planeado,la asignación de recursos a las actividades, verificar los plazos con proveedores y realizar una búsqueda de posibilidades de optimización, al terminar esta fase se dispondrá de la planificación que nos servirá de referencia para el desarrollo del proyecto.

En la segunda fase, la de seguimiento y control, se requiere que el proyecto se ajuste a la planificación inicial, creando un plan de referencia que se considerara antes de empezar a ejecutar el proyecto, y sirve para comparar la evolución del proyecto real con lo que se esperaba.

Para tener un buen seguimiento y control, se tiene la recolección de datos reales, el cual puede ser diario, semanal, quincenal o mensual, de acuerdo con la naturaleza de las actividades,

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