GESTION DE PROYECTOS

GESTION DE PROYECTOS

La empresa Vation 2002, dedicada al sector de edificación civil y cuenta con una plantilla de 150 trabajadores.

En este momento Vation 2002 tiene sobre la mesa una propuesta de adquisición por parte de una importante multinacional que, de ser aceptada, supondrá un proceso de integración paulatina durante los próximos años.

La directiva de Vation 2002, con el fin de tener todas las garantías posibles ante esta propuesta quiere organizar una reunión en la que participen toda la cúpula directiva de ambas empresas, más los directores de los diferentes departamentos de las dos entidades.

Esta reunión se quiere realizar en un lugar neutro, como un centro de negocios, donde poder comer, charlar, exponer los diferentes puntos de vistas.

Has sido encargado de organizar este evento entre ambas entidades que ha de realizarse en el próximo mes. Debes:

Enviar las cartas de invitación a la reunión y confirmar la asistencia.

Contratar una sala de juntas en un centro de negocios. Debes realizar una visita para comprobar si se ajusta a los requerimientos mínimos para la reunión.

Contratar un catering durante la reunión

Contratar, en un restaurante cercano, la comida para los asistentes a la reunión. Debes visitar los restaurantes.

Seleccionar el menú.

Se pide:

Organiza el proyecto de trabajo para planificar la reunión entre ambas entidades.

-Proyecto: Reunión entre VATION 2002 y MULTINACIONAL GLOBAL X

-Objetivo del proyecto: Organizar y planificar, una reunión entre ambas compañías.

-Resultados: Realizar la reunión en un lugar neutro, convocar a la Junta Directiva y Directores de las distintas áreas de ambas compañías, ofrecer un catering durante la reunión y comida en restaurante para todos los asistentes.

-Recursos:

• Recursos Personales: Responsable del Proyecto y Secretaria, a tiempo completo durante la planificación del proyecto. 6 Colaboradores a tiempo completo, el día de la reunión (13 de Abril)

• Recursos Materiales: 4 ordenadores portátiles, Proyector y pantalla, Pizarra blanca, Material de oficina (bolígrafos, folios, blocs, carpetas), Micrófonos , sistema de sonido.

• Recursos externos: Sala de reuniones en un centro de negocios, hotel, etc., con Internet y wifi. ; Servicio de catering, durante la reunión; Restaurante para la comida.

Lista de Control : Preparación de la reunión

1) Determinar el número de asistentes.

2) Determinar el lugar y la sala de reuniones

3) Determinar los puntos del orden del día y elaborar la agenda de la reunión:

-Inicio y final de la reunión

-Tiempo dedicado a cada tema.

-Pausas previstas.

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