Generalidades De Los Presupuestos

INTRODUCCION:

Considero importante establecer que desde el punto de vista de la administración, todo proceso administrativo por simple o complejo que se maneje, se deberá someter a una serie de funciones básicas, de las cuales se han hecho énfasis desde los tiempos antiguos y hasta nuestros días, pasando por las teorías de Taylor, Fayol, Mayo, Weber y otros importantes que aportaron a la administración moderna. Al darle forma estructural a estas funciones y aplicarlas a la administración, esta se tornó más dinámica y moderna y a la vez se pudieron desarrollar una serie de actividades o labores que han desembocado en lo que hoy podemos llamar enfoque presupuestal, el cual es una integración de la planeación, el control y la armonía generada por la correcta coordinación dentro del proceso administrativo.

ALCANCE y NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS.

En la búsqueda del mejoramiento y estabilización de las actividades de empresas tanto públicas como privadas, se han venido desarrollando desde el último siglo, normas y principios para tratar de optimizar los esfuerzos y recursos, y de esta forma alcanzar los objetivos trazados. Es así como podemos ver que toda empresa con o sin ánimo de lucro, estará siempre encaminada hacia unas metas y objetivos y es claro que para dar cumplimiento a estos enfoques, deberán desarrollar unas técnicas y mecanismos especiales, los cuales integrados en forma conjunta darán por resultado lo que hoy se conoce como Presupuestos. Es importante enfatizar en que hay quienes critican este proceso (aplicación del presupuesto) en el ámbito administrativo empresarial, argumentando que depende del pronóstico de acontecimientos futuros y que por consiguiente no puede preverse con exactitud, no obstante la gran mayoría de los administradores modernos declaran que los presupuestos son considerados como una de las principales herramientas con que cuentan para para el manejo eficaz de sus negocios.

DEFINICION y CARACTERISTICAS.

Por sus raíces latinas Pre: antes y Supuesto: Hecho o suceso, presupuesto significa “antes de lo hecho”, o “anticipar un suceso”, o “hacer algo antes que suceda algo”.

Existen innumerables definiciones de lo que es un presupuesto, de acuerdo con los diversos autores que hablan del tema, no obstante se puede definir como: “La estimación programada de manera sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener de una organización, en un tiempo determinado”.

“José Arbey Maldonado Lenis “(http://www.youtube.com/watch?v=h7wZbSlGu8o)”

 El presupuesto es un plan de operaciones para un tiempo determinado , el cual se debe preparar de manera cuidadosa.

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 El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero que presenta ordenadamente y en términos monetarios, los resultados previstos de un plan, un proyecto, una estrategia.

 El presupuesto no es algo aislado, más bien, como herramienta administrativa, es el resultado del desarrollo eficaz del proceso gerencial.

 El presupuesto se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

 El presupuesto está orientado hacia el futuro y no hacia el pasado, aunque en su función de control, el presupuesto se compara con los resultados reales.

 El presupuesto puede referirse fácilmente a un artículo, a un proyecto o integralmente a todas las operaciones de la empresa.

QUE COMPRENDE UN PRESUPUESTO.

 Unos Objetivos Generales a Largo Plazo.

 Unas Metas específicas a corto plazo.

 Un Plan Financiero a Largo Plazo y elaborado en forma general.

 Un Plan Financiero a Corto Plazo presentado en forma discriminada.

 Unos informes de resultados, presentados periódicamente para las diferentes áreas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas, y

 Una acción de seguimiento y control permanente y continuo.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS.

La gestión presupuestal moderna no es ya competencia exclusiva de la alta Gerencia, delegado en cabeza de un director de presupuestos, es una labor a desarrollar por todos los niveles de la empresa, en los cuales los responsables de los centros de costos con todo el personal que trabaja en las diferentes áreas deben estar comprometidos a lograr las metas y objetivos propuestos. La Presupuestación es la base sobre la cual se fundamentan: la administración por objetivos, la planeación estratégica, la gerencia participativa, la calidad total y aún la gerencia de proyectos, de esta manera los programas de presupuestos cuantifican los planes administrativos y los ayudan a evaluar.

Igualmente el presupuesto también da los criterios del rendimiento aceptable de la organización en el futuro, en tanto que el proceso presupuestal proporciona un mecanismo para asignar en forma racional y económica, mano de obra, instalaciones y demás recursos. También facilita la toma de decisiones y la coordinación de las actividades de los grupos que conforman la organización; y finalmente proporciona medidas objetivas para evaluar el desempeño y las metas de rendimiento de la empresa.

EL PRESUPUESTO y LAS FUNCIONES BASICAS DE PLANEACION y CONTROL

Es conocido que tradicionalmente se han considera como las funciones básicas administrativas la Planeación, la Organización, la Dirección o ejecución y el Control. Dos de las funciones básicas tradicionales tienen en los presupuestos una herramienta fundamental, debido a que la gestión presupuestaria moderna es esencialmente un proceso de planeación y control, adicionalmente hace parte fundamental de la función de Coordinación. Los presupuestos se basan en la convicción de que una administración puede y debe controlar el futuro de la empresa mediante la toma de una serie continua de decisiones bien concebidas: Prosperidad Planeada vs. Caso Fortuito.

LA FUNCION DE LA PLANEACION y SU APLICACIÓN EN EL TIEMPO.

En las empresas modernas la planeación ha ido adquiriendo una importancia como consecuencia de la necesidad ineludible de conocer con toda anticipación la trayectoria que se podrá, o deberá seguir de acuerdo con las circunstancias en que se van a desempeñar las operaciones de la empresa. De ésta manera, la planeación que empezó haciéndose por períodos cortos, generalmente de un año, se ha ido proyectando a plazos más largos que abarcan 5, 10 y hasta 20 años.

En la planeación se busca conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización al trabajo a realizar.

Es el diseño de un estado futuro para una organización y de las maneras eficaces de

alcanzarlo, es decir predeterminar los cursos de acción a seguir para el logro de los objetivos propuestos.

El proceso de Planeación es un proceso de toma de decisiones de orden superior, las decisiones tomadas en el proceso de planeación deben ser anticipadas, es decir se toman antes de la acción.

De acuerdo con el tiempo se presentan dos tipos de planeación en una empresa, a saber: Planeación estratégica y Planeación táctica.

Planeación estratégica: Es a largo plazo. Muestra las actividades de la empresa en forma general y está encausada hacia unos objetivos generales.

Planeación táctica: Es a corto plazo. Las actividades de la empresa se presentan en forma discriminada y está encaminada hacia unas metas específicas y hacia los medios para alcanzarlas.

LA FUNCION DEL CONTROL y SU APLICACIÓN EN EL TIEMPO.

El control de la empresa, otra de las funciones básicas del proceso administrativo, se ejerce en términos generales como un sistema de comparaciones “lo que debe ser” con “lo que es”, para lo cual es necesario establecer previamente los objetivos y metas que se buscan alcanzar y posteriormente evaluar lo que realmente se ha hecho. El control se puede definir como todas las acciones que se realizan para asegurar el logro de los objetivos, metas, planes, políticas y estándares planeados.

El proceso e control está dirigido a establecer que los propósitos, planes y programas se estén cumpliendo adecuadamente y de ser contrarios buscar las alternativas que corrijan estos procesos.

El proceso de control incluye los siguientes aspectos:

1. Comparar los resultados reales con los presupuestados y especificar las variaciones presentadas.

2. Presentar un informe de los resultados del primer paso a los administradores apropiados.

3. Analizar las variaciones de los resultados reales con respecto a los presupuestados.

4. Formular nuevos planes de acción o alternativas que se pueden seguir para corregir

las desviaciones presentadas.

5. Seleccionar la alternativa más favorable e implementarla correctamente con las medidas necesarias.

6. Hacer un seguimiento del plan escogido para establecer su efectividad y llevar a cabo

un proceso de retroalimentación de la información para mejorar las etapas futuras de la

planeación y el control.

El control, como acción puntual, debe ser anticipado y no posterior, se debe hacer antes y no después de realizada una acción. El Control debe comenzar por la persona que realiza el trabajo, este es en primera instancia el que debe realizar un control sobre su labor para asegurar que está haciendo las formas de forma correcta, en segunda instancia lo hace el supervisor asignado al trabajo, en este caso el trabajador realiza la función a-priori y el supervisor lo hace a-posteriori; si se analiza en forma ecuánime, sin pasión, se llega a la conclusión de que el más importante, el que más nos asegura el logro de los resultados esperados, es el control que se establece antes de que se produzcan los hechos. Para esto es necesario que se definan claramente las funciones, atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo.

El control, como proceso, es continuo y se hace antes, durante y después de la acción, el

control posterior a la acción es un control de tipo auditoría contable. Es necesario pero poco práctico pues los datos que proporciona son referentes a hechos ya consumados y que no se pueden cambiar. Sirve para orientar el futuro, pero los errores cometidos ya no se pueden reparar, solo sirve para tratar de que dichos errores no sigan ocurriendo en el futuro.

Referencias y bibliografía:

http://www.youtube.com/watch?v=h7wZbSlGu8o

http://www.youtube.com/watch?v=GLydmDgErSA

aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/mod/.../view.php?...true...

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