Gestión De Proyectos
yovacre24 de Octubre de 2014
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PMO:
Marcos
de trabajo
In-Depth Report
2 ©2013 Project Management Institute, Inc.
Informe Pulso de la profesión de PMI: marcos de trabajo de la PMO Noviembre de 2013
Prefacio
Colegas,
La función de la oficina de gestión de proyectos en el seno de las organizaciones sigue siendo un tema de gran interés para los
profesionales en la materia. A medida que las organizaciones hacen crecer sus prácticas de gestión de proyectos, programas
y carteras con el fin de alinear mejor el trabajo con los objetivos estratégicos, fomentar la comunicación y colaboración
efectiva con las partes implicadas, desarrollar los talentos y enfocarse en obtener ventajas de la inversión organizativa
mediante una gestión efectiva de la realización de los beneficios, la oficina de gestión de proyectos (PMO) tiene muchas
funciones que ejercer para contribuir al avance de estos importantes temas. No obstante, muchas organizaciones se ven en
dificultades a la hora de definir la función de la PMO con el fin de lograr resultados satisfactorios a largo plazo, y aprovechar
la PMO para facilitar el logro de los objetivos estratégicos de la organización. No hay dos PMO idénticas. Sin embargo,
resulta claro que la función de la PMO está creciendo en muchas organizaciones y que en muchas otras hay un deseo de
ampliar las funciones de la PMO enfocándolas en un sentido más estratégico mediante la ampliación del alcance de sus
responsabilidades y la asociación con los líderes de negocios para hacer avanzar importantes objetivos de la organización.
Como profesional de PMO, me entusiasma sobremanera ver la publicación de este informe sobre marcos de trabajo de
la PMO, que representa un importante punto de partida para formalizar las funciones y responsabilidades de la PMO,
entender cómo se aprovechan las PMO dentro de las organizaciones de hoy e identificar las buenas prácticas que los
profesionales deben aprovechar como fundamento para hacer madurar o revitalizar las PMO existentes o lanzar PMO
nuevas. Si bien es posible que ninguna PMO encaje perfectamente en alguno de los marcos de trabajo descritos, las
prácticas generales incluidas en este documento y respaldadas por la investigación cuantitativa brindan un excelente
punto de partida para entender los tipos generales de PMO que existen en la actualidad y cómo estas PMO crean valor.
Valiéndose de los datos contenidos en este documento, los profesionales pueden beneficiarse de otras perspectivas sobre
los marcos de trabajo generales de las PMO que existen en la práctica profesional actual, los dominios de las actividades
que estas emprenden, y cómo esas actividades contribuyen al éxito de la PMO. El informe sobre marcos de trabajo de
la PMO respalda sólidamente la importante función de estas para que las organizaciones logren el éxito empresarial
mediante prácticas efectivas de gestión de proyectos, programas y carteras; una excelente orientación para ayudar a los
profesionales a entender los tipos de buenas prácticas que se emplean en las PMO de la actualidad; y cómo la adopción
de estas prácticas puede mejorar los procesos y metodologías dentro de la PMO de una organización.
Cabe notar que el presente informe se ha previsto como una orientación útil para los profesionales y se ha elaborado
con el amplio aporte de diversos profesionales de PMO, cuyas perspectivas particulares sobre cómo las PMO se
aprovechan en sus propias organizaciones añaden a esta obra un enfoque diverso y único, surgido de los profesionales
en la materia. Como miembro del equipo de voluntarios establecido inicialmente para crear el modelo de marcos
de trabajo de la PMO, puedo personalmente confirmar la tremenda calidad de los conocimientos especializados y el
espíritu de colaboración y camaradería que se reunió para crear esta obra. Se debe aplaudir al Project Management
Institute por haber reconocido la necesidad de crear este informe e invertir en los recursos necesarios para publicarlo.
Creo que este informe será un aporte básico para comprender el estado actual de la práctica de las PMO y para ayudar
a los profesionales en la materia a desarrollar la nueva generación de PMO. El informe sobre marcos de trabajo de la
PMO brinda un útil marco de trabajo para que los profesionales lo consideren en el contexto de sus propias PMO, y un
fundamento para realizar trabajos complementarios que amplíen nuestra comprensión de las maneras en que se puede
mejorar el valor comercial de las PMO. Cada PMO debe trazar su propio camino. Permita que esta guía sea el punto
inicial para entender cómo trazar el camino de su PMO hacia el éxito en el largo plazo.
Cordial saludo,
Craig Letavec, PMP, PgMP
Vicepresidente, Comunidad de prácticas comunes de la oficina de gestión de programas, PMI
©2013 Project Management Institute, Inc. 3
Informe Pulso de la profesión de PMI: marcos de trabajo de la PMO Noviembre de 2013
Queremos reconocer el esfuerzo hecho por la comunidad de profesionales (CoP) de PMO de
PMI para crear los cimientos que se convirtieron en punto de partida para este taller. El equipo
de la comunidad de profesionales de PMO contribuyó positivamente para el desarrollo del
primer borrador de las configuraciones definitorias y de importantes flujos de trabajo que a
la postre fueron resumidos por el equipo de expertos en temas (SME por su sigla en inglés)
del taller. Deseamos extender un sincero agradecimiento a todos los SME por su tiempo y
dedicación; su aporte sirvió para perfeccionar las configuraciones. Esta es la lista de asistentes,
en orden alfabético:
zzMonique Aubrey, profesora y autora, University of Quebec, Montreal
zz Terry Doerscher, asesor de PMO/PPM, YourProject Office y BOT International
zz Folake Dosunmu, asesor de nivel superior en gerencia de proyectos, Otsuka America Pharmaceutical
zzDarlene Fladager, líder en gestión de proyectos y programas, PHT Corporation
zz Jim Furfari, gerente de proyectos de nivel superior para la oficina de proyectos
empresariales, Colorado Springs Utilities
zz Pawla Ghaleb, gerente de proyectos de nivel superior, ICF International
zzMichael Kaplan, fundador de SoftPMO™ Solutions, SoftPMO Solutions Consulting
zz Terri Knudson, director de EPMO, Mayo Clinic
zzCraig Letavec, director y jefe de la PMO, riesgos, calidad y seguridad, Atos International
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Informe Pulso de la profesión de PMI: marcos de trabajo de la PMO Noviembre de 2013
Introducción
A finales de 2012, como parte de una iniciativa más amplia de liderazgo intelectual sobre las PMO, PMI efectuó una
investigación para entender cuestiones relacionadas con la creación, gestión y operación de una PMO. Uno de los
hallazgos más predominantes de este trabajo investigativo fue que en muchos casos había dificultad para entender
algunas de las nociones más sencillas sobre una PMO: ¿Qué representan en realidad estas iniciales? ¿Qué tipos
de PMO existen? ¿Cuáles son las funciones de los diversos tipos de PMO? ¿A quién le rinden cuentas las PMO?
Asombrosamente, estas mismas preguntas se daban en todos los niveles administrativos, desde el nivel ejecutivo de
líderes encargados de todas las operaciones mundiales de gestión de proyectos y programas organizativos, hasta los
gerentes de línea encargados de operar las PMO de función única, en divisiones o departamentos. A pesar de la nutrida
(y útil) bibliografía sobre el tema que hemos repasado, no hubo una opinión generalizada con relación a muchos de los
asuntos más básicos. Por esto, uno de los objetivos del trabajo fue crear un punto de partida fundamental que todos
podamos retomar. PMI, en su calidad de organismo mundial líder en la gestión de proyectos, y trabajando con sus
socios, publicó esta obra con miras a que este trabajo continúe evolucionando en el curso de los siguientes años para
perfeccionar nuestra comprensión y conceptualización de la PMO.
PMI se propuso definir y entender la PMO y a partir de ahí crear definiciones estandarizadas para establecer una
referencia sobre el significado de los términos relacionados con una oficina de gestión de proyectos, programas o
carteras. Pero se trata de algo mucho más allá de los términos en sí, que incluya los conceptos circunstanciales de
las diversas oficinas de gestión que operan en diferentes contextos y que consideran asuntos como propósito, forma,
función, visión, configuración etc. Por ejemplo, ¿cómo es una PMO empresarial en comparación con la de una división
de TI? ¿Cuál es el tamaño óptimo de los equipos en cada una? ¿A quién debe rendirle cuentas cada una? ¿Qué otros
aspectos deben considerarse?
Este informe Pulso de la profesiónTM: marcos de trabajo de la PMO sirve de complemento al informe detallado Pulso de la
profesiónTM: el impacto de las PMO en la implementación estratégica ya que compara los métodos, servicios y procesos
que se aplican en los diversos tipos de PMO y resalta el desempeño y valor que posibilita cada uno de los diversos
marcos de trabajo. Los informes permiten a las PMO evaluarse comparativamente
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