Grupo de Gestión Financiera

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EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIAS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

1. FECHA: Enero de 2017

2. DEPENDENCIA A EVALUAR: Grupo de Gestión Financiera  

3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA: La versión del año 2016 del Sistema Integrado de Gestión “SGI”, asocio los objetivos a proyectos, no a dependencias como se venía realizando en vigencias pasadas.

4. COMPROMISOS ASOCIADOS AL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO INSTITUCIONAL

5. MEDICIÓN DE COMPROMISOS

5.1. Meta

5.2. Resultado (%)

5.3. Análisis de Resultados

Plan Operativo:

Gestión Financiera

Elaborar las Resoluciones de Distribución y Desagregación del Presupuesto para la vigencia 2016

100

Se elaboraron las resoluciones de Distribución y Desagregación  del Presupuesto de la Vigencia 2016.  

Registrar Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

100

Durante la vigencia se expidieron 364 certificados de disponibilidad presupuestal. Evidencia en SIIF Nación II en la página http://www.minhacienda.gov.co/

Registrar Compromisos Presupuestales (Nóminas, Contratos, Facturas, Resoluciones de reconocimiento y pago, entre otros).

100

En la vigencia 2016 se registraron 1807 compromisos presupuestales. Evidencia en SIIF Nación II en la página http://www.minhacienda.gov.co/

Registrar los Traslados Presupuestales durante la vigencia.

100

En lo corrido de la vigencia 2016, se efectuaron traslados presupuestales a nivel Ordinal,   Subordinal y con aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Elaborar reportes de Ejecución al término de cada mes.

100

En los primeros días de cada mes, se publicó en la página web de la Función Pública https://www.funcionpublica.gov.co la ejecución presupuestal del mes anterior.

Registrar en el SIIF el archivo plano de nómina (Cargue masivo).

100

Mensualmente se realizó el cargue masivo del archivo de la nómina global y en el mes de marzo el retroactivo, a través del Sistema de Información Financiera -  SIIF. http://www.minhacienda.gov.co/

Registrar el anteproyecto de presupuesto de la vigencia 2017 en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

100

Se envió el Anteproyecto de presupuesto para la vigencia 2017, el cual fue registrado en SIIF en el mes de marzo, según los formularios y directrices del Ministerio de Hacienda.  

Consultar los saldos por imputar en el SIIF y verificar procedencia para clasificar los respectivos valores.

100

-Se consultaron los saldos por imputar en el módulo de ingresos de SIIF y se registraron los correspondientes a gastos de funcionamiento de vigencias anteriores, rendimientos en cuentas y rendimientos sobre depósitos en administración.

-Se verificó en la página del Ministerio de Hacienda y Crédito Público los saldos pendientes por aplicar  y se envió informe al grupo de Gestión Humana para identificar a que servidores pertenecían estos pagos y posteriormente se realizaron los ajustes pertinentes.

-Se procedieron a verificar los saldos consignados por concepto de reintegros e incapacidades por parte de las EPS´s, los cuales se gestionaron en el SIIF nación.

Teniendo en cuenta que frente al tema de incapacidades la Contraloría General de la República, dejo hallazgo en la Auditoría realizada a la Entidad para la vigencia 2015, ya se encuentra en ejecución el respectivo plan de mejoramiento.  

Registrar la distribución de PAC.

100

-En el mes de enero de 2016, se procedió a realizar la distribución de PAC, correspondientes a los rubros de Gastos de Personal, Gastos Generales y Transferencias Corrientes.

Ordenar los Pagos de las obligaciones recibidas.

100

Durante la vigencia 2016, se gestionaron 5886 obligaciones.

Elaborar el Informe semanal de la ejecución del PAC.

100

Periódicamente se enviaron reportes a los supervisores responsables de la ejecución del PAC, con el fin de cumplir con las metas establecidas en cada rubro. Evidencia correos electrónicos.

Registrar en el SIIF las necesidades de PAC en los términos establecidos por la Subdirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional

100

Mensualmente se registraron las necesidades de PAC en el Sistema de Información Financiera -SIIF.

Registrar las Modificaciones al PAC distribuido.

100

En la vigencia se registraron las modificaciones de PAC no utilizado y gestionado.

Verificar, consolidar y presentar la información exógena a través de los aplicativos de la DIAN y la Secretaría de Hacienda Distrital.

100

En el mes de mayo se presentó la información exógena a la DIAN y a la Secretaria de Hacienda.

Presentar y Pagar las retenciones practicadas (Renta, IVA e ICA) a los pagos realizados por la Entidad.

100

En la vigencia 2016 se pagaron las retenciones en la fuente y el ICA en las fechas establecidas por la DIAN y por la Secretaria de Hacienda Distrital.

Generar consignaciones bancarias por descuentos de nóminas, correos de confirmación de pagos y reportes de órdenes de pago.

100

Se realizaron las consignaciones bancarias, pagos de aportes, obligaciones a contratistas, proveedores y deducciones de las nóminas temporales y de planta global; de igual manera se efectuó la confirmación de los pagos y reportes de las órdenes de pago de SIIF Nación para todos los meses de 2016.

Recibir y verificar los soportes para registrar la obligación del pago y realizar seguimiento hasta culminar con el mismo.

100

Mensualmente se realizó la verificación de los soportes de las cuentas para registrar las obligaciones correspondientes a contratistas, servicios públicos, proveedores, seguridad social, viáticos, liquidaciones, impuestos caja menor, nominas adicionales.

Recibir y verificar los soportes para registrar la obligación de las nóminas temporales.

100

Cada mes se recibieron y verificaron los soportes correspondientes a las nóminas temporales, con el fin de registrar la obligación.

Verificar las deducciones aplicadas en las Obligaciones registradas.

100

Mensualmente se revisaron las obligaciones realizadas por central de cuentas para su respectivo pago, verificando que fueran bien aplicadas las retenciones.

Realizar el registro de nómina global

100

Mensualmente se realizó el registro de la nómina global en el sistema SIIF para el pago a beneficiario final, según reporte del área de Gestión Humana y siguiendo los parámetros requeridos para esta labor.  

Revisar mensualmente los movimientos contables que afectan los estados financieros del Departamento.

100

En el mes de febrero se llevó a cabo el cierre contable de la vigencia 2015, para lo cual se revisaron los movimientos contables que afectan los estados financieros y los saldos iniciales de la vigencia 2016.

Igualmente se efectuó la revisión mensual y ajuste de las cuentas del balance para realizar los cierres trimestrales y reportar a la Contaduría General de la Nación.

Elaborar las Conciliaciones bancarias, de operaciones reciprocas, con el almacén y los litigios judiciales.

100

Se realizaron las conciliaciones de bancos, operaciones reciprocas, almacén y litigios. Evidencia OpenKM y archivos físicos.

Teniendo en cuenta que frente al tema de conciliaciones  la Contraloría General de la República dejo hallazgo en la Auditoría realizada a la Entidad para la vigencia 2015, ya se encuentra en ejecución el respectivo plan de mejoramiento.

Actualizar las cifras de las cuentas del balance.

100

Durante la vigencia 2016, se realizaron todos los ajustes contables pertinentes para que la entidad presente estados financieros ajustados a la realidad económica de la Entidad. Frente a las cifras de las cuentas del balance, la Contraloría General de la República dejo hallazgo en la Auditoría realizada a la Entidad para la vigencia 2015, el Grupo de Gestión Financiera ya se encuentra en ejecución el respectivo plan de mejoramiento  

Elaborar y revisar los balances (Estados Financieros)

100

Mensualmente se revisaron y elaboraron balances de prueba y trimestralmente estados financieros.

Realizar evaluaciones financieras de las ofertas recibidas en el marco de los procesos de selección de contratistas que adelante el departamento.

100

En la vigencia se llevaron a cabo las evaluaciones financieras de las ofertas enviadas a financiera, por parte del área de Gestión contractual.

Generar los informes necesarios para su registro a través de CHIP según directrices emitidas por la Contaduría General de la Nación.

100

Se reportó la información financiera (balances, deudores morosos y operaciones reciprocas) a través del CHIP, según directrices de la contaduría General de la Nación.

Presentar los informes a los entes de Control y Publicación de Estados Financieros.

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En el mes de febrero se envió a Control Interno los soportes de la Cuenta Fiscal (físico y digital) y la información para el informe que se debe reportar a la Comisión Legal de Cuentas.

De otra parte, se publicaron los estados financieros en la página web de la Entidad.  

Preparación para la implementación y presentación de los Estados Financieros bajo las normas NIIF

100

En la vigencia 2016 se trabajó en la definición de las políticas financieras, evidenciado en el Manual de Políticas Contables, el cual se encuentra para revisión y aprobación. Igualmente se realizó la depuración de los inventarios en coordinación con el Grupo de Gestión Administrativa.

Según instructivo de la Contaduría de la Nación, la implementan de estados financieros bajo las normas NIIF fueron aplazadas hasta el año 2018.

Revisar, foliar los documentos que reposan en el archivo de la Dependencia- Pagaduría y elaborar un consecutivo de identificación.

100

Se realizó la revisión y organización de la documentación de las áreas de pagaduría, Presupuesto y Contabilidad.

Organizar y Archivar los documentos producto de la gestión presupuestal.

100

Mensualmente se organizó y archivó los documentos de la gestión presupuestal.

Reunión para analizar la razonabilidad de las cifras del balance.

100

Durante la vigencia 2016, se realizaron reuniones de trabajo para establecer el cronograma de implementación de las Normas Internacionales y verificar la información a diciembre 31 de 2015, con el fin de unificar criterios para la entrega de información a la Contraloría.

Así mismo se realizaron reuniones internas en las cuales se analizaron cifras reportadas en el balance.

Igualmente en los meses de octubre y noviembre, se llevó a cabo el Comité de Sostenible Contable, en los cuales se trataron temas como incapacidades, tangibles y manejo de inventarios.

Transferir el archivo de gestión al archivo central con base en las directrices del Grupo de Gestión Administrativa y Documental y a la TRD

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Se reportó la transferencia al Grupo de Gestión Documental, del archivo correspondiente a la vigencia 2014 y el  correspondiente de presupuesto y pagaduría de la vigencia 2015.

Actualizar durante los primeros cinco (5) días de cada mes el Inventario Documental.

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Durante los cinco (5) primeros días de cada mes, se actualizó el inventario documental de (Pagaduría, Contabilidad y Presupuesto).  El inventario documental se encuentra actualizado hasta el mes de diciembre de 2016., hasta el mes de diciembre de 2016 se encuentra actualizado.

6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA:

De acuerdo con los registros del Sistema de Gestión Institucional “SGI”, al mes de diciembre el Grupo de Gestión Financiera reporta un avance del 100% en los proyectos formulados para la vigencia 2016.  

Indicadores: Dentro del proceso de Gestión de Recursos, el Grupo de Gestión Financiera definió las siguientes variables para la medición del proceso:

Y1: Establecer las políticas de operación de la gestión financiera (01-05-2016 a 31-07-2016)

Y2: Establecer la planeación operativa de la gestión financiera (01-02-2016 a 31-03-2016)

Y3: Realizar seguimiento a la ejecución de los recursos financieros (mensual)

Y4: Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal (mensual)

De acuerdo con la interpretación de resultados de la ficha de seguimiento del indicador, se realizó el registro de seguimiento a la ejecución de recursos y a la ejecución del PAC, sin embargo, no se observa el registro de las dos (2) primeras variables (Y1-Y2).  

Riesgos: Los riesgos identificados por el Grupo de Gestión Financiera, de acuerdo con lo registrado en el Sistema de Gestión Institucional- SGI, son los descritos a continuación: