INVESTIGACION SOBRE AVIANCA

Barranquilla, Junio 23 de 2016

Estimada Sra Irina

Jefe Administrativa

Coltrans SAS

Amablemente hago entrega de la distribución de funciones y responsabilidades del Departamento Aéreo y Exportaciones, teniendo en cuenta que la última modificación de este archivo fue en 2011, de forma que nos permita observar las funciones de forma general y específica de cada rol en esta área para el cumplimiento de los objetivos de cada proceso de la compañía, al igual que la calidad de vida del colaborador y la distribución de la carga laboral.

De forma preliminar permito informar las funciones generales que cumple cada rol en el departamento:

• Coordinador Aéreo y Exportaciones: Funciones generales: Es el encargado del proceso, lleva a cabo las operaciones de importación aérea y exportaciones según lo indicado por el proceso establecido y dentro de los tiempos estipulados de los IDG, delega las prioridades de cada operación para su cumplimiento mediante el trabajo en equipo y oportuna revisión de los documentos enviados y solicitados tanto a clientes como a proveedores y agentes aéreos y marítimos. Adicionalmente cumple la función de responder por los lineamientos del SIG, incluyendo los planes de acción, seguimiento y solución de las PQRS, informes administrativos y gerenciales al igual que educar tanto al cliente interno como al externo del funcionamiento de los dos procesos involucrados.
• Asistente aéreo y exportaciones: Funciones generales: Asiste al encargado del proceso a través del trabajo en equipo como el back-up de las operaciones con el fin de cumplir las metas establecidas del SIG y tiempos estipulados por los IDG, gestionando la recepción de documentos e información, solicitud de revisión al responsable del proceso e ingreso de información en Colsys, manejo de contactos operativos ante aerolíneas y líneas marítimas para el buen desempeño tanto de importación aérea como de exportaciones.

A continuación entrego la identificación de los cargos, competencias y descripciones de funciones de cada colaborador. Nuestra propuesta es que el departamento cuente con personas que sean capaces de atender los dos procesos en ausencia de otro funcionario a través del trabajo en equipo (ya sea por incapacidad, capacitaciones, vacaciones, reuniones, evaluación, traslados por fuera de la oficina, etc.) teniendo en cuenta que somos una sucursal con aeropuerto internacional y apoyo portuario a otras sucursales. Queremos ser un departamento que pueda volar con dos alas en capacidad de trabajar adecuadamente para así no apagar incendios o causar consecuencias que causen recargas laborales.

Cualquier duda o inquietud estaré atenta

Cristina Guerrero Sierra

Departamento Exportaciones e Importación Aérea

Coltrans BAQ

ASISTENTE AÉREO Y EXPORTACIONES

Identificación del cargo:

Nivel del cargo: Asistencial

Versión: -

Cargo: Asistente aéreo y exportaciones BAQ

Área: Aéreo

Jefe Inmediato: Coordinador aéreo y exportaciones BAQ

Evaluación del cargo: Asistente aéreo y exportaciones BAQ

Número de ocupantes: 1

Competencias:

Educación: Tecnólogo o profesional en comercio exterior, administrador de negocios internacionales, comercio internacional, administrador de empresas.

Formación: Inglés básico evidenciado en la prueba específica del idioma y servicio al cliente

Experiencia General: Mínimo 6 meses, si no cumple con los estudios requeridos para el cargo, estos podrán ser homologados con 1 año de experiencia en las funciones relacionadas con el cargo.

Competencias Técnicas:

• Conocimiento básico de comercio exterior incluyendo términos de negociación INCOTERMS 2010
• Buen desempeño en la comprensión lectora y expresión escrita de comunicaciones en inglés (emails, documentos, páginas web)
• Buenas habilidades comunicativas.
• Conocimiento de las herramientas básicas como Office 2010, uso de herramientas como email, envío de documentos PDF.
• Atención al servicio al cliente vía telefónica tanto al cliente interno como al externo.

Descripción de funciones:

IMPORTACIÓN AÉREA:

• Observación y análisis del reporte de negocio entregado por el departamento de servicio al cliente, con el fin de entregar información veraz y completa al agente en origen para coordinar el despacho.
• Coordinar el estado de la carga que se verifica constantemente desde el momento en que se reporta el negocio hasta el momento del despacho dentro del tiempo establecido del IDG.
• Sistematizar el seguimiento al itinerario informado de la carga acuerdo con las fechas estimadas para mantener informado tanto al cliente interno como al externo utilizando la infraestructura desarrollada por la compañía con el fin de obtener una rápida acción si no cumple con lo informado.
• Mantener comunicación constante con los operativos (por e-mail y vía telefónica) de las aerolíneas tanto en los puntos de conexión como en destino para la confirmación oportuna de llegada, incluyendo el manifiesto, el envío de la carta de reclamo en caso de mercancías averiadas, al mismo tiempo que coordinar el personal de mensajería especial para el retiro de documentos en aeropuerto oportunamente.
• Gestionar la elaboración y envío oportuno de las certificaciones de fletes en caso de descargues directos y las facturas de costos a mensajería y vía Colsys dentro de los tiempos establecidos del IDG, anteriormente revisados por el responsable del proceso.
• Entrega de la guía original con manifiesto y demás documentos que acompañen la carga, una vez se encuentren disponibles según el formato de entrega de documentos del SIG.
• Sistematizar la creación e ingreso de la información de la importación aérea solicitada por Colsys de acuerdo al proceso.
• Tramitar y asistir en la liquidación de las facturas de agentes y proveedores para revisión del coordinador y su oportuno pago según la programación de pago del departamento contable de la sucursal.
• Atender las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos para seguimiento y respuesta por parte del encargado del proceso de acuerdo a lo estipulado por el SIG.
• Entregar las referencias de importación para su digitalización por gestión documental BAQ.

EXPORTACIONES:

• Recibir información completa de la exportación según lo estipulado por el proceso con las casillas bien diligenciadas y la información disponible de la carga (Reporte completo, instrucciones de embarque, documentos entregados por el exportador, tarifas pactadas por el área comercial con número de contrato en caso que aplique)
• Revisar en Colsys si el cliente cuenta con el control documental y circulares vigentes para proceder con la exportación. En caso de no contar, se debe informar oportunamente a las áreas encargadas.
• Tramitar, elaborar y enviar solicitudes de anticipo para exportaciones aéreas y marítimas a clientes, revisadas oportunamente por el responsable del área, en caso que el cliente no cuente con crédito.
• Clasificar y crear la referencia de exportación aérea o marítima una vez contemos con los datos básicos del embarque suministrados por servicio al cliente en Colsys estipulando si aplica o no en el IDG.
• Agenciar y realizar la reserva aérea o marítima a través de las herramientas suministradas por los agentes, esta reserva se revisa oportunamente al responsable del proceso conforme al reporte de negocios y contactándose con los operativos del proceso para proceder al retiro de la mercancía
• Coordinar en solicitar y revisar documentos al cliente correspondiente al despacho (facturas comerciales, packing list, registros de policía nacional, cédulas de ciudadanía), al igual que enviar los formatos de aerolíneas, cartas de responsabilidad y formatos solicitados por las aerolíneas o líneas marítimas para las salidas programadas.
• Trasladarse al aeropuerto en caso de exportaciones aéreas para los procedimientos respectivos o en caso de cargues de contenedores, al lugar del cargue con base a la experiencia adquirida según el requerimiento BASC del curso de inspección de contenedores y cisternas. Cuando la exportación no sea operada con la agencia de aduanas Colmas, realizar el debido seguimiento al vacío, su transporte y entrega al muelle con precintos entregados por el responsable del proceso.
• Coordinar el seguimiento al cargue de contenedores en caso que la exportación no tenga lugar en BAQ o sea intervenida por otra agencia de aduanas que no sea Colmas.
• Realizar seguimientos continuos a los clientes sobre sus exportaciones, tanto como los cumplimientos de los cierres, información de zarpe/vuelo, hasta que la carga quede a disposición del consignatario final.
• Recibir y asistir en el trámite de la liquidación de las facturas de proveedores y agentes, para aprobación del responsable del proceso para posteriormente entregar al departamento contable e ingreso a la referencia.
• Una vez ingresada la información completa del caso, formalizar la entrega al responsable del proceso para revisión y cierre del caso.
• Elaborar y enviar por mensajería y vía Colsys facturas de exportaciones aéreas y marítimas.
• Entregar las referencias de importación para su digitalización por gestión documental BAQ.

INO TERRESTRE

• Recibir las solicitudes de Colmas para la realización de facturas de acarreo local a través de Colsys y entregarlas al solicitante con copia a recepción para el control de facturas.
• Entregar copia de la factura con firma y sello al responsable del área para su posterior seguimiento, liquidación y cierre.

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